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Secretario-Administrador de una Comunidad. Cuáles son sus competencias y obligaciones

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Secretario-Administrador de una Comunidad. Cuáles son sus competencias y obligaciones

En otros artículos del blog hemos hablado de las competencias y las funciones de un administrador y de un secretario en base a lo que nos indica la Ley de Propiedad Horizontal, así tenemos los siguientes artículos:

Hoy queremos, con la ayuda de Sepin, profundizar en las 77 preguntas que nos hacemos en relación a todo lo que tiene que ver con la responsabilidad que conlleva el cargo de secretario-administrador de una Comunidad de Propietarios, Entidad Colaboradora, Junta de Compensación, etc.

El artículo 13 de la LPH define los órganos de gobierno de la comunidad, entre ellos el cargo de secretario y el cargo de administrador. Dice textualmente el artículo 13.5 de la lph que “las funciones de secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.

El artículo 13.6 de la LPH nos dice que los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse de forma independientemente.

Dice este artículo en su párrafo 2 que el cargo de administrador y en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Los acuerdos para nombrar a un secretario-administrador, deberán realizarse por las mayorías previstas, en nuestro caso lo que indica el artículo 17.7 de la LPH que dice: “Para la validez de los demás acuerdos bastará el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría la mayoría de las cuotas de participación. En segunda convocatoria serán válidos los acuerdos adoptados por la mayoría de los asistentes, siempre que éste represente, a su vez, más de la mitad del valor de la cuota de los presentes.

Aunque queda dicho que el ejercicio de las funciones del secretario y administrador recaerá en cualquier propietario, según la LPH, lo cierto es que controlar todo el ámbito que supone la legislación relacionada con una comunidad de propietarios se hace difícil para una persona que no es experta en esta materia, por ello, desde aquí abogamos porque todas estas cuestiones las gestione un administrador de fincas colegiado. Todos los asuntos técnicos de una comunidad tienen que ser competencia imprescindible de éste.

El nombramiento de un secretario-administrador queda reflejado en la LPH en el artículo 13.7 que dice que “salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año”, por lo tanto un secretario-administrador debe ser renovado anualmente, salvo que estos, como dice el párrafo dos de este artículo, puedan ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la junta de propietarios, convocada en una sesión extraordinaria.

Si no hay una denuncia del contrato mantenido con el secretario-administrador por parte de la comunidad, se debe suponer que existe una renovación tácita del contrato.

Aunque en un momento determinado un promotor puede incorporar al funcionamiento de la nueva comunidad un secretario-administrador, este no puede imponer este cargo ya que el único que tiene capacidad para ponerlo en la junta de gobierno es la junta de propietarios como así lo indica el artículo 14.a) de la LPH que dice lo siguiente: “ Corresponde a la junta de propietarios, nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos mencionados en el artículo anterior y resolver las reclamaciones que los titulares de los pisos o locales formulen contra la actuación de aquellos.”

Cuando se ha constituido la comunidad y se ha inscrito el título constitutivo o la escritura de división horizontal en el registro de la propiedad, el promotor, que normalmente tiene o le queda alguna vivienda en propiedad, puede elegir de forma legal quien ejercerá de presidente y quién ejercerá de secretario-administrador, en este caso los propietarios podrán cambiar de administrador en una próxima junta a celebrar siempre que existan las mayorías necesarias para poder hacerlo para ello nos deberemos ir a lo que indica el artículo 16.1 y 16.2 de la LPH que dicen textualmente lo siguiente:

 1. La Junta de propietarios se reunirá, por lo menos, una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen, al menos, el 25 por 100 de las cuotas de participación.

2. La convocatoria de las juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2.

En los estatutos de la comunidad no se puede indicar que haya una cláusula que indique que deba existir unanimidad para cambiar a un secretario-administrador, si fuera así, esta cláusula sería nula porque esto supondría un cambio de la normativa de la propia LPH.

Estatutos que marcan el nombramiento del secretario

Cabe perfectamente que los estatutos establezcan una forma de designar al secretario, pues así lo indica el art. 13.5 de la Ley de Propiedad Horizontal, de tal manera que dicho cargo tiene que salir de la comisión directiva y el administrador ostentar solamente este último cargo.

Ahora bien, si en la junta se aprueba otra cosa, es decir, que ambos cargos (secretario y administrador) sean desarrollados por un profesional, el acuerdo es válido y ejecutivo, como señala el art. 18.4 LPH, salvo que algún propietario lo impugne judicialmente y, aun así, el tema sería muy discutible en el proceso, toda vez que el citado art. 13.5 también reconoce la facultad de la junta para estos nombramientos.

Cuando es nombrada secretaria-administradora de la finca una sociedad limitada, tal y como indica el artículo 13.6 de la LPH en su párrafo 2, la designación es correcta y legal, debiendo estar representada la misma por el administrador de dicha entidad mercantil, pero también puede conceder poder concreto y especial para las Juntas de Comunidades a otro socio o tercero, en cuyo caso será este quien pueda firmar.

En definitiva, a todos los efectos, la sociedad estará representada en junta, firmas, documentos, etc., por aquellos que, bien por ser administradores de la finca y por contar con poder especial para esas actividades, pueden actuar legalmente en nombre de la entidad.

Algunas cuestiones de interés sobre el secretario-administrador:

¿Se puede nombrar a un abogado como administrador, aunque no esté colegiado?

Dice Sepin lo siguiente:

Todavía no se ha logrado una clarificación legal sobre lo que entiende el art. 13.6 LPH sobre «cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer las funciones de administrador».

Nuestro criterio es que actualmente solo existe una legitimación, que consiste en darse de alta en el Colegio correspondiente, pero lo cierto es que este criterio no siempre es admitido por los Tribunales, que han rechazado muchas denuncias de intrusismo.

Pero, en todo caso, el problema no es de la Comunidad. El nombramiento de una persona abogada es válido y compromete a las dos partes desde el punto de vista civil, de tal manera que no se podrá cesar por este motivo, salvo que hubiera sido una condición o que su actuación sea negativa para los intereses generales. Lo único que puede hacer la Comunidad, aparte del cese cuando llegue el momento (apdo. 7 del citado art. 13 LPH) es denunciarlo al Colegio Provincial o Territorial, pero desde luego la Junta carece de facultades para corregir y sancionar por el hecho de no estar colegiado.

¿Se puede considerar intrusismo ejercer como administrador de fincas sin estar colegiado?

Sepin indica lo siguiente:

El delito de intrusismo (art. 403 CP) fue modificado por la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo. A partir de la vigencia de dicha reforma (1 de julio de 2015), se configura de la siguiente forma:

Se mantiene el tipo básico del delito, pero se incrementan las multas aplicables a las dos conductas típicas. Así, se sanciona el ejercicio de «actos propios de una profesión» o el desarrollo de una actividad profesional:

a) Bien sin poseer el correspondiente título académico expedido o reconocido en España de acuerdo con la legislación vigente (pena de multa de 12 a 24 meses, que se incrementa respecto a la multa a imponer antes de 2015, que era de 6 a 12 meses) (art. 403.1, inciso primero).

b) Bien sin estar en posesión del título oficial correspondiente que acredite la capacitación necesaria y habilite legalmente para su ejercicio profesional de que se trate (pena de multa de 6 a 12 meses; antes de 2015 era de 3 a 5 meses) (art. 403.1, inciso segundo).

El CP actual contempla dos agravantes específicas (antes de 2015 solo había una) para esas conductas, castigadas ambas con pena de prisión de 6 meses a 2 años: cuando el culpable, además de ejercer aquellos actos propios de una profesión o desarrollar una actividad profesional sin contar con aquellos títulos, lleve a cabo estas conductas:

1.ª Atribuyéndose públicamente la cualidad de profesional amparada por el título del que realmente carece (agravante ya prevista antes de la reforma de 2015, incluso con la misma pena).

2.ª Cuando ejerciere aquellos actos propios o actividades –y aquí está la novedad de la reforma de 2015– en un local o establecimiento abierto al público en el que se anunciare la prestación de servicios propios de aquella profesión.

Con anterioridad a la reforma de 2015 el tratamiento jurisprudencial penal de esta figura delictiva respecto de los administradores de fincas era dispar, con sentencias unas veces absolutorias y otras condenatorias. Como se podrá comprobar en el correspondiente anexo jurisprudencial de esta obra.

Con respecto al intrusismo profesional puedes leer nuestro artículo de la web en el siguiente enlace:

Algunas cuestiones interesantes para tener en cuenta con respecto a la asistencia a Junta que nos aporta Sepin:

Asistencia a Junta de un representante del administrador oficial

Está plenamente admitido en la práctica, sin que haya jurisprudencia contraria al respecto, que un empleado o representante del administrador acuda a las Juntas y actúe como secretario; de hecho, está contemplado en el art. 1.721 del Código Civil, salvo que el mandante (la Comunidad) lo prohíba.

Asistencia a Junta de personal auxiliar del administrador

Es la Comunidad la que debe decidir en Junta si acepta o no la presencia de uno o varios ayudantes del administrador, así como determinar si es posible la sustitución del titular, como cualquier otro aspecto de funcionamiento, pues de hecho y de derecho la contratación es con un profesional concreto y la Junta debe fijar la relación, que puede ser favorable o negativa a que asista con otras personas, si estas pueden intervenir o no, etc.

Representación del administrador que es una sociedad mercantil

Conforme al art. 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal, no hay impedimento en que el administrador sea una persona jurídica.

En cuanto a que una tercera persona, fuera de los administradores colegiados, represente a la sociedad, lo puede hacer, pero siempre y cuando tenga el debido apoderamiento, no es suficiente con que se diga que la «representa», pues solo cabe actuar en nombre de una mercantil si se tiene el correspondiente poder, el cual se puede otorgar para esas funciones exclusivamente.

Contrato del administrador de fincas

Nos dice Sepin con respecto a este punto que, aunque exista jurisprudencia discrepante, este contrato debe calificarse como de «arrendamiento de servicios», a tenor de los arts. 1.544 y ss. del Código Civil. No obstante, si este profesional recibe un encargo concreto para realizar en nombre de la Comunidad, presidente o la junta directiva, este hecho concreto se puede calificar como «mandato», a tenor de los arts. 1.709 y ss. del Código Civil.

Por lo tanto, según nuestro criterio, cuando haya que reclamar algo (el administrador), entendemos aplicable el art. 1.964 del Código Civil.

Que dice el artículo 1964 del código civil sobre la prescripción:

2. Las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. En las obligaciones continuadas de hacer o no hacer, el plazo comenzará cada vez que se incumplan.

¿Puede cobrar el administrador por emitir un certificado de deuda?

Contestando a la pregunta concreta, diremos que el certificado de deuda para el proceso de reclamación a morosos es claramente un requisito para dicha acción judicial, conforme al art. 21.2 de la Ley de Propiedad Horizontal y, por ello, si se aplica el baremo del Colegio de administradores, no hay duda de la posibilidad de cobrar honorarios.

Firma de contratos por el administrador

El único representante legal de la Comunidad es el presidente, conforme al art. 13.3 de la Ley de Propiedad Horizontal, de ahí que sea normal que la compañía de seguros y cualquier otra entidad no admitan la firma del administrador.

Este no tiene estas facultades, salvo que de forma expresa en la Junta se le autorice a estos hechos en concreto. Si lo hace por su propia decisión, y luego no hay ratificación por el presidente o por la Junta, estaríamos ante un compromiso carente de validez, con independencia de su responsabilidad personal.

Obligación del administrador de gestión laboral y fiscal

Entre las obligaciones concretas que tiene el administrador de una Comunidad de Propietarios, que figuran en el art. 20 LPH, no se encuentra específicamente la gestión de documentación laboral y fiscal como pago de nóminas, impuestos, seguros sociales, etc., aunque dichas atribuciones pueden ser perfectamente conferidas por la Junta, según señala la regla 5 del citado precepto, pero al estar en una relación de arrendamiento de servicios, el profesional podrá exigir el cobro de cantidades complementarias, aunque la Comunidad tendrá opción de aceptar o no las condiciones económicas, toda vez que se trata de pactos entre dos partes con libertad para ambos para aceptar o rechazar las pretensiones de cualquiera de ellos.

¿Deberá informar el administrador en la compra de una vivienda sobre defectos técnicos del inmueble?

No está dentro de las obligaciones del art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal que el administrador informe a los posibles compradores de pisos o locales si la finca tiene o no defectos de cualquier tipo; es más, no tiene que intervenir en la compraventa, únicamente está obligado a facilitar el certificado de deudas que establece el art. 9.1 e) de dicha LPH.

Por lo tanto, debe negarse a facilitar datos de este tipo, los tenga o no, pues es una cuestión ajena a sus obligaciones, aparte de que ello puede resultar perjudicial para los actuales propietarios.

Es el vendedor el que deberá indicar o informar al comprador de la situación, si así lo estima conveniente y, en todo caso, correr con los riegos de que luego le reclamen lo que corresponda por las normas sobre los contratos de compra y venta del Código Civil.

¿Puede mediar entre propietarios?

Las disputas que puedan existir entre distintos propietarios no tienen que ser resueltas por el administrador, ni obedecer a las instrucciones que le puedan dar individualmente, salvo que, a su juicio, alguno esté llevando actos que puedan resultar negativos para la Comunidad, conforme al art. 20.1 LPH, pero no en el caso de que haya disparidad de criterios.

Estas cuestiones deben ser resueltas entre ellos o en Junta General.

¿Tiene facultades el administrador para negar los pagos ordenados por el presidente?

Hay que tener en cuenta el principio de que el presidente es el representante legal de la Comunidad a todos los efectos, por lo que el administrador es un profesional que debe admitir y aceptar las órdenes del primero.

Otra cosa sería que la actitud de este cargo directivo fuese contraria a acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios, pues entonces el administrador podría alegar que ese órgano es el superior, según el mismo orden del art. 13.1 LPH.

Eso no obsta para que, si actúa y hace gastos no aprobados previamente en la Junta, se lo haga saber por escrito y, desde luego, pedir que la orden de pago le venga hecha de la misma forma, para así tener suficiente justificante de su postura, pero no tiene facultades para negarse a cumplir las instrucciones al respecto de la máxima autoridad individual de la Comunidad, repetimos, salvo que vaya en contra de los acuerdos del órgano superior, Junta de Propietarios.

¿Hasta dónde puede disponer de los fondos comunitarios? ¿Debe permitir que lo haga el presidente?

El admistrador debe aceptar el sistema que imponga la Junta de Propietarios y nada obliga a que tenga firma en las cuentas corrientes y, desde luego, está fuera de lugar que pueda disponer libremente de los fondos comunitarios, pues esa facultad no se encuentra en el art. 20 LPH, toda vez que el apdo. b) de este precepto establece que el administrador propondrá los medios necesarios para hacer frente a los gastos previsibles.

Es decir, que se debe limitar a indicar al presidente o a la Junta lo que entiende necesario y pedir los medios oportunos, pero nada de eso obliga a la Comunidad a aceptar sus peticiones ni tampoco que sea él quien gestione la obra o reparación de elementos comunes y pague directamente por su propia decisión.

Ahora bien, el administrador no tendrá ninguna responsabilidad por el uso de fondos por el presidente y otra persona autorizada en la Junta, y quedará exento de todo si tiene constancia de las advertencias hechas, aunque no sean admitidas por la Comunidad.

¿Puede realizar pagos adelantados por obras urgentes?

Si las obras eran necesarias y están prestando un servicio para la Comunidad, que no las ha impedido y sí disfrutado, entendemos que, aunque las haya efectuado el administrador sin el consentimiento escrito de la Junta de Propietarios, en un exceso de celo de las obligaciones previstas en el art. 20 LPH, la negativa a resarcir los gastos pagados no tendrán efecto alguno, pues sería una actuación abusiva y contraria a la buena fe que exige el art. 7 del Código Civil.

Es obvio que, en lo sucesivo, y para evitar este tipo de situaciones, el administrador debe limitarse a ejecutar los acuerdos de la Junta, y si hace algo a propia iniciativa, mucho más si es pagando de su dinero, es muy conveniente, más bien necesario, contar con la firma del presidente.

Facultades representativas del administrador

En el único precepto en el que se autoriza al administrador a actuar en representación de la Comunidad de Propietarios es en el art. 21 LPH, es decir, en las acciones judiciales de reclamación a morosos; en todos los demás supuestos se entiende que el representante será siempre el presidente.

¿Puede votar el secretario-administrador en la Junta Directiva?

No, no puede. Dicho cargo, ejercido por un profesional externo, tiene como misión asesorar, redactar, guardar documentación, etc., pero nunca votar en la Junta y tampoco en la Comisión de Gobierno de la Comunidad. No puede haber ningún Título, estatutos o reglamento de la Comunidad que diga lo contrario, pues sería totalmente nulo y contrario a Derecho, específicamente de la Ley de Propiedad Horizontal.

Colaboración del secretario-administrador con la convocatoria de la Junta por el 25 % de los propietarios

El secretario debe facilitar colaboración y datos de los propietarios cuando la Junta se convoca por el 25 % de los comuneros, en cuotas o en número, pues esta posibilidad de convocatoria está recogida legalmente, en concreto en el art. 16 de la actual Ley, que los equipara a las facultades del presidente.

El secretario y el administrador son cargos auxiliares de la Comunidad, no del presidente, por lo que están obligados a cumplir con las normas jurídicas, entre ellas la de colaborar con los propietarios que convocan una Junta, conforme al citado art. 16, le guste o no a dicho Presidente.

¿Es responsable el administrador por no convocar Junta en dos años?

El administrador, aunque también sea secretario, no es quien puede convocar Junta, solo pueden hacerlo el presidente o el número de propietarios y cuotas que establece el art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal. Por ello, si el presidente no quiere convocarla, la responsabilidad del administrador es nula.

Supuesto en el que la Comunidad no tiene libro de actas

Si una Comunidad no tiene un libro de actas legalizado, el mayor problema es que las mismas, salvo que estén firmadas por todos, no tienen presunción de veracidad, por lo que cualquier cuestión que se intente hacer valer ante Tribunales o terceros deberá acreditarse por otras vías admitidas en Derecho.

Aconsejamos que se compre un libro, que se diligencie en el Registro y luego que todas las actas se pasen con una diligencia al principio que diga que se hace por extravío del anterior, motivo que igualmente se puede dar en la solicitud que se haga al registrador.

Cuando el administrador no es secretario

El art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que la firma del acta de la Junta corresponde al presidente y al secretario, trámites que no corresponden al administrador.

Así pues, si el profesional cesado solo era administrador, no tiene obligación alguna de redactar el acta, ni pasarla al libro y, aunque otras veces lo hiciera, mucho menos se le puede exigir ahora si se han celebrado las Juntas sin su presencia. En definitiva, corresponde al secretario, en el supuesto de falta de nombramiento, hacer las veces el presidente, a tenor del art. 13.5 de la misma LPH.

¿Quién firma una rectificación del acta cuando el administrador que hizo de secretario en esa Junta ha sido cesado?

Si el error está bien comprobado, no vemos inconveniente en que el presidente en la propia acta rectifique el resultado de las votaciones, bien por diligencia complementaria y aclaratoria antes de su propia firma, o bien redactando una nueva acta con los resultados correctos, aunque la misma no la firme el administrador cesado.

Cuando se elige un nuevo presidente, si el saliente no quiere firmar, ¿será suficiente con la firma del administrador?

En una interpretación coherente de la Ley de Propiedad Horizontal, quienes deben firmar el acta son el presidente que presidió y el secretario que actuó como tal en dicha Junta, que puede ser el administrador si figura como tal. No hay que olvidar, por ejemplo, que pudiera darse el caso de que el nuevo presidente elegido ni siquiera estuviera presente en la reunión, y sería entonces un absurdo que firmara alguien que no puede acreditar los acuerdos adoptados, aparte de que su labor comienza desde que la Junta termina o, como mucho, si sustituye en la mesa presidencial y dirige los debates desde ese momento, que su nombramiento es aceptado por los asistentes.

No obstante, en el supuesto de que el presidente saliente, que presidió la Junta, no quisiera firmar, entendemos suficiente la firma del secretario que como tal figura en el acta quien podría hacerlo y dar fe, pues siempre el problema estará, llegado el caso de litigio judicial, en acreditar que lo que figura en el documento corresponde a la realidad y pueda ser ratificado por los asistentes.

¿Será válida el acta firmada solo por el secretario?

Estas «formalidades» contempladas en el art. 19 LPH deben ser interpretadas siempre con carácter restrictivo y, desde luego, la falta de firma del presidente en el plazo de 10 días no podrá nunca dejar sin efecto los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios, pues ello sería tanto como dar una especie de derecho de veto.

Negativa del secretario a firmar el acta

El art. 19 LPH no tiene previsión alguna para el caso de que el presidente o secretario no quieran firmar el acta. Nuestro criterio es que entonces cualquiera de los dos puede hacerlo de forma solitaria, indicando en una diligencia que no figura la firma del otro por negarse a hacerlo. Creemos que será suficiente, siempre y cuando el contenido del acta responda a los acuerdos adoptados y así se pueda probar en caso de reclamación o impugnación judicial.

¿Qué hacer ante las discrepancias del secretario y el presidente?

Indudablemente, la competencia de redactar el acta es del secretario, pues así ocurre en todo tipo de sociedades, asociaciones y cualquier tipo de agrupaciones sociales, aunque lo normal es que el presidente ponga su visto bueno.

A pesar de las actuales circunstancias, de claro enfrentamiento entre el presidente y el secretario, habiendo sido cesado este último con efecto de 31 de diciembre, creemos que el trámite debe ser el mismo, presentar el acta para el visto bueno, pero si el Presidente no la da, no firma el documento, entonces sí que el secretario podrá remitir copia de la misma a todos los propietarios, con una diligencia aclarando que la falta de visado es consecuencia de la negativa del repetido Presidente.

Redacción del acta por el secretario y negativa de firma por el presidente, que alega discrepancias

Esta redacción corresponde siempre al secretario, aunque luego necesite del visto bueno del presidente, conforme establece el art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Cuando el presidente se niega a firmar alegando discrepancias, nuestro criterio es que el secretario debe remitir el acta a los propietarios indicando los motivos de esta situación.

¿Es válida la remisión de una copia del acta sin firma del presidente ni del secretario?

Efectivamente, el art. 19.3 LPH establece la obligación de que las actas estén firmadas por el presidente y el secretario, además de que se remita copia a todos los propietarios. Aquí se cumple con lo segundo, pero parece que no va firmada dicha copia, aunque la cuestión importante, por lo menos según nuestro criterio, es si las firmas constan en el libro, en cuyo caso el problema no tiene mayor trascendencia.

Cese del secretario y continuación de la Junta con otra persona en dicho puesto, ¿quién firma el acta?

Una vez cesado el secretario en la Junta, en ese momento la Asamblea puede designar a un propietario (o tercero) para que haga esas funciones y levante acta firmando la misma, sin olvidar que igualmente debe firmarse por el presidente, conforme establece el art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal.

¿Qué puede hacer el administrador que ha olvidado transcribir una Junta al libro de actas?

Creemos que el tema se soluciona fácilmente, ya que bastará que se haga una diligencia en el libro de actas, firmada por el presidente y el secretario, que diga lo siguiente:

«Por error, en su día no se transcribió al Libro el Acta de …, que ahora se pasa para su plena constancia». Lugar, fecha actual y firmas.

¿Quién firma la rectificación de un acta cuando se ha cesado al administrador?

Si realmente ha existido un error, no vemos inconveniente en que el Presidente, en la propia acta, rectifique el resultado de las votaciones, bien por diligencia complementaria y aclaratoria antes de su propia firma, o bien redactando una nueva acta con los resultados correctos, aunque la misma no la firme el administrador cesado.

¿Cómo se redacta el acta de la Junta a la que no asiste ningún propietario?

Si ningún propietario acude a la convocatoria, ni siquiera el presidente, el secretario debe levantar diligencia, que puede incluir en el libro de actas indicando, por ejemplo:

«Siendo las … horas y teniendo en cuenta que no se ha presentado ningún propietario a la Junta convocada para el día …, a las … horas en primera convocatoria y a las … en segunda, la misma se tiene por no celebrada».

¿Qué hacer si se han perdido actas?

Lo mejor es realizar una diligencia en el libro, firmada por el secretario y el presidente actuales, dando cuenta de la pérdida de los documentos relativos a las actas anteriores, pasando a continuación aquellas de las que ya se tiene constancia. No es necesario pedir un libro nuevo, aparte de que en el Registro hay que justificar la pérdida o la terminación del anterior.

Si de los acuerdos adoptados los pasados años, siempre que sigan vigentes, hay alguno sin constancia escrita, lo conveniente es que se ratifique o se vuelva a adoptar en la próxima Junta.

Pérdida del libro de actas y transcripción al nuevo

Se supone que habrá documento original de las actas anteriores, firmadas por el presidente y el secretario, en cuyo caso se pueden volver a pasar las mismas al nuevo libro, poniendo al principio una diligencia del secretario indicando que se trata de transcribirlas por pérdida. Aconsejamos pasarlas todas y no solo unas cuantas, aquellas que parecen de mayor contenido.

De no existir documentación formal, no vemos otra manera para que figuren los acuerdos en el libro que convocar otra Junta y pedir la ratificación, indicando concretamente los puntos de mayor importancia y que interesa conocer para su cumplimiento.

Petición de subsanación de defectos del acta

De todo lo que pida un propietario en este sentido, lo único que puede y debe hacer el secretario es llevar a cabo una diligencia al final del acta, firmada por él y el presidente (no borrar el original), indicando el error material al consignar la fecha de la Junta, pues así lo permite el art. 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal.

¿Debe remitirse el acta subsanada a los propietarios?

El art. 19.3, párrafo final, de la Ley de Propiedad Horizontal permite la subsanación de defectos de las actas, bastando para ello que el presidente y el secretario estén conformes y cumplan con los requisitos de dicho precepto; en resumen, que haya una diligencia en la que se diga que la redacción del punto del orden del día correspondiente tuvo un error y que la correcta, según los acuerdos de la Junta, es otra, que también deberá constar.

Como establece dicho art. 19.3, la subsanación firmada por el presidente y el secretario tiene que efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de Propietarios, que deberá ratificarla. Esta diligencia o nueva acta se remitirá, igualmente, a todos los propietarios.

Pretensión de modificar el acta por parte del presidente y del secretario entrantes

Los entrantes no tienen ninguna competencia ni capacidad legal, lo que vale es el acta redactada y firmada por el secretario y el presidente que asistieron a la Junta y actuaron en dicha condición.

Por tanto, los nuevos cargos pueden perfectamente convocar nueva Junta y allí rectificar, con el consentimiento de los asistentes, los acuerdos que estimen oportunos, pero de ninguna manera están legitimados para imponer otra diferente redacción del acta, mucho menos si intentan cambiar conceptos básicos de la misma.

¿Se deben incluir en el acta temas personales de índole penal?

Sin duda, que incluir en la redacción del acta cuestiones penales entre dos propietarios, inclinándose, además, por uno de ellos, está fuera de lugar y es carente de base legal.

Así, estamos convencidos de que, si el propietario afectado acude judicialmente, basándose en lo dispuesto en el art. 18.1 c) de la Ley de Propiedad Horizontal, habrá decisión del Tribunal obligando a suprimir dichos conceptos del acta.

No obstante, aconsejamos que antes de dicha acción judicial se proceda a exigir por vía burofax o requerimiento notarial a la subsanación del acta a tenor del art. 19.3 de la citada LPH, concediendo un breve plazo para ello y advirtiendo de que, en otro caso, se acudirá a la vía judicial, no solamente para anular el contenido ajeno a la Comunidad, sino también (aunque esto resulte más difícil) exigir responsabilidad al presidente y secretario que han firmado la repetida acta.

¿En qué plazo se deben notificar las actas?

El apdo. 3.º del art. 19 PH establece un plazo de 10 días naturales siguientes a la reunión, exclusivamente, para cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario, pero no para remitir la misma a los distintos propietarios. Es decir, la Ley no determina plazo alguno para el cumplimiento de este último requisito, aunque razones de prudencia indican que tal remisión deberá efectuarse una vez firmada y cerrada aquella, salvo que alguna causa pudiese justificar la dilación.

Debe recordarse, por último, que esta notificación ha de hacerse utilizando el sistema del art. 9.1 h), pudiendo llegar a bastar, por lo tanto, con la colocación de un ejemplar del acta en el tablón de anuncios, con la correspondiente diligencia, para que sirva de comunicación a todos los titulares a los que no les haya llegado por la vía ordinaria.

Insultos contra otro propietario en la Junta y en la carta entregada al administrador, ¿deberá este difundirla?

El administrador nunca debe mandar a todos los propietarios una carta que le entregan y que realiza acusaciones contra otro propietario o, en general, contra la Comunidad, pues no es su obligación, ni mucho menos hacer de mensajero de este tipo de escritos.

El Tribunal Supremo, en Sentencias de 3 de junio de 2009 (SP/SENT/462142) y de 30 de diciembre de 2010 (SP/SENT/539198), entiende que estas cuestiones (salvo en casos muy específicos) solo son fruto de las relaciones y posturas encontradas entre comuneros.

D) Asuntos relacionados con las Juntas

¿Debe permitir el administrador grabar las Juntas?

El administrador debe limitarse a cumplir con las decisiones que se hayan tomado en la Junta o, en otro caso, seguir las instrucciones del presidente a la hora de facilitar copia de la grabación de la Junta a quien lo solicite.

Mientras no obtenga dicho permiso, no hay ninguna obligación de entregar a los comuneros otra cosa que no sea la propia acta escrita y firmada, como establece el art. 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.

¿Es válida una Junta celebrada sin la presencia del secretario-administrador?

No creemos que sea requisito imprescindible la presencia del secretario-administrador, pues el citado art. 13.5 permite que estos cargos los ostente el presidente y, de hecho, muchas veces ocurre de tal forma cuando se trata de discutir sobre dichos profesionales o para cualquier otro aspecto, ya que no debemos olvidar que el presidente es el representante legal. Tampoco vemos infracción legal en las facultades que se otorgan en la Junta para que el citado presidente firme documentos en nombre de la Comunidad, insistimos en la representación que ostenta, toda vez que, por ejemplo, cuando se aprueba un presupuesto anual ordinario o extraordinario, todas las gestiones, firmas de documentos, facultad de elección, etc., quedan a su disposición, sin perjuicio de que luego tenga que dar cuenta a la Asamblea.

¿Está obligado el administrador a facilitar información contable a los propietarios fuera de la Junta?

El administrador solo está obligado a facilitar información contable a todos los propietarios en la forma que se haya acordado por la Junta General, y naturalmente en la presentación de cuentas anuales, pero de ninguna manera con carácter individual cuando cualquiera de ellos lo solicite, y menos todavía cuestiones como extracto bancario y recibos pendientes de otros comuneros.

Por lo tanto, el administrador debe negarse, aduciendo que la información personal solo la puede hacer si así lo acuerda la Junta General o lo autoriza de forma expresa el presidente.

Custodia de documentos, ¿está obligado el administrador a atender las peticiones de los propietarios?

Aunque el art. 19.4 LPH se refiere al secretario, entendemos aplicable al administrador el deber de custodiar las cuentas, facturas, etc., y solamente por orden judicial puede dejar libros y documentos a terceros, incluidos los propietarios.

El secretario y el administrador deben remitir a los que soliciten documentos, o copia de estos, a la Junta General para que allí pidan lo que consideren oportuno, incluso demandarlo al mismo presidente, que es el que debe dar la orden.

No obstante, se puede considerar como excepción, por ejemplo, pedir copia de un acta o cuestiones de mera administración, como cuentas aprobadas en Junta, etc., es decir, todo aquello que el propietario haya recibido ya en su día, como el resto, pero que haya extraviado, e, igualmente, si la Comunidad ha contratado un abogado para defender intereses de la misma, habrá que facilitarle la documentación que necesite, pero es conveniente exigir que así lo ordene el Presidente, salvando con ello la responsabilidad del secretario y administrador.

¿Debe el administrador permitir a un propietario comprobar el estado de cuentas?

Todos los propietarios tienen derecho a información suficiente, como es el estado de cuentas, gastos e ingresos, debiéndose producir esta comprobación en Junta, como ha sucedido en este caso en el momento de su aprobación, pero no de forma independiente y en el momento que cada uno quiera, sin que exista obligación del presidente o administrador de facilitar documentos concretos, pues ello no se desprende de ningún precepto legal, sino que en todo caso será amabilidad de estos.

¿Tiene obligación el administrador de remitir las cuentas y justificantes al domicilio del propietario?

Es suficiente (y así lo entiende la jurisprudencia) que las cuentas, los presupuestos y cualquier otro tipo de información se facilite en la Junta de Propietarios, pues la Ley no obliga a otra cosa, aunque lo habitual es que se remita algún resumen previo con la propia convocatoria para información.

Por lo tanto, ningún propietario puede exigir que le remitan fotocopia de todas las cuentas y justificantes a su domicilio, está fuera de lugar y carece de derecho alguno, tanto si es el actual titular, y mucho menos en relación con cuentas aprobadas cuando no gozaba todavía de dicha condición.

La Comunidad (y en su nombre el administrador) cumple perfectamente con poner a disposición en sus oficinas la documentación que quiera comprobar. El propietario solicitante no tiene opción ni base legal para exigir otra cosa.

Si el presidente solicita toda la documentación al administrador, ¿deberá entregársela?

Fuera de la propia Junta de Propietarios, el presidente es el representante legal de la Comunidad en el juicio y fuera de él, conforme al art. 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, por lo que sus órdenes deben ser cumplidas por el administrador.

Por ello, si le pide el libro de actas y facturas, el administrador hará bien en hacerle firmar un documento como que los retira, pero desde luego no puede negarse a ello. Si lo hace, si se niega, lo normal será que el presidente proponga su destitución en la próxima Junta General, que lógicamente se admitirá, salvo razones muy justificadas por parte de dicho profesional.

En caso de discrepancia entre administrador y presidente, ¿qué criterio prevalece?

Si hay discrepancia en cualquier cuestión que afecte a la Comunidad entre los dos cargos, la postura del presidente prevalecerá a todos los niveles, pues es el representante legal y la máxima autoridad personal de la finca, conforme al art. 13.3 LPH, aunque será conveniente que el administrador exija un escrito que acredite recibir esa orden concreta que le fija una determinada actuación en contra de sus competencias legales. Es decir, si bien la Ley establece unas facultades y obligaciones para el administrador, este no podrá imponer su criterio en contra del presidente y, desde luego, en ningún caso contrariando las decisiones de la Junta de Propietarios, que es el órgano soberano para cualquier supuesto comunitario, pudiendo incurrir en responsabilidad civil o penal, si lo hiciera.

Guarda de la documentación de la Comunidad en el despacho del administrador

Para que tenga esta obligación debe estar designado como secretario, pues así lo determina el art. 20 c) de la Ley de Propiedad Horizontal.

Pero no existe el menor inconveniente en que la documentación de los años anteriores la guarde la propia Comunidad, salvo el actual, naturalmente previo requerimiento del presidente o Junta de Gobierno, aunque sería conveniente que dicho acuerdo conste en Junta para evitar cualquier problema futuro. En todo caso, es indudable que la persona que esté autorizada debe firmar la retirada de documentos, indicando ejercicios y detalle de lo que se lleva.

Obligación de custodiar documentos por el administrador y petición de particulares

Aunque el art. 19.4 LPH se refiere al secretario, entendemos aplicable al administrador el deber de custodiar las cuentas, facturas, etc., y solamente por orden judicial puede dejar libros y documentos a terceros, incluidos los propietarios.

El secretario y el administrador deben remitir a los que soliciten documentos, o copia de estos, a la Junta General para que allí pidan lo que consideren oportuno, o incluso demandarlo al mismo presidente, quien es el que debe dar la orden.

No obstante, se puede considerar como excepción, por ejemplo, pedir copia de un acta o cuestiones de mera administración como cuentas aprobadas en Junta, etc., es decir, todo aquello que el propietario haya recibido ya en su día, como el resto, pero que haya extraviado, e igualmente, si la Comunidad ha contratado un abogado para defender intereses de la misma, habrá que facilitarle la documentación que necesite, pero es conveniente exigir que así lo ordene el Presidente, salvando con ello la responsabilidad del secretario y administrador.

Plazo que tiene el administrador para presentar las cuentas anuales

Nunca se ha planteado este tema y no estamos a favor de aplicar ninguna otra Ley de forma analógica. El plazo para presentar las cuentas anuales ha de ser lógico y normal, no el escaso de ocho días naturales, aunque, si así lo exige la Comunidad, el administrador puede tomar dos posturas: negarse, acreditando la imposibilidad material, aun a riesgo de cese, o aceptar la petición y hacer caso al presidente.

Así, ante el silencio de la Ley, no cabe otra cosa que buscar el acuerdo entre la Comunidad y el administrador.

Períodos de aprobación de cuentas ¿Cuándo debe hacerse?

El art. 16.1 LPH establece la obligación de celebrar, cuanto menos, una Junta Ordinaria anual para, entre otras cosas, aprobar las cuentas del año, pero no impide que se realicen con más frecuencia, de ahí que la Junta de Propietarios pueda determinar, en uso de las facultades del art. 14, que las cuentas sean mensuales, trimestrales, semestrales, etc.

Por tanto, no es una cuestión que deba determinar el administrador, quien tiene que aceptar lo que diga la Junta de Propietarios, con facultades para ello, sin que la administración tenga nada que alegar al respecto, solo obedecer, o bien, de no estar conforme, presentar su dimisión.

Cese del administrador y entrega de datos a los propietarios

El administrador es un profesional encargado por la Comunidad de determinadas prestaciones, conforme establece el art. 20 LPH, pero no es titular de ninguna documentación de la finca ni de los copropietarios, de ahí que todo ello lo tiene, o se lo han facilitado, exclusivamente por ostentar dicho cargo, habitualmente junto con el de secretario.

En consecuencia, cuando es destituido de su cargo, debe entregar toda la documentación que obra en su poder, tanto la general como la particular, entre la que se incluyen los datos de los propietarios y la domiciliación bancaria. En otro caso, estará incurriendo en responsabilidad y deberá rendir cuentas ante la Comunidad de esta actuación, así como de los daños y perjuicios que ocasione su negativa.

¿A quién deberá dar la documentación el administrador cesado?

Las exigencias del administrador obligando a acudir personalmente a su despacho al presidente de la Comunidad para entregarle esta documentación carecen de sentido, pues consideramos válido que vaya cualquiera de los vicepresidentes o el nuevo administrador, siempre facultados o con escrito autorizado por el citado Presidente, habida cuenta de que a este le resulta extraordinariamente difícil acudir.

Si dicho profesional se niega, no hay otro camino que la acción judicial, que como cuantía indeterminada del art. 253.3 LEC, habrá que ir al juicio ordinario. Desde luego, no merece la pena, es preciso buscar una solución amistosa, pues en otro caso se producirá un gran atraso, aunque se podría intentar la mediación del Colegio de administradores, que quizá tenga resultado positivo.

Cesión del administrador y obligación de entregar la documentación a la Comunidad

La obligación del citado cargo de llevar las cuentas y guardar la documentación a disposición de los titulares, que se recoge en el art. 20 e) de la Ley de Propiedad Horizontal, debe interpretarse en el sentido de que las debe presentar, explicar y entregar, en su caso, a la Junta de Propietarios o a los representantes legales, especialmente al presidente.

De este modo, ante el cese deberá entregar toda la documentación, ya que se habrá cumplido con un arrendamiento de servicios o con un mandato, de tal forma que el profesional no es titular ni dueño de nada, simplemente cumplía con sus funciones, pero ni del Código Civil ni de la Ley de Propiedad Horizontal se desprende cualquier derecho del administrador para que pueda disponer o ser el titular de una documentación o cuentas, que deben pasar siempre al mandante, que es la Comunidad, una vez cumplida la misión encomendada.

Además, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 19.4, la documentación se ha de guardar por un período de cinco años.

Exigencia de justificantes de pago al administrador cesado

Es exigencia legal, a tenor de lo dispuesto en el art. 19.4 LPH, que los documentos se guarden cinco años, aunque a los efectos fiscales deberá conservarse la documentación con la que se han confeccionado declaraciones o liquidaciones de la Comunidad cuatro años, que es el plazo con el que cuenta la AEAT para su revisión (arts. 66 y ss. de la Ley 58/2003, General Tributaria).

Partiendo de esta base, consideramos correcto que la Comunidad pida al anterior administrador que le entregue todos los documentos, cuando menos de esos cinco últimos años; no se trata de revisar ninguna cuenta, simplemente de disponer de los justificantes, que pueden servir, en su caso, para evitar una reclamación por impago de Seguridad Social, del portero o conserje, etc.

En definitiva, creemos que el administrador cesado debe entregar todos los justificantes que tenga en su poder, por lo menos de los últimos cinco años, ya que cualquier otra excusa no tiene base legal, aparte de que no tienen ningún valor para dicho profesional, con independencia de que haga firmar una recepción completa para que luego no le puedan decir que falta algún documento.

¿Qué documentación debe entregar el administrador cesado? ¿Puede quedarse con justificantes de pago de ejercicios anteriores? ¿Cuál sería el procedimiento de devolución de la documentación?

En este caso os pasamos el artículo hecho desde Adminfergal que esperamos sea de vuestro interés:

Creemos que es un compendio de documentación muy rigurosa y que sirve para saber que documentación tiene que entregar un administrador en los primeros 10 días y la documentación a entregar a los 45 días.

Facultades del administrador para reclamación a morosos

El único requisito exigido por el art. 21.1 de la Ley de Propiedad Horizontal es que la Junta acuerde facultar al administrador para actuar en vía judicial a estos efectos, lo que deberá constar en el libro de actas.

Monitorio instado por el administrador, ¿deberá ser abogado?

El art. 21.1 de la Ley de Propiedad Horizontal permite que sea el administrador de la Comunidad el que reclame al moroso a través del juicio monitorio, con el único requisito que así se haya facultado en la Junta, y con independencia de que sea o no abogado, que esté o no colegiado y a pesar de que, si ocupa también el puesto de secretario, como es habitual, haya firmado el certificado de deuda con el visto bueno del presidente, como establece el apdo. 2 de dicho precepto.

¿Está legitimado el administrador cuando el monitorio se transforma en verbal?

Cuando una persona ha ocupado indebidamente un elemento común, la acción judicial solo puede llevarla el presidente, que es el representante legal de la Comunidad, conforme al art. 13 de la Ley de Propiedad Horizontal. Como excepción, el administrador puede representar judicialmente al inmueble, solo para la reclamación de morosos, siempre y cuando haya sido previamente facultado por la Junta, como establece el art. 21 de la misma Ley, pero fuera de este supuesto no es posible la representación legal de la Comunidad por dicho profesional.

Reclamación a morosos en un acto de conciliación por el administrador

La Comunidad puede utilizar el juicio especial monitorio que contempla el art. 21 de la Ley de Propiedad Horizontal, pero también cabe que lo haga sin las ventajas de dicho precepto, es decir, por la vía normal y ordinaria, como se pretende en este caso.

El requerimiento o reclamación que haga el administrador por acto de conciliación es válido en cuanto a un requerimiento previo, pero luego, cuando se acuda al juicio que corresponda, quien debe representar a la Comunidad es el presidente, pues así lo establece el art. 13.3 de la citada LPH. En todo caso, seguirá siendo conveniente que la deuda que tenga el moroso sea aprobada previamente en Junta, fundamentalmente a efectos de prueba.

Emplazamiento a la Comunidad en las oficinas de la administración

Aunque no es la fórmula más adecuada, creemos que es suficiente con que se haya demandado a la «Comunidad de Propietarios» y que se haga en el domicilio de las oficinas del administrador, quien tiene la obligación de entregar la notificación y el emplazamiento al presidente, conforme al art. 161.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Actuación del administrador en el concepto de letrado en juicios de la Comunidad

No hay inconveniente alguno en que el administrador que sea abogado pueda ejercer como tal en defensa de los temas de la Comunidad, aunque haya certificados de actas o de otros documentos que lleven su firma. De la misma manera, tampoco habría problemas en que el mismo presidente, de ser letrado, pudiera defender a la Comunidad que preside.

¿Existe responsabilidad del administrador por convocar solo una Junta en dos años?

El administrador, aunque también sea secretario, no es quien puede convocar Junta, solo pueden hacerlo el presidente o el número de propietarios y cuotas que establece el art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal. Por ello, si el presidente no quiere convocarla, la responsabilidad del administrador es nula.

¿Es conforme a la normativa la cesión de los datos de carácter personal para la convocatoria a Junta por el 25 % de los propietarios?

Este asunto resulta bastante controvertido, pues la LPH legitima al 25 % de los comuneros a convocar la Junta, pero para poder realizar correctamente la notificación son necesarios los datos de todos los comuneros.

Conforme a la redacción del art. 6.1 f) RGPD, entendemos que es válido el tratamiento si este es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, por lo que, en caso de la convocatoria a Junta por el 25 % de los comuneros, resultaría, en principio, legítima la cesión únicamente para cumplir con la convocatoria a Junta, conforme a la LPH.

Si en Junta se vierten, por algún vecino, expresiones ofensivas, calumniosas o injuriosas, bien se dirijan a otro comunero, al secretario o al presidente, ¿debe el secretario-administrador recogerlas en el acta?

Al respecto, Sepin realizó una Encuesta Jurídica, y el criterio unánime de las respuestas fue que el secretario-administrador no tiene obligación alguna de incluir estas expresiones en el acta, pues debe recoger solo los acuerdos y, en su caso, los asuntos relevantes para estos.

¿Puede el nuevo administrador revisar las cuentas de los últimos cinco años del anterior administrador?

El administrador, por sí solo, no tiene capacidad alguna para revisar cuentas, exigir responsabilidades al anterior, etc., necesita para todo ello la orden del presidente y, si hay que acudir a alguna acción judicial, el acuerdo de la Junta de Propietarios.

Solamente podrá prosperar una petición de responsabilidad si realmente se acredita alguna sustracción de fondos o cuestiones similares que hayan perjudicado económicamente a la Comunidad, por cuanto cualquier otra cuestión meramente contable o de pagos realizados de manera irregular ha quedado subsanada por la aprobación de las cuentas de los últimos años por la propia Junta de Propietarios.

¿Puede el nuevo administrador revisar las cuentas de los últimos cinco años del anterior administrador?

El administrador, por sí solo, no tiene capacidad alguna para revisar cuentas, exigir responsabilidades al anterior, etc., necesita para todo ello la orden del Presidente y, si hay que acudir a alguna acción judicial, el acuerdo de la Junta de Propietarios.

Solamente podrá prosperar una petición de responsabilidad si realmente se acredita alguna sustracción de fondos o cuestiones similares que hayan perjudicado económicamente a la Comunidad, por cuanto cualquier otra cuestión meramente contable o de pagos realizados de manera irregular ha quedado subsanada por la aprobación de las cuentas de los últimos años por la propia Junta de Propietarios.

Comportamiento del administrador ante la realización de obras por un propietario en elementos comunes

El administrador no tiene facultades para prohibir, ni ser árbitro, en relación con las obras que lleve a cabo cualquier propietario y que afecten a elementos comunes o alteren la fachada. Se debe limitar, en su caso, a dar cuenta al presidente de las quejas de algunos propietarios a los efectos de que, si lo estima conveniente, convoque Junta y se tomen los acuerdos oportunos.

Se está excediendo con su actuación de denunciar al Ayuntamiento estas obras por quejas de otros propietarios; la denuncia debe hacerla el que protesta, pues él no representa los intereses privados de nadie, sino únicamente los de la Comunidad, siempre dependiendo de las decisiones que esta adopte por los órganos rectores. El administrador no puede tomar decisiones de este tipo que, como antes se indica, corresponden en exclusiva, tanto para dar permiso como para actuar en contra por las vías administrativa o judicial contra el infractor, a la Junta de Propietarios.

Responsabilidad del administrador por no realizar reparaciones en el edificio

El administrador será responsable como consecuencia de la falta de su diligencia profesional, pero nunca por la ruina de un edificio si informa al propietario (o a la Comunidad), de forma que le quede constancia, de la obligación de proceder a la revisión del edificio y de las consecuencias de su incumplimiento, comunicando, además, que la responsabilidad del art. 1.907 será ya indiscutible si no se han seguido las normas técnicas o legales aplicables al caso.

Por el contrario, si el administrador como profesional no comunica ni avisa al propietario de las circunstancias, podrá responder conforme el art. 1.726 del Código Civil y otros concordantes.

¿Es responsable el administrador ante la no obtención de la subvención cuando no se han realizado las gestiones oportunas?

Aunque habrá de estarse al supuesto concreto, estamos de acuerdo con la Sentencia de la AP Cantabria, Sección 2.ª, 49/2017, de 25 de enero (SP/SENT/906465), que señala que el administrador debe responder frente a la Comunidad por la no obtención de la subvención para la instalación del ascensor cuando se acredita que no llevó a cabo las gestiones para ello, aunque la Comunidad se las había encargado expresamente.

Responsabilidad por indemnización de daños, al estar dada de baja la póliza del seguro

SP/CONS/41962

Indudablemente, hay responsabilidad en el presidente y administrador por no haber pagado la póliza de seguros de responsabilidad civil y tener ahora los propietarios que satisfacer una indemnización por accidente de un niño, sobre todo porque, incluso en las cuentas, la prima al presidente figura como pagada. En principio, salvo orden en contra de este, el primer responsable es el administrador, pues ha incumplido lo dispuesto en el art. 20 d) de la Ley de Propiedad horizontal, considerando que es a quien habría que demandar judicialmente.

Es de aplicación el art. 15 LCS, que establece que el impago del seguro no conlleva la resolución automática del mismo, sino la suspensión de la cobertura. La extinción del contrato se dará solamente si no reclama el asegurador dentro de los seis meses siguientes al vencimiento de la prima.

Si es el propietario individual quien reclama, está claro que solo podrá exigir el dinero de la derrama especial que él ha pagado por esta actuación irresponsable, incluso con posible delito penal si el dinero ha desaparecido, pero consideramos mejor que el asunto se plantee en Junta General para que sea la Comunidad la que actúe con todas las consecuencias.

¿Se puede responsabilizar al administrador o al presidente por no accionar contra los propietarios morosos?

No se conoce que, por el hecho de no actuar judicialmente contra morosos, se pueda exigir responsabilidad al presidente y al administrador, pues se supone que la situación económica (y los morosos) es dada a conocer en cada Junta anual, sin que nadie hubiera pedido actuaciones de este tipo.

Es decir, ni el presidente ni el administrador tienen competencia por sí mismos para actuar contra morosos, necesitan del acuerdo de la Junta, y aquí la responsabilidad es compartida con el resto de los comuneros.

Cese de la administración y obligación de entregar la documentación

En rigor, la administración, una vez cesada, no puede poner ningún inconveniente a la hora de entregar la documentación, pudiendo exigir, eso sí, que sea al propio presidente o al nuevo profesional designado, pero siempre con autorización escrita del primero.

Las cuestiones pendientes de falta de pago a terceros, operarios, suministradores, etc., no son competencia ya de la administración cesada, ya que, en su caso, la responsabilidad es de la Comunidad como ente, a quien le tendrán que reclamar, sin perjuicio de que eso pueda dar lugar a problemas de índole interna.

En cuanto al saldo pendiente del administrador, sí debe exigir un reconocimiento de deuda y mientras tanto no entregar la documentación, haciendo caso omiso del requerimiento efectuado a tal efecto, añadiendo que, si no hay acuerdo al respecto, la Comunidad tendrá que acudir a la vía judicial, donde, a su vez, la Administración podría exigir el pago de las cantidades adelantadas e, incluso, indemnización hasta el término del año, como reconoce la doctrina y jurisprudencia si el cese no ha sido justificado.

Intervención del correspondiente Colegio en supuesta responsabilidad

Un Colegio puede tener o no seguro en beneficio de los colegiados, pero siempre será una cuestión interna. La organización de estos no está para afrontar reclamaciones de terceros, otra cosa es que considere oportuno incoar expediente al colegiado a los efectos de sanciones relativas a un comportamiento que considere atenta contra los principios de la profesión.

Pero si una Comunidad quiere reclamar unos supuestos daños y perjuicios que ha ocasionado un administrador, deberá actuar contra él directamente, sin perjuicio de que luego en el proceso comparezca alguna compañía de seguros que tenga contratada de forma personal, incluso conjunta del propio Colegio de administradores. Lo mismo pasa con otros profesionales, ya sea abogado, médico, arquitecto, etc., la responsabilidad siempre es personal, sin perjuicio de que, como se indica, exista o no póliza de seguros individual o colectiva.

Responsabilidad del presidente y del administrador por irregularidades en las cuentas

Con independencia de que las cuentas, formalmente correctas, se hayan aprobado en las Juntas, si luego en un informe pericial cualificado se acreditan irregularidades que han supuesto un perjuicio económico para la Comunidad, esta puede perfectamente exigir los daños y perjuicios correspondientes.

La vía que procede, siempre que los hechos puedan ser demostrados, es la denuncia o querella por delito de administración desleal o de apropiación indebida, conforme a los vigentes arts. 252 y 253 del Código Penal.

¿Qué hacer si el administrador se ve incapacitado para realizar el trabajo?

El nombramiento y cese debe realizarse en Junta General, conforme al art. 14 a) de la Ley de Propiedad Horizontal, por lo que nadie está en condiciones de renunciar al puesto para el que fue nombrado de forma unilateral, pues si deja de realizar las tareas profesionales que le corresponde, tendría responsabilidad por estos hechos, conforme a las reglas generales del Código Civil para el arrendamiento de servicios y el mandato.

Si el administrador comprueba la imposibilidad de realizar sus funciones, debe ponerlo en comunicación al presidente, firmando este copia de la recepción, indicando que tal servicio no se llevará a cabo por las razones que sea, que, por supuesto, tendrán que ser objetivas y justificadas.

¿Puede la Comunidad cesar al administrador antes del año?

A tenor de lo dispuesto en el art. 13 LPH, los nombramientos se hacen, en principio, por un año, pero la Comunidad, previa convocatoria específica, puede perfectamente revocar a cualquiera de los nombrados sin esperar a que se cumpla la anualidad, aunque con la posibilidad del profesional de pedir indemnización si el cese no es justificado.

Así, en el caso del secretario-administrador, si tal cese no está motivado por causas objetivas de mala gestión, ello puede llevar perfectamente a la exigencia de daños y perjuicios, pues se ha roto un compromiso, un contrato, con la obligación de indemnizar de la parte que lo incumple, conforme a las reglas generales del Derecho común.

¿Puede un solo propietario accionar judicialmente contra el administrador?

Si un propietario considera que personalmente ha sido estafado o que hay apropiación indebida, podría acudir a título individual a la vía penal, pero desde luego civilmente no puede conseguir el cese del administrador de la finca, aunque su actuación sea irregular o poco profesional, si la Junta de Propietarios ha decidido mantener a esa persona en dicho cargo.

Es decir, el acuerdo de nombrar, mantener o cesar a un administrador, como cualquier otro empleado de la finca, solo necesita de la mayoría simple del art. 17, regla 7, LPH, conforme figura además en el art. 13.5, de ahí que la disconformidad de uno o varios propietarios no tiene camino alguno de prosperar.

¿Se puede remover al administrador si no figura en el orden del día?

Si la remoción del cargo de administrador no aparece en el orden del día, no podrá tener lugar tal remoción, al no darse los requisitos exigidos por el art. 13.7 LPH. El administrador no se entenderá cesado en su cargo, y podrá, por lo tanto, en su caso, realizar cuantas reclamaciones sean pertinentes.

¿Es obligación del administrador cesado entregar la liquidación de cuentas?

Si el administrador ha sido cesado antes de finalizar la anualidad correspondiente es muy discutible que, aparte de entregar la documentación y facturas, la Comunidad le pueda exigir que realice unas cuentas generales cuando las mismas se pueden sacar de los documentos entregados. Es decir, aparte de la mucha o poca profesionalidad del interesado, las cuentas de la finca se realizan una vez al año para su aprobación en la Junta, conforme al art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal.

En definitiva, no creemos que pueda exigírsele al administrador cesado que realice materialmente unas cuentas que, repetimos, se pueden sacar de la documentación y facturas entregadas, con independencia de que su actitud nos pueda parecer poco profesional. Por otro lado, la exigencia tendría que ser por el juicio ordinario, y realmente parece un tanto excesivo entrar en este largo y costoso proceso para obtener una lista de gastos e ingresos.

¿Puede retener la documentación el administrador cesado hasta que la Comunidad no le pague lo debido?

En rigor, la administración, una vez cesada, no puede poner ningún inconveniente a la hora de entregar la documentación, pudiendo exigir, eso sí, que sea al propio presidente o al nuevo profesional designado, pero siempre con autorización escrita del primero.

Las cuestiones pendientes de falta de pago a terceros, operarios, suministradores, etc., no son competencia ya de la administración cesada, ya que, en su caso, la responsabilidad es de la Comunidad como ente, a quien le tendrán que reclamar, sin perjuicio de que eso pueda dar lugar a problemas de índole interna.

En cuanto al saldo pendiente del administrador, sí debe exigir un reconocimiento de deuda y mientras tanto no entregar la documentación, haciendo caso omiso del requerimiento efectuado a tal efecto, añadiendo que si no hay acuerdo al respecto, la Comunidad tendrá que acudir a la vía judicial, donde, a su vez, la Administración podría exigir el pago de las cantidades adelantadas e incluso indemnización hasta el término del año, como reconoce la doctrina y jurisprudencia si el cese no ha sido justificado.

Espero que esta exposición tan extensa sea de vuestro interés.

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Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas Colegiado en Ávila, Guadalajara y Madrid

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2 Comentarios

  1. Atonio 31 agosto, 2022

    Mi nombre es Antonio y quisiera hacer una consulta.
    Vivo en una urbanización constituida por Mancomunidad, es decir como una agrupación de comunidades, coexistiendo dos tipos de comunidades entrelazadas: la propia de cada edificio y la de la urbanización. Cada comunidad gestiona internamente sus propios gastos y elementos comunes (que se consideran “privativos” del edificio), y respecto de las zonas o servicios que compartimos se gestiona desde la mancomunidad.
    En los Estatutos de la Mancomunidad, en uno de sus articulados, habla del Administrador en el qué se detalla sus funciones y además dice que será un cargo remunerado y dado sus características deberá tener un carácter de dedicación plena. ¿Me podrían explicar en qué consiste lo de dedicación plena? y ¿Qué es lo qué debemos exigir?
    Muchas gracias por su atención y reciban un cordial saludo.

    Responder
    1. Miguel Fernández 25 septiembre, 2022

      Estimado Antonio:
      Tengo que pensar que es una comunidad suficientemente grande como para dedicar a un administrador con dedicación plena. Si es así este administrador tiene que tener a alguien en la administración que atienda adecuadamente a la urbanizac9ión y por lo tanto una persona en la oficina que cuando no esté el administrador titular haya otra persona que de cobertura a las necesidades de la mancomunidad y para ello deberá tener una persona acorde a las exigencias de los estatutos.
      Se podría interpretar así salvo mejor criterio.
      Saludos.
      Miguel
      691564359

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