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Documentación a entregar por Administrador cesado o que renuncie a su cargo

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Documentación a entregar por administrador cesado

Documentación a entregar por Administrador cesado o que renuncie a su cargo

Cuales son los plazos para entrega de documentación por parte del Secretario-Administrador

Hay momentos en  nuestra profesión como Administradores de fincas colegiados que nos encontramos en la tesitura de cesar en nuestras funciones como Secretario-Administrador de Fincas,  debido a incompatibilidades con la actual Junta Directiva de la Comunidad de Propietarios o bien  la Comunidad de Propietarios decide en Junta de Propietarios prescindir de nuestros servicios como Secretario-Administrador, independientemente de si está o no justificada la causa de dicho cese.

Ante las situaciones referidas anteriormente, la pregunta que se hacen los Administradores y los Propios Presidentes es que actuaciones se deben realizar para que la documentación que tiene custodiada el Secretario-Administrador saliente pase al Secretario-Administrador entrante o al propio Presidente, en caso de que se decida en Junta no contratar a otro Administrador profesional y gestionar dicha documentación por la Junta Directiva de la propia comunidad.

Recordar lo que indica el art. 13.5 y art. 13.6  de la Ley de Propiedad Horizontal:

Art. 13.5:

Las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.

Art. 13.6:

Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

El cargo del administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Desde Adminfergal, recomendamos que la gestión y administración de una Comunidad de Propietarios se lleve a través de un Administrador de Fincas Colegiado para conseguir una máxima eficacia en la gestión de dicha comunidad  y el respaldo de un profesional que además de aportar sus conocimientos profesionales en la materia está respaldado por los seguros de responsabilidad civil y de caución.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y centrándonos en la documentación a entregar entre dos administradores de fincas colegiados, nos vamos a basar para su explicación en lo que dice el Estatuto del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid (B.O.C.M. nº 297 del 14/12/2001).

El artículo 10 del Estatuto y en el apartado de principios generales, dice que el Administrador de Fincas, en caso de cese, deberá entregar la documentación que obrara en su poder, practicando la liquidación oportuna, abonando o percibiendo en su caso el saldo final resultante.

El artículo 14 del Estatuto dice que ningún Administrador (entrante) podrá hacerse cargo de la administración de una finca sin dar conocimiento al Administrador saliente, si lo hubiere, viniendo  éste obligado a conceder la venia en el plazo de 15 días y pudiendo intervenir el Colegio, para suplirla, cuando no fuera concedido.

El administrador de fincas saliente comunicará al entrante los honorarios que le sean adeudados a fin de que éste, como regla de consideración, lleve a cabo las gestiones adecuadas para su pago.

En caso de que el cliente discrepe en cuanto a la cuantía de honorarios exigidos por el Administrador saliente, ambas partes podrán someterse a informe emitido por el Colegio, a efectos de dilucidar las diferencias.

El artículo 34.2.K del Estatuto, dice en su apartado de infracciones, que serán infracciones graves el retener la documentación no contable, que ha de mantener en custodia a disposición de sus administrados, al cesar en el desempeño de sus funciones.

El artículo 34.2.I del Estatuto, dice en su apartado de infracciones, que serán infracciones graves retrasar la confección de la correspondiente liquidación de cuentas al cese de su cargo, después de transcurridos cuarenta y cinco días desde la fecha en que se llevara a efecto dicho cese.

Con respecto a lo que dice el Estatuto del Colegio, parece claro que el plazo máximo para entregar la documentación al administrador entrante es de 45 días, pero esto podría hacer inviable la continuidad de la Comunidad, por ello el Colegio a través de los acuerdos adoptados en la comisión de unificación de criterios profesionales aclara y refuerza lo dicho en los artículos anteriores indicando a los Administradores Colegiados dos plazos para entregar dicha documentación:

Un primer plazo de 10 días desde la efectividad de la remoción o renuncia para la entrega de la documentación para garantizar la gestión diaria y seguridad jurídica del cliente, así como el cumplimiento de las obligaciones periódicas (criterio colegial)

Un segundo plazo de 45 días para la entrega del resto de la documentación al cierre contable.

Cualquier entrega de documentación, se deberá acompañar con una relación detallada de lo que se entrega y esta deberá ser firmada con el recibí del Presidente.

Dentro del plazo de los 10 días se tendría que entregar la documentación siguiente:

  1. Listado de propiedades, coeficientes, propietarios teléfonos y direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias. No os olvidéis nunca de preguntar si hay diferentes domiciliaciones bancarias en función de si el agua u otros conceptos los paga el arrendatario.
  2. Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de las posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes. Es importante también que se indique si existen derramas, la fecha de finalización de la misma.
  3. Fotocopia legible de la última nómina de los empleados de la comunidad.
  4. Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados.
  5. Tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas correspondientes para poder pagar los impuestos del 111, 347, etc.
  6. Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el Banco. Que personas disponen de firma y si la cuenta tiene carácter solidario o mancomunado.
  7. Entrega de los talonarios y/o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
  8. Listado de proveedores, incluyendo al menos el teléfono de contacto.
  9. Contrato de la póliza de seguros, con indicación del próximo vencimiento, así como el teléfono de asistencia para posibles siniestros.
  10. Libro de actas en curso, con indicación ante quién está legalizado, numeración de las hojas y última transcrita en el mismo.
  11. Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal).
  12. Copia de la última indicación efectuada de los recibos que se pagan en finca.
  13. Sello de la comunidad de propietarios.

Con la información referida anteriormente el Administrador de Fincas entrante podrá empezar a gestionar la comunidad, si bien para dar una información global de todos los documentos, sobre todo, cuando el administrador de fincas entrante tiene un sistema a través de la web que le permite poner la documentación que proceda según permite la LOPD, será necesario que reciba la siguiente documentación dentro del plazo de los 45 días:

 

  1. Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.
  2. Contrato de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de suscripción.
  3. Contrato de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc. con indicación de las empresas suministradoras y la fecha en que se suscriben dichos contratos.
  4. Contrato de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.
  5. Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.
  6. Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
  7. Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de revisión o inspección.
  8. Alta del cliente en la Seguridad Social y libro de visitas.
  9. Contratos de trabajo del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.
  10. Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).
  11. Expediente del personal (altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a la Mutua Laboral, etc.).
  12. Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.
  13. Alta Censal en la Agencia Tributaria.
  14. Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los últimos 4 años.
  15. Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de ejecución.
  16. Expediente de procedimientos judiciales, con indicación si está en vigor o finalizados.
  17. Registro de correspondencia.
  18. Soporte contable de los 5 años cerrados.
  19. Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.
  20. Liquidaciones de los recibos que se pagan en la finca o despacho de la Administración, del ejercicio o ejercicios en curso.
  21. Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia.
  22. Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.
  23. Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese o efectividad de la renuncia, con liquidación de saldos si el cliente lo efectúa al cierre de cada ejercicio.
  24. Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
  25. Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.

Toda esta documentación que se deberá facilitar al Administrador entrante se realizará en el despacho del administrador saliente o allí donde acuerden las partes.

Recordar una vez más que toda esta documentación que existe en muchas comunidades deberá ser analizada adecuadamente por el Administrador de Fincas entrante, de aquí la importancia de que cojan Vds. a un profesional adecuado para este cometido. El que sea un Administrador de Fincas Colegiado es un aval y garantía de que se hará el traspaso de una forma correcta.

Puedes ver el vídeo de este artículo en la siguiente dirección de Youtube:

Os adjunto otros enlaces de mi sitio web por si fueran de vuestro interés:

El perfil del Administrador de Fincas Colegiado y sus cualidades

El Administrador de Fincas y su importante papel en la rehabilitación de edificios

 

Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara

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22 Comentarios

  1. ANGEL 27 abril, 2018

    NUESTRO ADMINISTRADOR CESADO, no esta colegiado.
    Han paso 25 días de su cese en Junta Ordinaria. Se le ha requerido por correo y pesonalmente. No ha entregado el ACTA DE SU CESE Y CAMBIO DE PRESIDENTE Y JUNTA
    QUE tENEMOS QUE HACER??

    Responder
    1. Miguel Fernández 27 abril, 2018

      Estimado Ángel:
      Lo primero decirle que esta situación les sirva de experiencia para no cometer mas errores. Deben de contratar siempre un Administrador de Fincas Colegiado, por muchos motivos y le explicaré brevemente algunos de ellos. Pertenecer a un colegio con un código deontológico y unos principios morales y éticos que presuponen que el profesional que se colegia va a cumplir con ellos. El Administrador de Fincas Colegiado tiene a través del Colegio una formación continua que le permitirá ejercer su profesión con un mayor conocimiento y preparación. El Administrador de Fincas Colegiado dispone de un seguro de responsabilidad civil de 1.000.000 de euros además de un seguro de caución de 25.000 €, etc.
      Si su administrador de fincas hubiera estado colegiado, se podría haber interpuesto ya una reclamación ante el Colegio de Administradores de Fincas y desde el Colegio se le hubiera enviado una notificación reclamándole la documentación. La no entrega de la misma puede suponer una falta que hubiera supuesto una sanción al Administrador por su incumplimiento profesional.
      En el Colegio tenemos unas normas donde se indica, como vd. podrá haber leído en el artículo, que a los 10 días debemos dejar entregada la documentación necesaria para su funcionamiento y a los 45 días la documentación no contable o bien la documentación que no es necesaria para el normal desenvolvimiento de la comunidad.
      Al no estar Colegiado el Administrador no pueden salvaguardar sus intereses a través del Colegio y esto hace que tengan que utilizar otras vías como la vía civil, además de la reclamación fehaciente deberán ponerse en manos de un abogado y procurador que les gestione la demanda contra el Administrador saliente por incumplimiento de contrato. Espero que si hay daños por la mala gestión del Administrador este tenga un seguro y puedan reclamar los daños correspondientes.
      Un saludo.

  2. Mery 8 junio, 2018

    Cuando un administrador dimite, hasta que nombremos a otro, sigue en funciones ?

    mmos a otro sigue estando en funciones?

    Responder
    1. Miguel Fernández 9 junio, 2018

      Estimada Mery:
      Si un administrador dimite tendrá su fecha de dimisión en la carta, significa que a partir de esa fecha deja de ejercer su cargo como Administrador de Fincas. No sigue en funciones a no ser que haya una negociación con la Junta de gobierno y se ponga una fecha límite a su salida por acuerdo entre las partes, pero siempre debe de haber una negociación. También puede ser que en el propio contrato firmado entre la Comunidad y el Administrador exista un período de preaviso, el cual se deberá tener en cuenta.
      Un saludo.

  3. manuela vargas maya 12 septiembre, 2018

    Buenos días
    Se ha cesado a un administrador en la Comunidad pero no tiene las cuentas del ejercicio anterior aprobadas ni el presupuesto del próximo año aprobado, yo soy la nueva Administradora, me podrías orientar en la forma de actuar ante tal situación.
    Un saludo

    Responder
    1. Miguel Fernández 16 septiembre, 2018

      Buenos días.
      Lo normal es que cuando se cesa a un Administrador/a se haga a través de una junta general ordinaria o extraordinaria. Si se cesa existe una limitación de días para que se entreguen los documentos contables y extracontables, esto lo podéis ver en el post que tengo escrito del cual viene tu pregunta «Documentación a entregar por Administrador cesado o que renuncie a su cargo». Si no hay cuentas del ejercicio anterior aprobadas y no existe un presupuesto del próximo año aprobado, se deberá de partir de la información que facilite el anterior Administrador. Se deberá cerrar el ejercicio con los datos que se dispongan presentarlo en Junta y aprobarlos si procede, así mismo se hará con el Presupuesto. Otra cuestión distinta sería que la Junta decidiera denunciar al Administrador de Fincas ante el Colegio, pero esto ya es otra cuestión.
      Un saludo.

  4. Sonia 1 octubre, 2018

    Hola,
    El presidente de una comunidad a fallecido hace una año y el que era aecretario no presenta su dimision. Ni devuelve al resto de vecinos todos los papeles. Se puede proclamar en una nueva junta con el resto de vecinos un nuevo presidente y un nuevo secretario ? Y luego decidir, si se procede hacia el de manera legal.

    Responder
    1. Miguel Fernández 2 octubre, 2018

      Buenos días Sonia.
      Con relación al fallecimiento de un presidente tienes toda la información sobre este tema en el siguiente artículo: https://adminfergal.es/fallecimiento-de-un-presidente-en-una-comunidad-que-debemos-hacer/ . Con relación al Secretario decir que este cargo al igual que el de Presidente se debe renovar anualmente por junta general ordinaria o bien si así lo solicitan el 25% del total de los propietarios o bien el 25% de las cuotas de participación mediante una junta general extraordinaria. Sobre este tema también dispone de varios artículos en nuestra web, entre ellos el siguiente: https://adminfergal.es/orden-del-dia-en-convocatoria-de-la-junta-de-propietarios/
      Cundo hagan la junta general extraordinaria con el 25% comentado pueden proponer en el orden del día como punto. «Renovación de los cargos de Presidente y Secretario.»
      Un cordial saludo.

  5. Mª Rosa Delgado Artengo 16 julio, 2019

    El anterior administrador que se ceso hace más de más de mes por su mala gestión, pone pegas a la hora de entregar la documentación de la comunidad, ahora se saco de la manga que yo como presidenta tengo que autorizar a la administradora nueva para poder recoger la documentación sino tendría que ir yo.
    Este señor le dieron de baja del colegio de administrasdores de fincas por multiples reclamaciones

    Responder
    1. Miguel Fernández 27 julio, 2019

      Buenas tardes Maria Rosa.
      La documentación de la comunidad debe de recogerla la Presidenta que es quién tiene y ostenta la representación de la comunidad, en su artículo 13.3 dice textualmente: «3. El Presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten.», si bien, con una delegación es suficiente para que la nueva Administradora pueda recojer la documentación de su comunidad». No vamos a entrar en temas estatutarios del Colegio y en las obligaciones y derechos como Administradores de Fincas Colegiados, cuando un problema se puede resolver de una forma tan sencilla como presentar una autorización.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

  6. Natalia 15 septiembre, 2019

    Hay que esperar a que se cumpla el contrato para cesar al administrador o por que motivos podriamos echarlo??. La cuestion es que el rara vez te atiende siempre o esta de viaje o esta en el banco. Encima el acta de la reunion no le ha llegado a los vecinos, como presidenta que soy y en nombre de ellos le solicito por tercera vez que haga el favor de enviarla y me dice que tienen que ser los vecinos quienes lo llamen entre ktros motivos. Y otra cuestion esta reclamando.una deuda a mi.comunidad pero resulta que el ejercicio economico del año 2015 lo perdio porque le entro un virus al servidor que piedo hacer con ese año, me lo piede reclamar? Puede eso ser mltivo de despido?. El caso que cuando le solicktaa cosas que no le interesan como es esto que acabo de comentar dice que esta de viaje y hasta dentro de una semana no me piede atender que el telefono personal que tiene es solo para averias( ni que el fuera el fontanero o electricista….) eso es normal? Que puedo hacer con esa persona. Saludos y gracias

    Responder
    1. Miguel Fernández 16 septiembre, 2019

      Buenos días Natalia.
      El contrato con el administrador tiene un condicionado que hay que respetar pero siempre que el Administrador cumpla con las condiciones que se establecen en el propio contrato y en la propia Ley de Propiedad Horizontal. Si se demuestra que con las actuaciones del Administrador existe una negligencia en sus funciones se le puede cesar.
      Los contratos siempre se pueden deshacer, pero teniendo en cuenta que en caso que no se pueda demostrar el incumplimiento manifiesto, el administrador podría reclamarle sus devengos hasta la finalización del año en vigor.
      Está claro que reclamar por tercera vez un acta es un claro incumplimiento por parte del Administrador, si estas tres veces se han alargado mucho en el tiempo, motivo para la cancelación del contrato. Recordemos que el acta debe de estar firmado por el Presidente y el Secretario como muy tarde 10 días después de la celebración de la junta.
      Para la reclamación del acta no hace falta que lo llamen los vecinos, es el Presidente quien tiene ese derecho y a la vez obligación.
      Mi recomendación es que celebren una junta general extraordinaria, se ponga encima de la mesa la continuidad o no del Administrador y se tomen las medidas oportunas si fuera necesario. Recuerde que en este caso es la junta de propietarios quien debe decidir la continuidad o no del administrador, esto se hará en segunda convocatoria por la mayoría simple de los propietarios presentes y representados con derecho a voto.
      Un saludo
      Miguel
      691564359

  7. Natalia 1 octubre, 2019

    Si le reclamo una deuda judicialmente a un vecino por impago de comunidad, que tiempo tiene para hacer efectivo el pago sin que le suponga gastos añadidos de la demanda/ juicio??

    Responder
    1. Miguel Fernández 5 octubre, 2019

      Hola Natalia:
      Si vds. han aprobado la certificación de deuda y el procedimiento judicial en la junta correspondiente y se ha puesto en manos de un abogado para iniciar el procedimiento, a partir de ese momento existen costas que la parte contraria deberá de pagar. La gestión del abogado y procurador no es gratuito. Otra cuestión diferente es que a vds. le interese hacer a vds. como Comunidad, un acuerdo extrajudicial, que le paguen toda la deuda y que la comunidad asuma dichos gastos.
      Cuando se envía un monitorio el propietario con deuda tiene 20 días para oponerse, si paga en ese momento se ahorrará costas judiciales, pero no todas porque la Comunidad ya ha puesto en marcha la maquinaria judicial.
      Un saludo.
      Miguel
      691564359

  8. Natalia 5 octubre, 2019

    Para cesar al administrador hay que avisarle con algun tiempo?

    Responder
    1. Miguel Fernández 5 octubre, 2019

      Buenos tardes Natalia.
      Al Administrador se le deberá cesar en función de lo que diga el contrato que se haya firmado con él. Sino se dijera nada el cese debería ser a la finalización del año en curso y en la nueva junta general ordinaria donde se realice la renovación de cargos. Todo lo que se le avise anteriormente hasta la nueva junta, sino hay una causa justificada, debería de abonársele los meses que restan hasta la misma.
      Saludos
      Miguel
      691564359

  9. Natalia 7 octubre, 2019

    Puede el administrador negrse a enviarme por mail la contabilidad de la comunidad en base a la ley de proteccion de datos?

    Responder
    1. Miguel Fernández 10 octubre, 2019

      Si puede Natalia.
      La obligación del Administrador es entregar la misma en la Junta donde se celebre la aprobación de las cuentas o bien el Administrador puede quedar en su despacho con vd. para enseñarle dicha contabilidad.
      La Jurisprudencia no obliga a enviar ninguna documentación por correo electrónico. Vea por favor también estos artículos de nuestra web https://adminfergal.es/el-administrador-esta-obligado-presentar-los-documentos/
      Un cordial saludo.
      Miguel Fernández
      691564359

  10. eleonor 24 marzo, 2020

    Buenos dias, soy la nueva presidenta y hemos destituido a la anterior administradora por causa justa, , falta de confianza, no entregar informes de gastos y junto a la anterior presidenta, realizar obras y cambios de proveedores sin autorización ni informar a los vecinos, ademas de hacer uso , abuso y mal uso de nuestra cuenta y todo plegados a la LPH. Tenemos ya los cambios de firma en el banco . Hace mas de un mes del cese de ambas, se les han enviado burofax a las 2 y ni se han molestado en recogerlos. Como no esta colegiada nos queda solo la vía civil. La pregunta es: estan enviando correos electrónicos a los vecinos como si aun fueran autoridad, usando los datos de la comunidad, para desprestigiarme que debemos hacer ante esto?
    Contamos con casi el 7% de direcciones y teléfonos, pero nos falta otros teléfonos de propietarios que no viven en la finca , ¿que podemos hacer?

    Responder
    1. Miguel Fernández 18 abril, 2020

      Estimada Eleonor.
      Mi recomendación en este caso es que si vd. considera que hay una actuación contra el derecho al honor y a la propia imagen ponga la correspondiente querella.Además la Administradora está haciendo un uso indebido de la información ya que ella ya no es la administradora.
      La recomiendo que ponga este tema en manos de un abogado/a para que gestione este tema en su nombre y haga las oportunas acciones.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

  11. Natalia 10 agosto, 2020

    El informe de prevencion de riesgo laborales es obligatorio?? Y en el caso de mancomunidsdes habria que hacer uno por cada portal o el de la mancomunidad valdria?

    Responder
    1. Miguel Fernández 23 agosto, 2020

      Buenas noches Natalia:
      La contestación la puede vd. ver en estos tres artículos que le acompaño.
      https://adminfergal.es/prevencion-de-riesgos-laborales-en-comunidades-de-vecinos/
      https://adminfergal.es/que-es-un-servicio-de-prevencion-ajeno/
      https://adminfergal.es/coordinacion-de-actividades-empresariales-en-comunidades-propietarios/
      La Prevención de riesgos laborales hay que hacerlo si tenemos personal contratado directamente por la Comunidad.
      La Coordinación de Actividades Empresariales hay que hacerlo siempre que tengamos algún proveedor que trabaje para la Comunidad, servicio de limpieza, conserjería, piscina, etc.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

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