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Certificado de deuda. Es legal que el Secretario-Administrador me lo cobre

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Certificado de deuda

Certificado de deuda. Es legal que el  Secretario-Administrador me lo cobre

P: ¿Certificado de deuda. Es legal que el Secretario-Administrador me lo cobre. Si una comunidad no tiene administrador de fincas lo hace el secretario firmando el presidente y no cobran nada, de hecho, están obligados a entregarlo en un plazo de siete días.

R: Entre las obligaciones del Administrador no se encuentra la de emitir certificaciones de carácter privado, por lo tanto el certificado emitido a solicitud de un propietario que va a transmitir su vivienda, se trata de un servicio que presta un profesional, a los efectos del artículo 9.1, letra e) de la LPH., por lo que yo no veo ningún problema legal el que perciba unos honorarios por ello.

El colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid en el año 2.008 indicaba que se podía cobrar otros servicios de la administración, entre ellos aparecía el apartado de las Certificaciones.

Decía «Por la expedición de todo tipo de certificaciones (comunitarias particulares, para organismos públicos, juzgados, notarías, etc.) incluso la certificación de deudas comunitarias en el caso de compra-venta: 35 €. Estos honorarios se percibirán por finca registral independiente y de la persona que solicite el certificado, sin que pueda considerarse que la emisión de los certificados, son obligaciones incluidas dentro de los honorarios que por la administración de la comunidad percibe el administrador.

Si bien, esta ha sido la recomendación que ha dado el Colegio de Administración de Fincas de Madrid, Vds. los propietarios en el momento de negociar con el Administrador su contrato de mandato/servicios, deben de negociar este punto e intentar incluir en el contrato este servicio.

Vuelvo a insistir que los certificados en el caso de la certificación de deuda, desde mi punto de vista  se hacen con carácter privado a un propietario a petición suya.

También quiero aprovechar este post para aquellos que tengan que negociar un contrato con su nuevo administrador para que siempre figure la forma de actuar ante los siguientes servicios, entre otros:

– Certificaciones (ya comentadas).

– Transporte del administrador a la comunidad de propietarios o a otros sitios en nombre de la comunidad.

– Asistencia a las Juntas de propietarios (cuantas Juntas están integradas en el coste mensual. Ejemplo, si hay más de dos juntas al año incluidas en el contrato, cuanto se pagaría por la tercera junta y sucesivas?

– Asistencia a las Juntas Directivas. Están incluidas en el precio. ¿Cuál es el precio por cada una de ellas?

– Asistencia a las juntas ordinarias en sábados, domingos y festivos. ¿Cuánto sería el importe que devengaría cada junta?

– Habría coste adicional por parte del Administrador en caso de obras de rehabilitación?, ¿que obras estarían integradas por este concepto?, ¿cuál sería el coste? ¿Iría en función del servicio que se prestara o bien en función del presupuesto que se presentara?

– En las actuaciones judiciales que se requiera la presencia del administrador. Está dentro del coste mensual según lo acordado o habría un sobrecoste?

–  La preparación de la documentación para iniciar acciones judiciales está incluida dentro del contrato?

– ¿Cuando el administrador sea el encargado de proceder a la desafección y venta de elementos comunes, podrá percibir por ello honorarios profesionales? ¿Que cantidad?

– Que suplidos se facturarán con independencia de los honorarios que se cobran en contrato? ¿Desplazamientos, fax, mensajería, fotocopias, recibos, impresos oficiales, sobres, franqueo, etiquetas, cd, carpetas, etc.?

–  ¿Que coste puede aplicar el Administrador cuando sea él personalmente el encargado de hacer las gestiones, encaminadas a inscribir en la Agencia de Protección de Datos, así como su seguimiento anual?

Los ejemplos que les he dado y otros muchos son sobrecostes que en la mayoría de las veces no se tienen en cuenta y luego pueden venir las sorpresas. Además es importante saberlo para que cuando comparemos ofertas de diferentes administradores sepamos que estamos comparando ofertas homogéneas.

Les adjunto otros enlaces de nuestro sitio web que pueden ser de vuestro interés:

El Contrato con el Secretario-Administrador

Ochenta y seis obligaciones de los vecinos en la Comunidad según la Jurisprudencia

 

Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara

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14 Comentarios

  1. JOSE MARIA 17 mayo, 2018

    Teniendo en cuenta que la única persona que puede facilitar el certificado de deuda es el Administrador, ¿Puede éste cobrar lo que le parezca? Imaginemos que me pide 1.000 euros por hacer el certificado. ¿Tengo otra opción?

    Responder
    1. Miguel Fernández 19 mayo, 2018

      Buenos días.
      Efectivamente quien debe de realizar el Certificado de estar al corriente de pago de las cuotas de la comunidad es el Secretario, lo que pasa es que habitualmente los cargos de Secretario y Administrador corresponde al mismo profesional, pero hay casos en que el cargo de Secretario va por un lado y el cargo de Administrador va por otro, las funciones están diferenciadas en la Ley de Propiedad Horizontal. Tienes un artículo en la web que habla de estas responsabilidades, el artículo/post es el siguiente: https://adminfergal.es/los-organos-de-gobierno-en-una-comunidad-de-propietarios/ .El certificado se debe realizar según consta en el artículo 9 punto e) párrafo 4º que dice lo siguiente «En el instrumento público mediante el que se transmita, por cualquier título, la vivienda o local el transmitente, deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude. El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente. La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del Presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión».
      Una vez se solicite un Certificado al Secretario y a tu pregunta si un Secretario-Administrador puede cobrar lo que le apetezca deciros que nunca deberá ser así. Cuando se vaya a firmar un contrato con un Administrador que hará también funciones de Secretario, deberá aparecer en dicho contratos, que cuestiones se cobrarán a parte por no ser responsabilidad de la Comunidad y cuanto se cobrará por dichos servicios. Nosotros cobramos en nuestra Administración 20 €+ IVA., otros compañeros pueden cobrar, 30, 40, 50 € etc. Todo dependerá de la zona desde donde se trabaje, la complejidad de la finca u otros componentes a valorar. No hay un baremo actual que debe de ser igual para todos los administradores, hay libertad de de tarifas.
      ¿Tiene Vd. otra opción?, se la da la propia ley, «si la parte compradora o adquirente expresamente le exonera de esta obligación».
      Saludos.

      1. JOSE M 1 junio, 2018

        Yo creo que cuando un profesional firma un contrato con una comunidad de propietarios para ejercer el papel de administrador/secretario tiene que cumplir escrupulosamente la LPH y las obligaciones que implica su labor, entre ellas emitir el certificado de deuda en un plazo máximo de 7 días desde su solicitud y no debería connotarse nada más al respecto.

        El profesional deberá recoger en su contrato el cobro mensual por todas las obligaciones que el cargo le obliga y no puede dejar nada fuera porque al final la LPH no entiende de negocios aparte. Si asume este papel lo asume con todas sus consecuencias. Si por alguna razón no estuviese dispuesto a cumplir con algunas de las obligaciones recogidas en la LPH, tiene la potestad de no firmar el contrato con la comunidad.

        Entiendo que si el administrador se negase a entregar este certificado, incumpliendo claramente esta obligación, el vendedor, en caso de no producirse la venta por esta causa, podrá reclamar daños y perjuicios al administrador. Siendo además profesional y conocedor de la ley creo que las repercusiones pueden ser importantes. Más aún, me parece que el seguro de responsabilidad ni siquiera va a cubrir las posibles indemnizaciones dado que es un incumplimiento consciente.

        En resumen, no creo que un juez acepte que el motivo de la negativa a emitir el certificado fue que el comunero no quiso pagar la emisión puesto que la ley no indica nada de que para su emisión se tenga que pagar dinero, sino sólo de la obligación del administrador a emitirlo en un plazo máximo de 7 días naturales.

        Pienso el tema va por ahí. En cualquier caso la gente normalmente paga porque no le da importancia al coste pero si hubiese un comunero intransigente ¿se arriesgaría el administrador a verse envuelto en una demanda judicial que probablemente será favorable al comunero?

        1. Miguel Fernández 2 junio, 2018

          Buenos días Jose:
          Esto que me comentas es un tema recurrente entre la comunidad y el administrador. Creo que el tema del cobro de ciertos servicios del administrador, a particulares, tienen que quedar al margen de la obligatoriedad de la relación Comunidad/Administrador. Personalmente cuando hago un contrato nuevo con una Comunidad, comento que hay servicios que se mantienen al margen. Este contrato permite incluir las condiciones, cláusulas y pactos que las partes deseen incluir, entre ellas puede existir una cláusula de la emisión del certificado de estar al corriente de pago en el caso de la venta de una propiedad por parte de un propietario. Desde mi punto de vista, desde luego, es que si el Administrador no ha negociado en el contrato o en el propio acta a través de una Junta General, que dichos servicios de certificación están incluidos en el precio del contrato, el administrador tiene derecho a percibir sus honorarios por la emisión del certificado.
          Tengamos en cuenta que cuando un propietario solicita la emisión de un certificado para la venta de la vivienda, es por un vínculo contractual de carácter privado entre el propietario vendedor y el propietario comprador y aquí queda al margen la comunidad.
          La cuestión planteada es la siguiente, ¿el administrador de fincas está obligado a entregar el certificado si el comunero se niega a pagarle?, Mi opinión es que si está obligado a entregarlo, ahora bien en el momento de que se haga la entrega del mismo, el propietario vendedor deberá firmar dicha entrega y el Administrador podrá reclamar la cantidad judicialmente. No creo que el vendedor quiera tener un problema por 30, 40 o 50 euros y que al final el pago del certificado suponga la deuda de la emisión del certificado mas las costas judiciales correspondientes.
          Un saludo.

  2. paco 7 marzo, 2019

    Como actuar con un administrador que coacciona ante la venta de local, con deudas inexistantes para emitir certification de deudas.

    Responder
    1. Miguel Fernández 8 marzo, 2019

      Buenos días Paco.
      Esto que me cuentas es algo difícil de entender para un profesional de la administración de fincas. Lo primero que te pediría es que comprobaras si este administrador es Administrador de Fincas Colegiado (AFC). Los AFC tenemos una idea clara de lo que debemos emitir como certificado de deuda y solamente lo hacemos cuando se solicita por venta de local o vivienda. El artículo 9 e) párrafo 3 nos dice lo siguiente «En el instrumento público mediante el que se transmita, por cualquier título, la vivienda o local el transmitente deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude. El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente. La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de Secretario, con el visto bueno del Presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión.»
      Nosotros emitimos el certificado dándonos un margen de 7 días y como Secretario, con el visto bueno del Presidente, respondemos en caso de culpa o negligencia. Para nosotros es una información muy sensible y de vital trascendencia.
      Además me indica que el administrador le coacciona ante la venta del local, con deudas inexistentes y que estas deudas las emite en la certificación. Muy seguro tiene que estar el Administrador para que le ponga las deudas en la certificación. Me cuesta creer que el Administrador alga una cosa así, si es Colegiado, tiene vd. todo el derecho para denunciar «el hecho existente» ante la comisión de deontología del Colegio al que esté adscrito el colegiado. Ellos tienen la capacidad de mediar y de solicitar al Colegiado todas aquellas cuestiones necesarias para tomar una resolución y si a vd. no le convence lo que allí se decide siempre tiene la posibilidad de ir a los tribunales ordinarios.
      Los Estatutos de un Colegio Profesional de Administración de Fincas tiene en su contenido unos principios generales, en el de Madrid, por ejemplo, se nos dice que «los colegiados ejercerán la actividad con una conducta moral profesional intachable, sujetos a los imperativos de la buena fe, de la confianza, el respeto y la responsabilidad, anteponiendo los legítimos intereses que tiene encomendados a cualquier otro. Los colegiados deberán respetar los principios de probidad, rectitud, integridad y honestidad profesional».
      Muy buenos profesionales, regulares y malos profesionales hay en todos los lados, pero le puedo asegurar que en general mis colegas suelen hacer bastante bien su trabajo y sobre todo en estos temas tan sensibles que pudiera repercutir una sanción penal por falsedad documental. El artículo 390 del código penal nos advierte de las posibles penas por falsedad documental:
      Artículo 390.

      1. Será castigado con las penas de prisión de tres a seis años, multa de seis a veinticuatro meses e inhabilitación especial por tiempo de dos a seis años, la autoridad o funcionario público que, en el ejercicio de sus funciones, cometa falsedad:
      Alterando un documento en alguno de sus elementos o requisitos de carácter esencial.
      Simulando un documento en todo o en parte, de manera que induzca a error sobre su autenticidad.
      Suponiendo en un acto la intervención de personas que no la han tenido, o atribuyendo a las que han intervenido en él declaraciones o manifestaciones diferentes de las que hubieran hecho.
      Faltando a la verdad en la narración de los hechos.»

      Si mi colega está haciendo algo ilegal deberá hacer el procedimiento que corresponda, pero si no lo está haciendo porque tiene todo el derecho y la obligación de poner la deuda que corresponde deberá pagarla para que no aparezca en la certificación. La resolución del tema dela deuda es muy fácil de comprobar, ¿no cree?, Vd. le indica al Secretario-Administrador que la tiene pagada con la documentación pertinente y lo podrán cotejar en la Administración, si se comprueba que tal deuda es inexistente, se deberá regularizar el apunte contable donde aparece la deuda pendiente de cancelar, si no es así y el Administrador le informa adecuadamente porque aparece la deuda existente, será Vd. quién deberá admitir su equivocación, y si cada uno está en su postura mi recomendación es la que le he dicho anteriormente, primero un arbitraje en deontología del Colegio y después de tribunales ordinarios.
      También le recomendaría hacer intervenir en este tema al Presidente, no se olvide que es el máximo representante de la Comunidad. No nos olvidemos lo que dice el artículo 13. de la Ley de Propiedad Horizontal: «El Presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten». Y no se olvide también que el Presidente es el que tiene que dar el visto bueno a la certificación de deuda que se emita, este también se verá implicado en caso de denuncia.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

  3. Jorge 17 junio, 2019

    Buen día
    Quiero impugnar un acuerdo de la Comunidad.
    A fecha 3-junio le pedí al Administrador una relación de recibos pendientes con la Comunidad
    A fecha 13-junio pague toda la deuda pendiente y le he vuelto a pedir la relación de recibos pendientes a fin de acreditar que estoy al corriente de pago, en lugar de eso, me ha entregado la cuenta contable de mi persona en el Libro Mayor en el que aparece el saldo a 0

    Pregunto:
    1) El contexto es impugnar un acuerdo (no una venta), por lo tanto, Tiene la obligación de emitir un certificado de deuda y acreditar que no tengo deuda
    2) El Libro Mayor indicando que el saldo es 0, sirve para acreditar estar al corriente de pago ??

    Muchas gracias

    Responder
    1. Miguel Fernández 27 junio, 2019

      Buenos días Jorge. Vd. puede pedir que le informe de la situación que tiene como propietario y si tiene algún saldo deudor y el Administrador le ha entregado el libro mayor donde el saldo es 0 por lo tanto está al corriente de pago. Otras cuestión diferente será que vd. quiera un certificado de estar al corriente de pago, si es así, el Administrador es posible que le cobre el importe del certificado. Los Administradores en nuestra relación con la comunidad indicamos que asuntos son propios de la comunidad y por lo tanto está dentro del precio fijado en el contrato y que asuntos están fuera del ámbito de la comunidad como por ejemplo un certificado de estar al corriente de pago por parte de un propietario, tema ajeno al ámbito de la comunidad el cual lo cobramos aparte.
      Dependerá del acuerdo tomado por la Comunidad con el Administrador, lo habitual es que estos temas estén fuera del contrato y se cobren individualmente al propietario interesado.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

  4. Dniel 3 julio, 2019

    Hola.
    Si el secretario es un propietario y el administrador una empresa, me pueden cobrar por el certificado de deuda??

    Muchas gracias.

    Responder
    1. Miguel Fernández 6 julio, 2019

      Buenas tardes Daniel:
      Muy buena pregunta. El artículo 9 de la ley de propiedad horizontal en su apartado e) en su párrafo 4º dice textualmente lo siguiente: «El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente. La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de Secretario, con el visto bueno del Presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión.»
      Es el Secretario quien realiza el certificado de estar al corriente de pago y por lo tanto sería él si fuera un profesional independiente quien tuviera la capacidad de cobrar al propietario que lo solicitara al ser una actuación individualizada y no de la propia comunidad, pero si el Secretario es un propietario, entiendo que la Comunidad a través del mismo debería aportar esta información al propietario que lo solicita sin coste alguno. Otra cuestión será el acuerdo, o bien como esté redactado el Contrato con el Administrador y si en el mismo viene este condicional, donde los certificados se paguen de forma independiente. Si el Contrato está firmado y aprobado por los propietarios, el administrador estaría en su derecho de cobrarlo, desde mi punto de vista.
      Saludos.
      Miguel
      691564359

  5. Lucía 28 septiembre, 2019

    Hola, en mi comunidad somos solo tres vecinos en la que hay un presidente y yo que soy la secretaria y con acceso a las cuentas. Con motivo de la venta de mi vivienda he solicitado al presidente un certificado de de no deuda de estar al día con la comunidad. Pero el presidente me da largas y no hay forma que me lo entregue estando al día con mis cuotas.

    Siendo secretaria, ¿ puedo firmar yo el certificado de no deuda aunque sea mi vivienda? Y si no, ¿qué puedo hacer?

    Por favor me urge la respuesta

    Gracias

    Responder
    1. Miguel Fernández 29 septiembre, 2019

      Estimada Lucia.
      Aprovecho esta contestación para decirles a nuestros lectores que nosotros no funcionamos con tiempo, que todos los comentarios que hacemos son gratuitos y que estos se contestan en función de la disponibilidad de nuestra administración.
      Dicho lo anterior, su respuesta es sencilla, debemos de aplicar lo que indica el artículo 9.e que dice lo siguiente: «En el instrumento público mediante el que se transmita, por cualquier título, la vivienda o local el transmitente, deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude. El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente. La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión.»
      Normalmente los notarios cuando se va a hacer una escritura de compraventa suelen admitir el certificado hecho por el Secretario-Administrador, pero hay algunos que requieren la firma del Presidente dando su visto bueno.
      Un cordial saludo
      Miguel
      691564359

  6. Mi pregunta: ¿Puede el Administrador negarse a entregarme el certificado de expensas (indispensable para poder escriturar la venta de mi departamento)? Aclaro que el Administrador me está reclamando un pago extra por una reparación realizada con posterioridad a la última Asamblea y, por lo tanto, aun no aprobada por ese órgano.

    Atte.

    José Manuel Fernández Santana

    Responder
    1. Miguel Fernández 1 diciembre, 2019

      Buenos días Jose Manuel.
      El Administrador tiene la obligación de entregarle el certificado siempre que se lo solicite y tiene 7 días para poder hacerlo. El debe de expedir dicho certificado con la deuda que en ese momento sea exigible y no se haya pagado hasta ese momento. El administrador debe de poner aquellas derramas que se hayan propuesto y aprobado como información y recordatorio de cuando empiezan a ser exigibles porque el comprador deberá de tenerlo en cuenta ya que irán a su nombre.
      Vd. puede poner en venta una vivienda y el administrador debe de poner en el certificado de deuda el importe pendiente de pago de la derrama, si ya se ha empezado a cobrar.
      Un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

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