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El correo electrónico y las nuevas pruebas documentales digitales

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EL CORREO ELECTRÓNICO Y LAS NUEVAS PRUEBAS DOCUMENTALES DIGITALES

Aunque todavía no tenemos una legislación concreta en relación a las pruebas documentales digitales y su desarrollo y aplicación en España, existen leyes que hacen referencia a dichas pruebas. Las más importantes son las siguientes:

  • Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
  • Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
  • D. 84/2007, de 26 de Enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos, documentos, etc.
  • Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
  • Ley 1/2000, de 07 de Enero, de Enjuiciamiento Civil (arts. 264 al 272 y 317 al 352).
  • Ley Orgánica 10/1995, de 23 de Noviembre, del Código Penal.
  • Constitución Española (arts. 10, 18, 20 y 24), etc.

Por otra parte, se va desarrollado jurisprudencia, aclarativa del uso adecuado de las pruebas documentales digitales a través de Sentencias del Tribunal Constitucional, Tribunales Supremos de lo Civil, de lo Penal y del Contencioso Administrativo, Audiencia Nacional, Audiencias Provinciales, etc.

Centrándonos en materia de pruebas documentales digitales en el Derecho de la Propiedad Horizontal, la prueba documental por excelencia y de la que disponemos más jurisprudencia es el CORREO ELECTRÓNICO.

La descripción legal del correo electrónico es “todo mensaje de texto, voz, sonido o imagen enviado a través de una red de comunicación pública que pueda almacenarse en la red o en el equipo terminal de receptor”.

El correo electrónico sustituye al papel como medio de comunicación habitual, de aquí la necesidad jurídica de regular su uso y aplicación en los particulares como en los propios Estamentos Jurídicos.

Con relación al uso y aplicación del correo electrónico en el ámbito de lo Civil y sobre todo de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) existen artículos que hacen referencia de una forma más o menos directa:

El art. 9.1.H dice que “son obligaciones de cada propietario el comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la Comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la Comunidad”. De este artículo se deduce que si existe un expreso reconocimiento y aceptación del Propietario en la recepción de la documentación aportada por la Junta de Gobierno (Presidente/Secretario-Administrador), tal dirección se debería dar como válida. La decisión de que se le envíe a un propietario la documentación a través de correo electrónico es una decisión personal, no es necesaria la aprobación por parte de la Junta de Propietarios.

Atendiendo a lo que dice el art. 15.1 de la LPH, en lo referente a que el propietario dé su representación en la Junta de Propietarios a un tercero, al Presidente u otro Propietario que vote por él, no será suficiente con que aparezca la intención en el cuerpo del correo electrónico, será necesario que el propietario envíe la delegación escaneada. De esta forma se evitarán falsificaciones de las direcciones de correo de diferentes propietarios que habitualmente no vayan a las Juntas.

Con respecto a las comunicaciones de las convocatorias por parte del Presidente y/o el Administrador o bien el envío de las Actas (art. 16.2, 16.3 y 19.3 de la LPH), se podrán enviar a través del correo electrónico en las mismas condiciones que lo referido en el art. 9.1.h. Tiene que haber un reconocimiento y aceptación del propietario en la recepción de la documentación enviada a través de este medio (voluntariedad)  y cuando se produzca el envío, que la lectura del correo entrante se haya aceptado por parte del Propietario que lo ha recibido (confirmación de la entrega).

Es imprescindible que cualquier modificación o cambio en el correo electrónico por parte de un Propietario sea notificada de forma inmediata al Presidente/Administrador.

La comunicación del acuerdo en Junta aprobando la liquidación de la deuda al moroso como paso previo a la tramitación judicial mediante el procedimiento monitorio (art. 21.2 de la LPH), se podrá realizar al Propietario mediante correo electrónico siempre que existan los supuestos antes vistos de voluntariedad del propietario moroso en la recepción de los documentos vía correo electrónico.

Por lo tanto, insistiendo en lo comentado en los puntos precedentes se puede decir:

  • Que no es preciso el acuerdo de la Junta de Propietarios para que se lleve a cabo la implantación del correo electrónico en las relaciones entre propietario y Junta de Gobierno (Presidente/Secretario/Administrador).
  • Que no se debe haber imposición a los propietarios la utilización de la tecnología de la información (correo electrónico). Esta debe ser voluntaria. No debe imponerse un criterio a través de la Junta a los propietarios que no quieran invertir en estos medios de comunicación o bien por su edad o conocimientos técnicos, no se adapten a los mismos.
  • Que la Junta de Propietarios podrá decidir aquello que tenga una relación directa con su Administrador y que pueda afectar en su conjunto, como por ejemplo: tener una página web informativa o bien enviar correo electrónico además del correo tradicional, pero esto solo lo podrá hacer con aquellos propietarios que dispongan de dichas tecnologías. No se puede obligar a quien no disponga de las mismas.
  • Que tan importante es la documentación que se envía a través del correo electrónico como la constancia de la recepción de dicho correo. El justificante de la recepción del correo puede ser transcendental en un procedimiento judicial.

Les adjunto otros enlaces de mi sitio web que pueden ser de vuestro interés:

El proceso o procedimiento monitorio

Reflexiones de un Administrador de Fincas Colegiado sobre la Ley de Propiedad Horizontal

 

Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara

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8 Comentarios

  1. José Fernández Arias 23 diciembre, 2018

    Recientemente acudí a una junta extraordinaria donde se llevaba en el orden del día la sustitución de la administradora, se somete a votación y la administradora lleva la representación de tres copropietarios, es esto legal alguien que no es propietario y siendo parte dado que trabaja para la comunidad.
    Mucha gracias.

    Responder
    1. Miguel Fernández 24 diciembre, 2018

      Buenos días José.
      La Ley de Propiedad Horizontal exige para la representación de un propietario lo siguiente, art. 15.1: «La Asistencia a la Junta de propietarios será personal o por representación legal o voluntaria, bastando para acreditar ésta un escrito firmado por el propietario». Si la Administradora lleva tres representaciones es porque los propietarios que han delegado en ella tienen toda la confianza en su trabajo, por lo tanto tiene todo el derecho de llevar dichos votos representados.
      No hay limitación, la representación se puede dejar al Presidente, al Secretario, al Administrador, a un vocal, a un propietario o a cualquier persona ajena a la finca siempre que ese día lleve una representación por escrito.
      Reciba un cordial saludo.
      Miguel
      691564359

      1. Vicente 10 mayo, 2020

        Buenas tardes y muchas gracias por ayudarnos. Mi nombre es Vicente. En mi comunidad la mayoría de propietarios son extranjeros. El presidente lleva en el cargo 4 años. Además de presidente es el encargado del mantenimiento de la piscina y jardín. Se camelo a los propietarios y desde entonces acude a las juntas con 20 representaciones. Sospecho que la mayoría son fotocopias. Si no entiendo mal, junto a la representación en junta enviada por mail es obligatorio adjuntar copia del mail?

        1. Miguel Fernández 11 mayo, 2020

          Buenos días Vicente.
          La jurisprudencia admite la delegación de voto firmada por el propietario ausente. No vale una copia de un correo sino una fotocopia de la delegación de voto con la firma del propietario representado. Sería conveniente desde luego que en la delegación de voto apareciera la fecha de la junta para verificar que corresponde a esta y no a otra anterior. Si además se acompaña el correo electrónico mejor visos de transparencia. Pero no se olvide que la delegación debe de venir firmada que habrá sido enviada por el propietario. Si la delegación de voto aparece firmada pero sin fecha de la junta tampoco es válida.
          Recuerde lo que dice la laey de propiedad horizontal al respecto en su artículo 15: «1. La asistencia a la Junta de propietarios será personal o por representación legal o voluntaria, bastando para acreditar ésta un escrito firmado por el propietario.» Siempre firmado y reflejando a que junta corresponde la representación.
          Saludos.
          Fdo. Miguel Fernández
          691564359

  2. Carlos 16 noviembre, 2020

    Buenos días Miguel mi nombre es Carlos y resido en Madrid.
    En primer lugar gracias por ayudar a los comuneros en temas de la LPH que suelen ser escabrosos.
    En mi comunidad el correo electrónico está implantado totalmente y nuestra administradora nos manda todo tipo de información por mail, convocatorias de las juntas, actas de las mismas…etc. También se usa el papel y el tablón de anuncios por aquello de que un comunero no controle el mail.
    En la ultima reunión en el turno de ruegos y preguntas solicité que se abriese una cuenta de mail genérica para el presidente de turno, evitando así posibles problemas con la LOPD y aprovechando la posibilidad de que esa cuenta fuese «heredada» por cada presidente de turno en un futuro. Hubo acuerdo positivo sin oposición de ningún comunero y esta recogido en el acta como que se asume la petición de dotar al presidente de un mail genérico.
    La cuenta está creada, pero alegan la administradora y el presidente que como mi propuesta fue en el turno de ruegos y preguntas se debe esperar a la proxima reunión de vecinos (con el estado de alarma y el COVID es imposible celebrarla) para que esta iniciativa sea votada.
    Sé que la LPH no permite llegar a acuerdos en ruegos y preguntas pero jamás antes ha sido tan necesario tener una vía de comunicación con el presidente totalmente aséptica por el COVID.
    Mi pregunta es si hay alguna manera de hacer esta vía factible para que los propietarios podamos gozar de comunicación con el presidente para asuntos de urgencia o comunicar cualquier contingencia.
    Gracias por su atención Miguel.
    Un afectuoso saludo.

    Responder
    1. Miguel Fernández 19 noviembre, 2020

      Estimado Carlos,
      Tener una cuenta genérica que controle el presidente es algo muy usual en diferentes comunidades, personalmente no la recomiendo porque puede haber presidentes que no utilicen este medio telemático para recibir las quejas de los propietarios
      . Creo que es más lógico que la cuenta de la comunidad llegue a través de la administración y que sea este quien de las respuestas oportunas y reporte la informacion al presidente. Imagínese que el presidente es una persona jubilada y pasa días sin tener contacto con el correo electrónico, siempre podrá el administrador hablar con el presidente para actuar en aquellas cuestiones necesarias.
      Parece lógico pensar que esta nueva organización sea trasladada a un punto del orden del día y sea notificada previamente a través de la convocatoria y aprobada en Junta.
      Un saludo
      Miguel
      691564159

  3. Pilar 11 diciembre, 2020

    Puede la administradora de la comunidad enviar un documento que ha mandado otro vecino acusando a un vecino poniendo número y letra de piso de suciedades por parte de sus hijos y amigos en el portal sin pruebas

    Responder
    1. Miguel Fernández 12 diciembre, 2020

      Hola Pilar:
      La Administradora no debe de realizar este tipo de actuaciones indicando la vivienda. Si puede poner una circular donde indique que no se realice dichas actuaciones. Aunque el vecino se merezca este comentario, la administradora debe de ser prudente y profesional.
      Un saludo.
      Miguel
      691564359

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