El Contrato con el Secretario-Administrador
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El contrato con el Secretario-Administrador de una Comunidad de Propietarios
Contrato con el Secretario-Administrador
En numeras ocasiones en diferentes foros se nos hace la pregunta en relación al contrato de mandato/servicios que realiza una Comunidad de Propietarios con el Secretario Administrador. Cuáles son los derechos y obligaciones de cada uno, que servicios entran dentro del propio Contrato y que servicios no quedan regulados dentro del mismo. Con objeto de que posteriormente no existan diferencias de criterio en la interpretación del contrato, es importante que en el mismo vayan especificados todos los servicios que entran dentro del mismo y aquellos servicios que por su naturaleza quedan al margen del propio contrato teniendo el Secretario-Administrador el derecho de cobrar sus minutas, bien sea a la Comunidad de Propietarios, bien sea a los propietarios de forma individualizada.
Para evitar controversias es conveniente que en todo lo posible, queden reflejados en el contrato, los servicios que están incluidos en el mismo y los que no lo están. Hay que enumerarlos con la mayor minuciosidad posible e incluir los costes que se derivaran de las actuaciones. Preguntas e interrogantes como: Certificaciones, recibos, asistencia a juntas, obras, instalaciones y rehabilitación de inmuebles, actuaciones judiciales, desafección y venta de elementos comunes, suplidos, protección de datos, etc. deben de quedar suficientemente resueltas en el contrato de mandato/servicios.
En el siguiente modelo de contrato con el administrador quedan descritas muchas de las preguntas que nos hacemos habitualmente y espero que sirva de modelo para una buena relación entre la Comunidad y el Secretario-Administrador.
En Madrid, a xx de xxxxxx de 2017REUNIDOS
De una parte, la Comunidad de Propietarios (en adelante, La Comunidad) xxxxxxx representada en este acto por su Presidente D. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx nombrado en Junta General de la Comunidad celebrada el día xx de xxxxx de x.xxx, con DNI nº xxxxxxa vigente y con domicilio en C/xxxxxxx, nº x, 2º xxxx. 280xx. Madrid
De otra parte, Don Miguel xxxxxxxxx xxxxxxx (en adelante, el Secretario-Administrador), Administrador de Fincas Colegiado nº xxxx con DNI nºxxxxxxx y con domicilio en xxxx. Xxxxxxxxxx-xxxxxxxx, nº xx-xx x x-xº x. 280xx. Madrid
Don Miguel xxxxxxxxx xxxxxxx, que en su condición de Administrador colegiado, es beneficiario de las siguientes pólizas de seguros suscritas por el Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid:
1.000.000 Euros: Cubriendo el riesgo de Responsabilidad Civil Profesional ante las Comunidades administradas.
25.000,00 Euros: Por Fianza, que avala la gestión económica y el movimiento dinerario de dicha Comunidad.
Que interesando a la Comunidad la designación de un profesional para un bien inmueble y al Administrador la aceptación del encargo libre y voluntariamente:
El primero, como Presidente de la Comunidad de Propietarios de la finca de la Calle xxxxxxx, nº x, (en adelante La Comunidad).
El segundo en su propio nombre y derecho.
Ambas partes manifiestan y se reconocen mutuamente con la capacidad legal necesaria para suscribir el presente contrato.
1- LA COMUNIDAD arriba mencionada contrata a D. Miguel xxxxxxxxx xxxxxxx, como Secretario-Administrador de la finca, aceptando el cargo, con efectos desde el día de la fecha.
2- El presente nombramiento ha sido ratificado en la Junta General Ordinaria celebrada el día xx/xx/xxxx en su punto xº, con constancia en el libro de Actas de la misma.
3- Los servicios de administración objeto del presente contrato serán los ofertados en el presupuesto previamente presentado y entre otros los siguientes:
a) Gestión de cobro de los recibos de provisión de fondos mensuales tanto de los presupuestos ordinarios como extraordinarios.
b) Control y pago de todas las obligaciones económicas de LA COMUNIDAD de carácter periódico y regular, así como otras de carácter excepcional que encomiende al Secretario-Administrador, al objeto de mantener un correcto funcionamiento de todos y cada uno de los servicios del inmueble todo ello sin perjuicio de lo establecido en la Ley de Servicios de Pago.
Se excluye de este servicio, expresamente, el pago de cualquier obligación económica particular de los copropietarios de la finca.
c) Confección de una liquidación anual de cuentas, con detalle de los cobros y pagos efectuados, con sus correspondientes justificantes, detalle de los gastos por grupos y debidamente distribuidas por coeficientes con sus correspondientes saldos por copropietarios al final del ejercicio conforme al sistema de reparto de gastos establecido.
Confección del presupuesto anual de gastos y su distribución.
d) Convocatoria a Juntas Generales, Ordinarias y Extraordinarias y asistencia a la Junta General tanto ordinaria como extraordinaria por un Administrador de Fincas Colegiado y levantar acta de los acuerdos que se tomen para su posterior transcripción al Libro de Actas de la comunidad, así como la distribución de dichas actas a todos los copropietarios de la finca.
e) Se encargará de la conservación y mantenimiento del inmueble disponiendo las reparaciones y medidas de carácter urgente debiendo informar de forma inmediata al presidente o, en su caso, a los propietarios.
Cuando el cliente sea tomador de cualquier contrato de seguro, se encargará de la coordinación de la gestión de los siniestros pudiendo delegar esta función en un profesional de la mediación de seguros.
4.- Tendrá el control de los extractos bancarios y firma conjunta con el Presidente y Vicepresidente en la cuenta de la comunidad y se le facultará en Junta de Propietarios, si procede para gestionar y firmar los convenios que se encuentren suscritos por el Colegio con entidades bancarias con el fin de reducir costes bancarios, si así lo decidiera la Comunidad.
5.- Atenderá todos los pagos y obligaciones de la finca con el saldo disponible en cada momento, quedando eximido de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse por desatender alguna obligación por falta de fondos en la cuenta de la comunidad debiendo informar al Presidente o a la junta de gobierno de la falta de fondos para atender tanto los gastos ordinarios como extraordinarios.
6.- El Secretario- Administrador gestionará y asesorará en todos los temas que sean de su competencia según figura en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal y de forma específica en los siguientes temas: Calefacción, agua caliente, aire acondicionado, ascensores, instalaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros, antenas de televisión, Prevención de incendios, garajes, Piscinas, animales domésticos, tramitación y liquidación de impuestos que afecten a la propiedad inmobiliaria, legislación laboral y de Seguridad Social, Estatutos de los Trabajadores, convenios colectivos de empleados de fincas urbanas, contratos laborales en sus distintas modalidades, tramitación de altas, bajas en la Seguridad Social, confección de nóminas, confección de seguros sociales, retención e ingresos a cuenta del IRPF, incapacidad transitoria y accidentes de trabajo, certificación a trabajadores de la comunidad, sanciones, despidos, finiquitos, prevención de riesgos laborales. También asesorará en todos aquellos temas como la Ley de Arrendamientos urbanos, Ley Orgánica de Protección de Datos, Ley de Propiedad Horizontal, viviendas de protección oficial, rehabilitación de viviendas e impuesto de bienes inmuebles.
7.- EL Secretario-Administrador no estará obligado al cobro de recibos en su despacho, ni gestionar su cobro en el domicilio del propietario obligado.
8.-El plazo de vigencia del presente contrato se establece por un año, renovable tácitamente por años sucesivos que coincidirá con la celebración de la junta general de propietarios ordinaria en la que se renueven los cargos con independencia de la fecha del contrato.
En el supuesto de resolución contractual de este contrato, con anterioridad a la fecha de su vencimiento, o de cualquiera de sus prórrogas, La Comunidad se compromete y obliga a abonar en concepto de indemnización, una suma igual a los honorarios dejados de percibir de la anualidad presente desde la última renovación.
Dichos honorarios serán revisables anualmente coincidiendo con la fecha de renovación de la junta general ordinaria y de acuerdo con la variación que experimente el Índice de Precios al Consumo y con efectos desde el comienzo del ejercicio económico.
No están incluidos en los honorarios ordinarios de administración, y en consecuencia, serán objeto de facturación separada e independiente, los siguientes servicios:
– La tramitación de subvenciones y ayudas municipales, autonómicas y estatales. En obras de rehabilitación, el Secretario-Administrador cuando sea encargado de la tramitación del expediente oficial de subvención, tendrá derecho a percibir la cantidad de 300 € por la tramitación del expediente.
– Los certificados de estar al corriente de pago y de repercusiones de IVA. En este caso se fija un precio de 20 € por cada certificado que se haya de emitir a un particular y se cobrará directamente al particular.
– Cualquier otro certificado que se solicite. En las mismas condiciones que el punto anterior.
– Juntas Generales Extraordinarias en días laborables, a partir de la 2ª Junta Extraordinaria dentro del año en curso (están incluidas según presupuesto una Junta General Ordinaria y una Junta General Extraordinaria), se valoran en xxx € IVA.
– Las asistencias a juntas generales extraordinarias que se celebren en sábados, domingos y festivos. Estas Juntas extraordinarias se valoran en xxx € IVA.
– Los suplidos: Fotocopias, Impresión de documentación en oficina, sobres, sellos de correo o franqueo, recibos, impresos oficiales, etiquetas, carpetas, material de oficina, carteles plastificados, llaves de la comunidad, etc.
El coste tanto de la fotocopia como de la impresión en oficina se fija en 0,08 cts. /hoja.
– Por la gestión y control económico-administrativo de las obras de rehabilitación general del edificio que supere la cantidad de 100.000 € el Secretario-Administrador percibirá la cantidad del 1% del presupuesto.
– La asistencia a juicios. En aquellas actuaciones judiciales que se requiera la presencia del Secretario-Administrador, se percibirá la cantidad de 60 €.
– La preparación de expedientes judiciales. En aquellos casos en que la preparación, presentación y gestión completa de aquellas demandas judiciales que no requieran la intervención de profesionales del derecho y la comunidad encargase dicha gestión al Secretario-Administrador, este percibirá la cantidad de 300 €.
– Cuando el Secretario-Administrador sea el encargado de proceder a la desafección y venta de elementos comunes de la finca, podrá percibir por ello unos honorarios profesionales que se establece en el 1% del presupuesto.
– Cuando el Secretario-Administrador sea el encargado de hacer las gestiones, encaminadas a inscribir en la Agencia de Protección de Datos, así como su seguimiento anual, los ficheros de propietarios así como del personal de la comunidad de propietarios o propiedad facturará por la inscripción del fichero: 60 € y por su mantenimiento anual: 50 €. Si se diera dicho trabajo a un tercero, el coste que corresponda a los Servicios de dicha empresa.
– Los costes de comunicaciones y telefonía quedan integrados en el contrato, sin que haya costes adicionales por dichos conceptos.
– Cualquier gestión solicitada individualmente por un propietario será objeto de facturación separada a este propietario.
– Cualquier otra gestión u obligación de toda índole derivada de una nueva regulación y que fuera posterior a la fecha del presente contrato.
10.- Que, en el desarrollo de sus funciones, el Secretario-Administrador accede a los datos de carácter personal de los ficheros de la Comunidad de Propietarios.
Que, a tal efecto, el Secretario-Administrador manifiesta expresamente, bajo su responsabilidad, que reúne todas las garantías para el cumplimiento de las disposiciones del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y que se compromete a cumplirlas.
Que de acuerdo con el artículo 12 de LOPD, el Secretario-Administrador, en su condición de encargado del tratamiento de los datos de la Comunidad de Propietarios, únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones de esta, prohibiéndose expresamente su aplicación o utilización con un fin distinto al establecido en la relación que les vincula. Como norma general, las instrucciones que debe cumplir el Secretario-Administrador en el tratamiento de datos personales son las que, en buena lógica, se deducen de la propia naturaleza de los servicios contratados y son necesarias para su cumplimiento. En caso de que Comunidad de Propietarios estimase oportuno impartir instrucciones distintas de las mencionadas, las comunicará expresamente al Secretario-Administrador.
El Secretario-Administrador no podrá ceder o comunicar los datos a terceras personas, ni siquiera para su conservación, sin autorización de la Comunidad de Propietarios.
No obstante lo anterior, por virtud de este contrato, la Comunidad de Propietarios autoriza al Secretario-Administrador para poder contratar a su criterio, tanto en su propio nombre como en nombre y por cuenta de aquella, a profesionales asesores laborales, tributarios, mercantiles, de protección de datos, contables, jurídicos o económicos, para que le asesoren en las funciones que le han sido encomendadas, así como a empresas o profesionales de informática encargados de la implantación o mantenimiento de los sistemas informáticos mediante los cuales se traten los datos de la Comunidad de Propietarios. A tal fin, la Comunidad de Propietarios autoriza al Secretario-Administrador para que proporcione a las personas o empresas subcontratistas el acceso a los datos personales de los ficheros de aquella, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que la identidad de la persona o empresa subcontratista y los concretos servicios que esta llevará a cabo sean comunicados al Presidente de la Comunidad de Propietarios.
b) Que entre el Secretario-Administrador y el profesional o la empresa subcontratista se suscriba un contrato de acceso a datos en el que ésta última se comprometa a tratar los datos personales de los ficheros de la Comunidad de Propietarios en los términos exigidos a los encargados del tratamiento por el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se desarrolla aquella.
c) Que el profesional o la empresa subcontratista garantice expresamente y por escrito, bajo su responsabilidad, que reúne todas las garantías para el cumplimiento de las disposiciones del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y que se comprometa a cumplirlas.
d) Que la empresa subcontratista trate los datos personales a los que acceda, exclusivamente, conforme a las instrucciones de la Comunidad de Propietarios, según le sean transmitidas directamente por ella o a través del Secretario-Administrador.
El Secretario-Administrador se compromete a implementar en sus sistemas técnicos y organizativos las medidas para la seguridad de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal que establece el Real Decreto 1720/2007, aplicando las medidas correspondientes al nivel básico, medio o alto de seguridad que proceda de conformidad con dicha norma. En los casos en que los servicios se presten en los propios locales del Secretario-Administrador, este garantiza que dispone de un Documento de Seguridad, en el que se recogen todas las medidas legales y que es cumplido. No obstante, en caso de que, ya con carácter permanente o habitual, ya excepcionalmente, los tratamientos de datos personales que deba efectuar el Secretario-Administrador se realicen utilizando los sistemas de tratamiento de la Comunidad de Propietarios, bien presencialmente bien mediante conexiones en remoto, el Secretario-Administrador se compromete a observar las medidas de seguridad contenidas en el Documento de Seguridad de la Comunidad de Propietarios. El Secretario-Administrador deberá exigir a sus empleados y demás personal que dependa de él que se comprometan expresamente a cumplir dichas medidas de seguridad, debiendo responder de cualquier incumplimiento cometido por ellos.
El Secretario-Administrador, en su condición de órgano de la Comunidad de Propietarios, será responsable de controlar que se cumplen los compromisos asumidos en este contrato.
Una vez terminada la relación jurídica entre la Comunidad de Propietarios y el Secretario-Administrador, el segundo deberá devolver los datos, bien a la propia Comunidad de Propietarios, bien al nuevo Secretario-Administrador que la Comunidad de Propietarios designe expresamente. Una vez devueltos los datos, el Secretario-Administrador borrará los soportes o documentos que contengan dichos datos y que todavía mantenga en su poder. No obstante, el Secretario-Administrador conservará los datos, debidamente bloqueados, en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con la Comunidad de Propietarios.
A efectos del cumplimiento del artículo 26 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Comunidad de Propietarios autoriza expresamente al Secretario-Administrador para que inscriba los ficheros de la Comunidad de Propietarios en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos o para que pueda encomendar a una tercera empresa que lo haga por cuenta de la Comunidad de Propietarios, en caso de que no estuvieran inscritos o hubiera que realizar alguna modificación o cambios en la 1ª inscripción.
Cada una de las partes queda informada de que sus datos de carácter personal serán tratados por la otra parte con la finalidad de permitir el desarrollo, cumplimiento y control de la relación de prestación de servicios concertada entre ellas. Cada una de las partes podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en el domicilio de la otra parte que figura en el encabezamiento.
El presente contrato se regirá por las cláusulas contenidas en el mismo y, en lo no previsto, por la legislación española aplicable. Las partes, para cualquier cuestión relativa a la interpretación o aplicación del presente contrato, se someten, de forma expresa y con renuncia a su propio fuero, a los Juzgados y Tribunales que tengan jurisdicción en el lugar que consta en el encabezado.
Y, en prueba de su conformidad con lo manifestado, las partes firman el presente escrito en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.
Fdo. Miguel Fernández
Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara
Queremos cambiar de adimistrador de fincas de comunidad de vecinos, le hemos pedido el contrato que firmamos en su día y no lo entrega, para saber cuanto tiempo con antelación a su final de contrato hay que comunicarlo, ya que nos dice que como el contrato es anual tenemos que comunicarselo TRES MESES antes.
Gracias
Hola Manuel.
Dependerá lo que tengáis firmado en el contrato si hay un período de carencia. Lo que no puedo entender es porque el administrador no os facilita el contrato. Este debe de estar a disposición de todos los propietarios o al menos el Presidente debería tener una copia del mismo. Entiendo que tres meses es un período suficiente para recordarle que en la próxima junta que se realice se votará y se decidirá la renovación o no, esto que le digo sería en junta extraordinaria, porque en junta ordinaria es cuando se decide la renovación o no de todos los cargos. Deberán revisar cuando se firmó el contrato y si la renovación depende de la fecha del contrato o bien de la fecha de la junta general.
Recuerden que la renovación de un administrador se deberá hacer previa convocatoria.
Un cordial saludo.
Miguel
691564359
Buenas tardes,
en nuestra comunidad de propietarios tenemos presidente, secretario y administrador, y tanto el secretario como el administrador, elegido en Junta de Propietarios, quieren cobrar por sus servicios realizados. Mi pregunta es, es esto legal, permitir que tanto el secretario como el administrador cobren por sus servicios cuando ninguno de ellos es colegiado (o se dedica a ello profesionalmente), y siendo estos parte de la Junta de Propietarios (vecinos)?
Nada más y gracias.
Atentamente, en espera de su respuesta,
Xabier.
Hola Xabier:
Cualquier miembro de la Junta de Propietarios tiene la posibilidad de cobrar por los servicios prestados, incluido en Presidente siempre que esto se apruebe en Junta de Propietarios.
En principio el único cargo obligatorio es el del Presidente. Que es el que tiene y ostenta la representación de la comunidad, así lo dice el artículo 13.3 de la LPH. Esta ley dice que «el Presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten».
Sobre las funciones del Secretario y del Administrador dice el artículo 13.5 de la LPH que «serán ejercidas por el Presidente de la Comunidad, salvo que los estatutos o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia».
Dice el artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal que «los cargos de administrador y en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá caer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico».
Desmenucemos un poco lo que significa todo esto que le he ido comentando.
1º) El Presidente, que es un cargo obligatorio, puede hacer su trabajo de forma altruista (gratuita) o bien se le puede poner una cantidad que se le asigne todos los meses, por ejemplo, que no pague los recibos de la comunidad mientras realiza dicho trabajo o bien se le asigne una cantidad mensual+gastos por desplazamiento, etc. esto mismo le puede ocurrir a otros propietarios que sean Secretarios, Administradores o Secretarios-Administradores. Se le puede asignar una cantidad mensual.
Ahora bien, si cualquiera de los propietarios que ejercen estos puestos se les asigna una cantidad fija, esta cantidad se debería declarar a Hacienda. Cualquier trabajo que se realiza debe de ser declarado. Dice el artículo 96 de la ley del IRPF lo siguiente: «Para determinar la obligación de declarar es importante tener en cuenta lo siguiente:
Obtención de otro tipo de rentas:
Están obligados a declarar en todo caso los contribuyentes que perciban cualquier otro tipo de rentas o bien superen los importes o límites máximos indicados.
Si fuéramos muy exigentes con este tema y se llevara una contabilidad estricta en las comunidades parece evidente que existe un pago bien sea en efectivo o en especie que se debería declarar.
El artículo 17.2 e) de la LIRPF, califica como rendimiento de trabajo «las retribuciones de los administradores y miembros de los Consejos de Administración, de las Juntas que hagan sus veces y demás miembros de otros órganos representativos». Con respecto a la retención a realizar habrá que estar a lo que indica el artículo 80.1 del reglamento del impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Dice el artícuo 76.1.a) del RIRPF que están obligados a retener «las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas»
Por su parte el artículo 108 del RIRPF, regula las obligaciones formales del retenedor y del obligado a ingresar a cuenta y establece que:La Comunidad, como sujeto obligado a retener tiene que presentar la misma en los primeros veinte días naturales de los meses de abril, julio, octubre y enero además de la declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta efectuados.
También dice el mismo artículo que el retenedor (La comunidad) deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas.
Las Comunidades de propietarios en la medida en que la comunidad de propietarios satisfaga al secretario o al administrador rendimientos de trabajo sujetos a retención, la comunidad deberá complementar el modelo 190 incluyendo dichos rendimientos.
Visto la parte económica, vayamos a la parte jurídico/técnica:
Hay que tener mucho cuidado a quien se contrata en el caso del Secretario o bien al Administrador porque tienen que hacer muy bien su trabajo y se debe actuar en todo momento como un profesional diligente. La falta de un trabajo exhaustivo podría conllevar a infracciones y sanciones muy importantes para la comunidad que podrían ser muy superiores a la contratación mensual de un Administrador de Fincas Colegiado.
Que trabajos, entre otros debe hacer un Secretario:
Como Secretario de la Comunidad, tendrá las siguientes funciones:
– Se encarga de elaborar las certificaciones de estar al corriente de pago por el propietario.
– Elaborar la certificación del acuerdo de la Junta aprobando la liquidación de la deuda con la Comunidad de Propietarios.
– Recepcionar las comunicaciones de los propietarios de los cambios producidos en sus direcciones a efectos de citaciones y notificaciones. Su despacho será el encargado de hacer y colocar las comunicaciones correspondientes en el tablón de anuncios de la comunidad.
– Redactar el Acta de la Junta, subsanar los posibles errores antes de la Junta siguiente y cerrarla dentro del plazo legal.
– Enviar a los comuneros las Convocatorias y las Actas de las reuniones.
– Custodiar los libros de Actas de las Juntas y conservar durante 5 años la documentación.
Y que actividades realiza un Administrador dentro de la Finca:
Como indica el art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, corresponde al Administrador “velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios”, esta frase resume todas y cada una de las funciones del administrador que detallamos a continuación:
Gestionar el patrimonio inmobiliario urbano y rústico acorde a los criterios profesionales y a la normativa vigente en cada momento.
Gestionar y asesorar en la Constitución de la Comunidad de Propietarios si fuera necesario.
Proponer las obras necesarias y ejecuta los acuerdos adoptados por la junta de propietarios.
Llevar la contabilidad de la Comunidad y confecciona la liquidación anual de cuentas, con detalle de los cobros y pagos efectuados, detalle de los gastos por grupos y debidamente distribuidos por coeficientes. Confecciona los balances y cuenta de resultados informando de la gestión financiera y económica de la Comunidad.
Confecciona los presupuestos de gastos, tanto ordinarios como extraordinarios y propone aquellas cuotas que optimicen la gestión económica de la Comunidad.
Es el gestor de cobro de los recibos de provisión de fondos mensuales tanto de los presupuestos ordinarios como extraordinarios, así como el que propondrá la certificación de deuda y el inicio del procedimiento judicial de aquellos propietarios que no cumplan con sus obligaciones económicas.
Gestionar y tramitar la liquidación de impuestos que afecten a la propiedad inmobiliaria (Irpf, Iva, Ibi, tasas, contribuciones especiales, etc.).
Gestionar y coordinar las rehabilitaciones y subvenciones para el adecuado mantenimiento del inmueble.
Realiza un exhaustivo control como Gerente del Inmueble, en la relación con los proveedores, empresas de seguros, bancos, Corporaciones Públicas, Hacienda, etc., pactando las mejores condiciones de servicio y económicas para la propiedad.
Proponer y redactar conjuntamente con el resto de la Junta de Gobierno, el Reglamento de Régimen Interior más adecuado para la convivencia de los propietarios dentro de la comunidad.
Asistir a las Juntas Generales Ordinarias, Extraordinarias y a las Juntas de Gobierno que se requieran.
El Administrador de fincas conoce en profundidad la Ley de Propiedad Horizontal.
El Administrador de Fincas Colegiado, hace funciones de coordinación y asesoramiento para la comunidad, en todos los campos que el inmueble requiere en sus diferentes áreas. Asesora de forma individual o bien en colaboración con otros profesionales especialistas, en temas tan variados como:
Inspección técnica de edificios (ITE) e informe de evaluación de edificios (IEE).
Calefacción, agua caliente y aire acondicionado.
Instalaciones de agua, electricidad, gas telefonía y porteros.
Antenas de televisión.
Prevención de incendios.
Pólizas Multirriesgo para la Comunidad de Propietarios.
Piscinas y su ordenanza municipal o de Comunidad Autónoma.
Animales domésticos y su ordenanza municipal reguladora.
Supresión de barreras arquitectónicas y accesibilidad universal.
Jardinería
Desinsectación y desinfección.
Prevención de riesgos laborales.
Convenios colectivos de empleados de fincas urbanas, piscinas y oficinas y despachos.
Contratación laboral en sus diferentes modalidades, tramitación de altas y bajas en la Seguridad Social, incapacidad transitoria y accidentes de trabajo de los empleados de la finca, confección de Nóminas, confección de Seguros Sociales, certificaciones a trabajadores, sanciones, despidos y finiquitos.
Ley Orgánica de Protección de Datos.
Ley de arrendamientos urbanos.
Cámaras de Seguridad, protocolo de puesta en marcha y funcionamiento, normativa que lo regula.
Relación con Notarios, Registradores de la Propiedad, etc.
¿De verdad que todas estas funciones que se deben de realizar por el Secretario-Administrador se las dejaría a un propietario sin la debida experiencia y cualificación profesional, es más le hago otro interrogante, de verdad que todas estas funciones se las daría a una persona que ejerce la profesión de Administrador de Fincas si este no estuviera colegiado?.
Tenga en cuenta que un Administrador de Fincas Colegiado es el segundo profesional mas importante en su vida personal y el primero en su vida económica. En su vida personal el primero estará el médico de cabecera colegiado que mirará por su salud y el segundo será el Administrador de Fincas Colegiado que mirará porque su vivienda que es donde mas ha destinado su dinero, para que esté en las condiciones adecuadas.
Mi recomendación para vd. y para todos las comunidades, es que tengan vds. un administrador de fincas colegiado, que les apoye en su gestión y que les evite disgustos innecesarios. Deje que su administrador de fincas colegiado gestione las mas de 222 leyes que hay en materia de edificación.
Un cordial saludo.
Miguel
691564359