El perfil del Administrador de Fincas Colegiado y sus cualidades

Miguel Fernández 28 junio, 2017

El perfil del administrador de fincas y sus cualidades

El perfil del Administrador de Fincas Colegiado y sus cualidades

La aptitud, la actitud y el conocimiento de un Administrador de Fincas

Según dice Wikipedia, un Administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar, a petición de los propietarios de fincas rústicas o urbanas, o por decisión de una Junta de Propietarios, los asuntos financieros, legales y técnicos necesarios para el mantenimiento y gestión económica de las mismas.

La pregunta que se hacen o nos hacemos los propietarios que tenemos una vivienda en propiedad es que tipo de perfil de profesional debemos poner al frente de la gestión de los elementos comunes que componen la comunidad de propietarios y que tipo de cualidades debería de tener para conseguir optimizar los recursos de los que se dispone y no menos importante, que aptitudes, actitudes y conocimientos debe tener este profesional para conseguir que la relación entre los comuneros sea óptima y permita una convivencia armoniosa y pacífica.

Podríamos hablar por lo tanto de actitud (motivación), aptitud (se capaz) y conocimiento, como conjunto de condiciones que hacen a un profesional de la Administración de Fincas especialmente idóneo para esa función determinada.

Yo diría que dentro de las aptitudes y actitudes del Administrador de Fincas figuran como las más importantes:

Habilidades de comunicación escrita y oral.
Empatía.
Integridad (fiabilidad, paciencia y honestidad).
Capacidad de buscar soluciones a los problemas planteados.
Capacidad para encontrar empleados acorde a las necesidades que se requieren.
Capacidad para encontrar colaboradores y proveedores dignos de confianza.
Capacidad de mediación en la resolución de los conflictos
Dedicación.

Creo que el componente de actitud/aptitud es el 50% del éxito del Administrador de Fincas.

Cuando, como Administrador de Fincas, estas delante de un cliente (propietario) bien en una conversación privada o bien en una reunión, te das cuenta que tus conocimientos en ese momento no darán por si solos la solución al problema porque hay otros muchos factores que tendrás que tener también en cuenta para apoyar esos conocimientos y poder sacar para adelante el problema o conflicto a resolver. El cómo te predispongas y la actitud/aptitud que tengas delante de ellos te permitirá conseguir el 50% del objetivo a cubrir. Si además eres un buen sociólogo y psicólogo y haces un análisis o estudio del grupo que te rodeas (edad de los propietarios, situación económica de los mismos, si son españoles o son extranjeros, personas que están en el desempleo, nivel cultural, relación de los propietarios con el administrador, problemas personales o profesionales que hayan tenido cada uno de los propietarios en el despacho, trato al propietario a lo largo del año, etc.), tendrás una muy buena predisposición para cumplir con tu objetivo.

Un buen administrador antes de exponer sus conocimientos para resolver un problema en la comunidad, debe saber cómo situar la reunión. Será necesario en primer lugar explicar el motivo de la reunión. Paralelamente a la explicación de este motivo se debe agradecer en público la labor realizada por los propietarios que han aportado su colaboración a lo largo del año. Como con esa ayuda se nos ha permitido enfocar el problema y a buscar una posible solución. El Administrador debe tener la habilidad para exponer dicha introducción y buscar la colaboración de los propietarios que han intervenido e incluso, pedir a lo largo de la reunión a los propietarios que han colaborado en la gestión y solución del problema que intervengan para apuntillar aquello que el Administrador entiende como la solución óptima.

También es necesario que antes de tener la reunión con los propietarios, previamente hayamos hablado con el Presidente o la Junta Directiva para que ellos nos hayan aportado su opinión sobre los puntos del orden del día y se hayan implicado con nosotros en la necesidad de exponer los diferentes puntos del orden del día.

Si todo lo anteriormente expuesto se realiza habremos empatizado con diferentes propietarios y supondrá una ventaja importante para la decisiones que se tomen.

Otro aspecto a tener en cuenta y no menos importante que el anterior, es la capacidad del Administrador de Fincas para buscar soluciones a través de los proveedores y colaboradores que tenga en su despacho. Un Administrador no solamente es un gestor, gestionar los bienes del inmueble es importante, pero además de dicha gestión tiene que buscar aliados (proveedores y colaboradores) que le permitan dar solución al problema planteado.

Pongo un ejemplo. Necesitamos realizar una obra de ITE que nos cuesta 25.000 €. Es evidente que este importe para una comunidad relativamente pequeña supone el realizar una derrama que no se podrá realizar de una sola vez y que se tendrá que prorrogar en el tiempo. Si nosotros conseguimos una empresa de reformas que además de garantizarnos una obra en perfectas condiciones nos permite el prorrateo del pago mediante pagarés mensuales a 2, 3, 4 ó 5 años conseguiremos que la realización de la obra sea viable y se conseguirá el objetivo con la Junta de Propietarios de aprobar dicha obra evitando de esta forma posibles multas o sanciones posteriores por parte del Ayuntamiento. Un buen Administrador, nunca debe conformarse con decir…..como el problema es de los propietarios…..que lo solucionen ellos…. Un buen administrador debe de intentar buscar soluciones permanentemente.

Para aquellos administradores que dicen “buscar soluciones no es mi problema, yo me dedico a gestionar”, recomendarles desde este blog, que cambien su aptitud/actitud. Una buena gestión requiere que previamente se haya hecho un buen planteamiento para la solución del problema.

Un Administrador de Fincas además de dar posibles soluciones a los problemas o hechos consumados, debe de ofrecer a la Comunidad alternativas, que sin desmejorar la calidad del servicio de los proveedores, busquen soluciones que aporten una disminución de costes.

Ejemplos:

Una disminución del coste del teléfono fijo del ascensor cambiándolo por un sistema GSM que implantan muchas de las empresas de mantenimiento de los ascensores.
Cambio de un sistema centralizado de calefacción de carbón o de gasóleo por otra de gas natural o biomasa. Hay empresas en este sector que están dispuestas a firmar un contrato de permanencia asumiendo parte de los costes de la nueva instalación y la otra parte del coste se asume por el abaratamiento de la materia prima.
Una disminución del coste de la electricidad mediante el estudio del termino fijo de potencia, cambiando de empresa de electricidad, si fuera necesario.
Un cambio de banco que nos permite abaratar costes en los gastos de domiciliación bancaria y en los gastos de administración y mantenimiento, etc.

Para aquellos administradores que dicen “abaratar costes a la comunidad no es mi problema, yo me dedico a gestionar”, recomendarles desde este blog, que cambien su aptitud/actitud. Una buena gestión requiere que previamente se hayan buscado unos proveedores que nos den la mejor relación calidad/precio del mercado. Tenemos la obligación de conseguir los costes más económicos sin desmejorar la calidad del servicio.

Un Administrador de Fincas, debe de mediar en la solución de los conflictos entre los propietarios, o bien entre los propietarios y proveedores, etc. Debemos implicarnos en el problema hasta encontrarle una posible solución. “Toda problema tiene una solución”. No nos debe importar en absoluto si los propietarios quedan o no agradecidos por la solución que les aportemos, lo importante es aportar diferentes soluciones a un conflicto. Antes o después nuestro esfuerzo se verá agradecido. A veces el agradecimiento no se realiza de forma directa, pero con el tiempo te das cuenta que gracias a aquella gestión y a la solución del conflicto hoy tienes un cliente nuevo recomendado por un propietario agradecido.

Para aquellos administradores que dicen “yo no tengo porque mediar en los conflictos de la comunidad”, decirles desde este blog. Si no sois capaces de implicaros en la mediación, no sois Administradores profesionales. Deberíais plantearos un cambio de profesión.

Un Administrador de Fincas debe ser honesto, una persona honrada, que nunca debe aprovecharse ni de las obras y mantenimiento que se haga en la Comunidad de Propietarios, ni de los propios Proveedores. Debe cobrar exclusivamente lo que se refleja en el contrato y no aprovecharse de posibles comisiones que puedan derivarse de las relaciones con sus proveedores. Sabemos que hay un código deontológico que hay que cumplir y no debemos aceptar ninguna comisión fuera de nuestra remuneración mensual. Cuantas veces tenemos que escuchar que un Administrador se ha llevado un 10%, 20% o un 30% de las obras o que las empresas aseguradoras nos dan una comisión por abrir un seguro comunitario. Todas estas comisiones deben revertir en un descuento en factura para que la comunidad de propietarios se vea favorecida. Además, esto genera una competencia desleal porque el administrador honrado ofrece una oferta adecuada a sus costes estructurales y el administrador que no lo es ofrece una oferta inferior, pero luego la comunidad se ve perjudicada por el incremento de costes directos de mantenimiento por diferentes conceptos que van a parar al bolsillo del Administrador.

Para aquellos administradores que dicen “la comisión de mis proveedores es un componente más de mi beneficio”, decirles desde este blog, dedicaros a otro trabajo, no sois los Administradores de la nueva era. Debemos tener plena consciencia de nuestro comportamiento y vivir en base a una vida de lealtad, honradez y compromiso con nuestros clientes y proveedores.

Por último decirles a los nuevos Administradores desde este blog, que ser Administrador de Fincas supone una dedicación exclusiva a nuestra profesión. Si no disfrutas de esta profesión y solo la miras como un simple trabajo, no eres el hombre/mujer adecuado. No eres un Administrador de la nueva era. Cambia de profesión.

Podría seguir hablando de las aptitudes y actitudes, pero el artículo sería interminable. Si me permitís quisiera hablar del conocimiento que debe de tener un Administrador de Fincas y como debe de poner ese conocimiento a disposición de la Comunidad de Propietarios.

No voy a entrar en el detalle de qué tipo de perfil de conocimientos se necesita para ser un buen Administrador de Fincas. El Colegio a través de la colegiación necesaria lo deja claro. También el título de Grado en Administración de Fincas, título que animo a todos aquellos administradores de fincas que puedan hacerlo lo hagan, lo deja claro en sus asignaturas que se estudian en los tres años.

Un buen Administrador de Fincas debe tener conocimientos amplios de:

Sociología
Psicología (técnicas de reunión y dirección de grupo).
Propiedad Horizontal
Fiscalidad
Derecho Administrativo
Derecho Civil
Contabilidad
Derecho Privado Registral
Normas técnicas de la Edificación y Conservación de Edificios
Derecho Mercantil
Informática
Derecho del Trabajo y Seguridad Social.

Hago un breve comentario de cada una de ellas:

Sociología: El estudio de las relaciones sociales del ser humano.

Si un Administrador sabe situar a su comunidad de propietarios dentro del hábitat de la zona y sus comportamientos sociales que esto implica, sabrá mejor como tiene que interactuar con dicha comunidad. No es lo mismo dirigirse a una comunidad o a otra. Dependerá de las influencias culturales de cada una de ellas, de sus necesidades, de su capacidad económica de los propietarios, de la edad media de los mismos, si existen muchas propiedades alquiladas, etc.

Psicología: Hemos hecho referencia anteriormente. Debemos ser buenos psicólogos para percibir la percepción, la atención, la motivación, la emoción, la inteligencia de la personalidad, relaciones personales, la consciencia, etc. Si no atendemos a esta parte y no nos volcamos en resolver o al menos entender al ser humano que nos rodea y que convive con nosotros no seremos capaces de tener éxito en nuestro trabajo.

Propiedad Horizontal, Fiscalidad, Derecho Administrativo, Derecho Civil, Contabilidad, Derecho Privado Registral, Normas técnicas de la Edificación, Derecho Mercantil, Derecho del trabajo, etc. son conocimientos necesarios que un profesional debe de tener para informar adecuadamente a sus clientes y optimizar las gestiones a realizar, para ello es necesario tener una buena formación. Mi experiencia me dice que si somos capaces de complementar nuestra experiencia con cursos permanentes de formación en estos campos y con una formación universitaria previa, tendremos una parte de nuestro éxito personal conseguido.

Aquí quiero dirigirme a los propietarios que estén leyendo este blog para decirles que exijan a sus Administradores una formación lo más amplia posible en estos campos. El título de Grado en Administración de Fincas, impartido en la Universidad de Derecho de la Universidad de Alcalá de Henares es una garantía de profesionalidad, pero también lo es un economista, un abogado, un arquitecto, siempre que todos ellos hayan tenido una formación posterior de especialización en los diferentes campos comentados anteriormente.

El tener un Administrador de Fincas Colegiado garantiza una presunción de dichos conocimientos porque se supone que el Colegio te aporta todos estos cursos. Sabemos que la nueva ley de servicios profesionales liberará la obligación de la colegiación, pero cuidado esto supondrá que existirá en el mercado profesionales no colegiados, con lo que no se podrá garantizar que dichos “profesionales” tenga la cualificación y conocimientos necesarios para que la prestación del servicio profesional sea correcta. Estimado propietario, solicite a todo nuevo Administrador de Fincas que vayan a trabajar con él, que sea colegiado, que tenga una buena formación universitaria acompañada de otros cursos de especialización, y que disponga de los correspondientes seguros de caución y de responsabilidad civil. Después podremos entrar ya a estudiar la aptitud/actitud y conocimientos del administrador de Fincas.

Contabilidad: El saber llevar una Contabilidad ordenada es básico para el buen funcionamiento de una Administración. Presentar el libro diario, el mayor, balance de sumas y saldos o los balances mensual, trimestral y anual, es básico para saber el estado patrimonial, económico y financiero de la Comunidad de Propietarios. Conocer el circulante o saldo disponible, la previsión de ingresos mensuales por cuotas ordinarias o derramas, las deudas a corto y medio plazo, etc. nos dará una fotografía de cómo está la situación económica/financiera de nuestra comunidad. Por ello el Administrador está obligado a manejar diversos programas de contabilidad que faciliten al propietario una lectura fácil de la situación contable de la comunidad.

La documentación debe estar siempre a disposición de los propietarios para que puedan verificar si la contabilidad se ha realizado acorde a un documento oficial. Recordar a los propietarios que cualquier consulta documental se podrá realizar en el despacho del secretario-administrador.

Informática: Ester apartado también es muy importante dentro de los conocimientos de un buen Administrador de Fincas.

Me han preguntado en diferentes ocasiones que hardware y software debe tener un Administrador de Fincas para dar un servicio a sus clientes con garantías.

Atendiendo al hardware, daría las siguientes consideraciones. Todo empleado debe de tener un ordenador, ya sea de sobremesa, ya sea portátil. Los Administradores debería de tener un portátil de poco peso, ipad o similar para poderse llevar la información en un medio informático a las reuniones y poder enseñar todos aquellos documentos, normativas, etc. que se requieran.

En el despacho se deberá disponer de un servidor para que todos los empleados trabajen sobre él, un SAI que garantice la continuidad de la línea eléctrica cuando se interrumpa, y conexiones de comunicaciones bien gestionadas. Comunicaciones al exterior mediante fibra óptica y un operador de telefonía con garantías.

Importante será que en el despacho se tenga un programa para administradores de fincas. Gesfincas, Colmadwin, Netfincas, etc. Estos programas permiten llevar la Contabilidad, la división horizontal del edificio, los presupuestos, las nóminas de los empleados de la finca, la gestión documental, etc. Harán la vida mucho más fácil para el Administrador y su despacho y sobre todo para los propietarios.

Yo diría que hasta aquí es el presente de la Administración de Fincas. Si queremos mirar el futuro de la Administración de Fincas hay que tener en cuenta otros factores. Factores que si no se consideran podría dejar fuera de juego a muchos despachos.

Debemos disponer de una buena y potente página web. Pero no las típicas páginas web que vemos habitualmente en casi todas las páginas que me he permitido analizar en internet. Páginas de presentación de la empresa donde se dice lo maravillosa que es la Administración de Fincas, pero páginas estáticas que no interactúan con el cliente. Solo dice cuatro cositas de la Administración de Fincas, pero no informan de la evolución de las leyes, no se facilita la legislación al cliente para que pueda leerla, no se analiza la jurisprudencia. No se genera un blog donde se expongan artículos del propio administrador, colaboradores y se permita a los clientes contestar y dar su propia opinión. En definitiva, no acercan la realidad al cliente, ni permite al cliente interactuar con la administración.

Pero una buena página web no acaba aquí. Para los clientes de la Administración de Fincas se le debe facilitar una página web que contenga un despacho virtual. Los clientes de ahora demandan un despacho donde no haga falta ir personalmente al mismo. Quieren un acceso al despacho y que toda la documentación referente a su comunidad de propietarios se encuentre accesible vía internet.

El despacho virtual hoy en día ya es básico para un buen funcionamiento. Todos debemos de tener acceso a un despacho totalmente transparente donde se pueda acceder a ver la información de todas las subcarpetas que componen el histórico de la Comunidad. Propietarios de la Comunidad con su coeficiente de participación, cuotas de comunidad, derramas, contratos de proveedores, convocatorias, actas, etc. El despacho que consigue tener una buena gestión documental mediante un despacho virtual 24 horas con absoluta transparencia tiene una buena parte de ese 50% de conocimiento ganado. Por otra parte las comunicaciones con los propietarios deberán de ser acorde a los nuevos tiempos. Correo electrónico, internet, intranet, Smartphone, etc.

Fdo. Miguel Fernández.

Administrador de Fincas en Madrid

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