Publicación en la web de datos confidenciales de propietarios
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PUBLICACION EN LA WEB DE DATOS CONFIDENCIALES DE PROPIETARIOS
Muchos de los Despachos de Administradores de Fincas ofrecemos a nuestras Comunidades servicio 24 horas, aportando el Despacho Virtual. Este despacho suele estar en una intranet y se accede a la misma a través del sitio web de la Administración de Fincas. El acceso se da habitualmente con nombre de usuario y contraseña.
La pregunta, importante y trascendental por sus consecuencias, es si la Administración de Fincas puede y debe publicar toda la información que se produzca en el día a día de la Comunidad o bien solo una parte de ella. Como se debe de actuar para evitar un procedimiento sancionador de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Habitualmente se suele incluir en el Despacho Virtual, convocatorias, actas, balances, presupuestos, impuestos, contratos, instancias a las corporaciones, título constitutivo, etc. pero también hay ocasiones en que algunos Administradores incluyen documentación más confidencial y personal de los propietarios o bien de los empleados que trabajan en la comunidad como teléfonos, cuentas corrientes, etc.
El Administrador de Fincas tiene el deber secreto de todos los datos personales, este deber viene comentado en el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), si bien hay que diferenciar entre los datos personales que vienen reflejados en las actas, convocatorias, etc., que son necesarios incluirlos para el fin perseguido y que deben de ser de conocimiento de todos los propietarios, y otros datos que no son necesarios reflejarse, porque no son proporcionales al interés general de la Comunidad. Por ejemplo: teléfonos particulares, cuenta corriente de los propietarios o consumos de agua individualizados.
La comunicación de datos por parte del Administrador de Fincas a la Comunidad, deberán resultar conformes a lo que dispone el artículo 4.1 de la LOPD 15/1999, que indica que “los datos de carácter personal solo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlo a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido”
Por consiguiente, del art. 4.1 de la LOPD, se deduce que hay información dentro de la documentación que se aporta por el Administrador de Fincas a través del despacho virtual, que no debe ponerse en conocimiento del resto de los propietarios al no ser proporcional al interés perseguido. Ejemplos:
- Contrato y nómina de un empleado de la Comunidad. Además de la retribución aparecen datos personales como nº de inscripción en la Seguridad Social, Dni, domicilio fiscal del interesado, cuenta corriente de envío de las pagas, temas referentes a la salud del empleado, situación familiar, ideología, cuota sindical si la hubiere, etc. Estos datos son contrarios al principio de proporcionalidad.
- Recibos individualizados como los recibos del agua, de calefacción, etc. Estos recibos deben de aparecer solo a la vista de cada propietario interesado.
- Información particular facilitada por un propietario en relación a la escritura de compraventa de su propiedad, etc. Esta información debe de aparecer solo a la vista de cada propietario interesado.
En resumen, si queremos que la Agencia Española de Protección de Datos no levante un expediente sancionador, los Administradores de fincas debemos ser CAUTOS y cumplir con EL PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD.
Les adjunto otros enlaces de nuestro sitio web que pueden ser de vuestro interés:
Fdo. Miguel Fernández
Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara
