El modelo de Administradores de fincas se transforma

El Administrador de Fincas debe adaptarse a los cambios tecnológicos y las formas de comunicación

Los cambios tecnológicos y en las formas de comunicación sumado a las constantes tensiones sobre los precios de los servicios frente al valor percibido por los clientes están condicionando la subsistencia del modelo de negocio de los Administradores tal y como lo conocemos. Esto no es nuevo, es parte del día a día de cualquier despacho sin importar su tamaño.

Los estudios de mercado que tenemos indican claramente que el 70% de la satisfacción de los propietarios depende de la comunicación fluida con su Administrador. Al mismo tiempo estos estudios muestran que honestidad, eficiencia en la gestión contable y eficacia en gestión de incidencias junto a un precio competitivo por los servicios prestados, tienen un impacto muy significativo en las comunidades a la hora de renovar los contratos con los administradores.

Intentar atender satisfactoriamente las necesidades de los vecinos consumiría los márgenes y volvería inviable el negocio, es por eso que casi la totalidad de los despachos de pequeño o mediano tamaño actualmente se debaten entre dar proximidad al cliente o resolver temas de gestión contables y administrativas de sus respectivas comunidades. Esta continua y a veces infructuosa búsqueda de equilibrio está restando calidad de vida a los Administradores y empeorando las perspectivas del sector en general y hace mas que evidente la necesidad de un cambio de modelo.

Soluciones de transformación

Debido a la creciente presión sobre los honorarios por servicios prestados este es, hoy mas que nunca, un negocio que se sustenta con volúmenes. Determinar cuántas comunidades son necesarias para mantener los márgenes del negocio y valorar soluciones para lograr la adecuada presencia en todas ellas es clave para lograr el éxito.

Dado que uno de los aspectos mas valorados por los clientes es la cercanía, parece claro que este es tal vez uno de los factores que mas debería controlar un Administrador si quiere mantener y ampliar su cartera. 

Por otra parte, para mantener dicha cartera, es necesario que los procesos de gestión, aquellos que el cliente no ve, sean atendidos en forma eficaz.

Estas actividades que el cliente no ve, pero da por hecho que deben hacerse,  representan alrededor del 80% del tiempo de gestión disponible y lógicamente una porción similar de los costes. Este tiempo es el que no se le puede dedicar al cliente, que como dijimos demanda presencia del Administrador.

Obtener eficiencia en estas tareas es importante ya que fidelizan al cliente. Solo si el Administrador es capaz de liberarse de estas tareas, derivadas a un tercero de confianza, podrá dedicar tiempo de calidad a la relación con sus clientes, logrando así ampliar y fidelizar su cartera, engrosando al mismo tiempo sus márgenes por la optimización de costes lograda con las opciones de economía de escala disponibles en el mercado.

Coterranea BPO es una empresa en la que 72 administradores de fincas a lo largo de España, Argentina, Chile, Uruguay y Colombia descentralizan operaciones de gestión administrativa tales como 

o   Carga inicial de propietarios 

o   Traslado y elaboración de saldo inicial

o   Carga/ imputación de facturas de gastos y presupuestos de proveedores

o   Carga de Derramas

o   Emisión de recibos

o   Contabilización de recibos no vinculados a bancos

o   Elaboración de proformas para presentaciones fiscales y/o gubernamentales

o   Reportes anuales de ingresos, gastos, proveedores, facturación, saldo bancario etc. del edificio para su presentación en Asambleas o Junta de Propietarios.

o   Gestiones de impagados: acciones sistemáticas por mail, whatsap, sms, y redes sociales

o   Recepción de la incidencia por canales electrónicos (teléfono, aplicación, email, Whatsap)

o   Aviso inmediato al proveedor o intendente con Nro de ticket de control de incidencia

o   Seguimiento de la incidencia hasta su resolución, según plazos marcados por el administrador.

o   Cierre de la incidencia con foto y/o informe y baja en panel de pendientes.

o   Alarma diaria al administrador de las incidencias con plazo vencido.

o   Reporte semanal estadístico de todas las incidencias de todas las comunidades de la administración.

o   Boletín mensual informativo de las incidencias y noticias de contabilidad (seleccionadas y editadas por el administrador)

Coterranea BPO es capaz de asumir esa carga de trabajo que no se ve, pero que es vital para la prosperidad del negocio y la fidelización se los clientes, ya que le permite liberar el tiempo necesario para atender a los propietarios con el nivel de presencia que están requiriendo,

Las necesidades del mercado actual condicionan y dan forma a un nuevo modelo de negocio, que no es una teoría, ya está aquí. Las soluciones de servicio están disponibles. Abrazar el cambio y reconvertir el negocio es lo que posibilitará a los Administradores dar el salto que están necesitando para acompañar a los clientes en esta nueva era.

Victor Eduardo Alaniz
Fundador CEO
Coterranea BPO para administradores

https://es.coterranea.com
victor@coterranea.com

Móvil: 00-34-640086323 (WhatsApp)
Tel. 00-34-911826023