Aplicación de la ley de protección de datos en las comunidades de propietarios.

A continuación, voy a exponer cuales son los posibles derechos de los copropietarios con respecto a la documentación de la Comunidad de la que forman parte y que está depositada y custodiada en el despacho del Secretario-Administrador de la finca.

A veces, hay copropietarios que solicitan del Secretario-Administrador de su Comunidad la entrega de copia de la documentación de la misma correspondiente a un determinado periodo de tiempo, ya sea un ejercicio económico o no, para conocer y comprobar la correcta gestión económica de la misma, o de determinadas obras llevadas a cabo en el inmueble, etc., y cuando aquel le indica que ello no es posible suele alegar que ¿porque no?, que dicha documentación es propiedad de la Comunidad y que él forma parte de la misma, mientras que el Secretario-Administrador es tan solo su custodio pero “a disposición de los titulares”, entre los cuales se encuentra él. (Artículo 20.e de la vigente Ley de Propiedad Horizontal.

La primera consideración que hay que hacer, es que, efectivamente, la documentación es propiedad de la Comunidad, pero NO así de ninguno de sus integrantes en particular.

Además, hay que tener en cuenta que, según indica la propia Agencia de Protección de Datos, ese artículo 20.e de dicha Ley de Propiedad Horizontal debe de ser interpretado de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), de modo que dicho derecho a la información NO es omnímodo.  Es decir, NO es absoluto, total y completo, ya que está sometido a unos límites establecidos como mecanismo para preservar la efectividad de otros derechos en juego, ya sean de signo colectivo –la propia comunidad- o individual –terceros relacionados con la misma-. Así pues, NO permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la Comunidad, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y no excesivos para la finalidad perseguida. En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la propia L.P.H. obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional, ya que lo contrario solo entorpecería la marcha ordinaria de la Comunidad y del propio Secretario-Administrador de la finca. Además, tampoco los órganos de gobierno –Presidente y Junta de Gobierno- pueden estar sometidos a una asfixiante fiscalización continuada.

Por otro lado, también hay que tener en cuenta que ningun copropietario, por sí solo, está legitimado para ser quien “fiscalice la correcta gestión económica de la Comunidad”, ya que esa facultad le está reservada a la Junta General de Propietarios (Artículo 16, de la Ley de Propiedad Horizontal).

En este sentido se pronuncian la Sentencia del TS de 28/02/2005 y las Sentencias de las AAPP de Palma de Mallorca, Secc. 3ª de 21/02/2014, Santa Cruz de Tenerife de 13/05/2000, Valencia, Secc 8ª de 08/04/2009 y Madrid de 16/12/2005. En todas ellas se proclama que “el derecho de información no puede entenderse como la facultad de todo propietario a obtener cuanta información quiera y le venga en gana o con fines inespecíficos”.

Así pues, si un copropietario quiere que el Secretario-Administrador le facilite copia de cualquier documento de la Comunidad, deberá de solicitarlo por escrito, indicando que documentación es la que necesita, por qué y el para qué, de forma razonada.

Por su parte, el Secretario-Administrador, tras considerar la petición e incluso ponerla en conocimiento del Presidente de la Comunidad, como representante legal de la misma (Articulo 13.3), podrá citar al interesado en sus instalaciones para que este pueda examinar el/los documento/s requerido/s, pudiendo tomar notas de su contenido, pero sin poder pedir, ni obtener él directamente, copias o fotográficas del/de los mismo/s.

Por otra parte, dicha solicitud de información y su correspondiente autorización, o no, tampoco puede ser en cualquier momento al arbitrio de los propietarios, sino que deberá de atenerse al periodo comprendido entre la convocatoria de la Junta y su celebración y deberá de estar directamente relacionada con los asuntos incluidos en el Orden del Día de la convocatoria.

Una vez se ha celebrado la Junta General y aprobados los puntos del Orden del Día, el derecho de la información de todo propietario se reduce ostensible y drásticamente, debiendo el Secretario-Administrador negar el acceso a la misma, si ello ya no es procedente.

Por José María Pérez López, Colegiado 5286 del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid.

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Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid, Ávila y Guadalajara