No te quedes fuera de juego el tiempo pasa y necesitas un DPD Certificado

En un mundo con continuos cambios normativos y con un desarrollo, cada vez mayor, de la cultura del “compliance”, si hay algo que debe perseguir un Administrador de Fincas es conseguir el mayor número de certezas, de procedimientos que estén fuera de toda duda, de respuestas a preguntas que no generen controversia ni polémica; esto es, la búsqueda de seguridades, de permanencias entre tanto cambio, es un reto para el Administrador de Fincas actual.

Todo lo que no sea eso, es terreno abonado para el riesgo, para el cuestionamiento, para la discusión, para la controversia. Y decir controversia es decir, en muchos casos, cuestionamiento de la figura del propio Administrador de Fincas.

Pues bien, un campo de reciente pero intensa preocupación para el Administrador de Fincas lo representa el cumplimiento con la normativa de protección de datos de carácter personal, por diversas razones.

Por un lado, porque en el esquema de la protección de datos actual el Administrador de Fincas cumple un rol de encargado de tratamiento, dado que el responsable del tratamiento es la Comunidad de Propietarios. Esa primera distinción conlleva que, de entrada, el desarrollo de su trabajo venga marcado por una serie de variables que han de tenerse en cuenta y que, de no hacerse de forma adecuada, pueden dar lugar a la asunción de responsabilidades que no han de ser propias, con consecuencias no siempre deseadas.

Por otro, la normativa de protección de datos aparece ante el Administrador de Fincas, por lo general, como algo complejo y difícil de interpretar; de forma que la manera de enfrentarse a la tarea de implementar lo que exige la normativa no siempre es la más correcta ni la que genera mayor grado de tranquilidad para el Administrador de Fincas.

Además, en todo momento aparece sobre su cabeza la “espada de Damocles” a que representa la posibilidad de tener que hacer frente a una sanción por incumplimiento de la normativa, y, precisamente en este campo, dichas sanciones se suelen distinguir por lo elevadas que resultan respecto a otro tipo de sanciones.

Llegados a este punto hemos de preguntarnos sobre cómo podemos conseguir esas seguridades, esas certezas de las que hablábamos al inicio, sin que la forma de hacerlo represente un esfuerzo demasiado elevado.

Pues bien, a diferencia de otros campos de actuación, el Reglamento General de Protección de Datos crea una figura (y la Ley Orgánica la potencia) justamente para que sirva de conexión entre lo que dice la normativa de protección de datos y lo que, en concreto, deben hacer los profesionales que tratan con datos de carácter personal, en este caso, los Administradores de Fincas: el Delegado de Protección de Datos.

Siendo así que las funciones del Delegado de Protección de Datos pasan, en lo fundamental, por el asesoramiento directo y por servir de punto de conexión entre los intervinientes en el proceso y la Agencia Española de Protección de Datos; contar con dicha figura por parte de un Administrador de Fincas deviene como algo realmente providencial a la hora de conseguir la tan deseada seguridad y a la hora de aportar confianza en los clientes.

Ahora bien, si tenemos en cuenta que se crea por parte de la normativa la posibilidad de que los Delegados de Protección de Datos puedan tener un reconocimiento oficial de su capacidad para prestar el servicio, como lo es el Esquema de Certificación AEPD-DPD; no cabe duda que, contar con un DPD Certificado conforme a dicho esquema será la mejor forma de poder alcanzar la seguridad buscada y de responder a las variaciones que las relaciones jurídicas introduzcan en el sistema.

El Administrador de Fincas es el primero que, atento a los cambios, es capaz de adaptarse a ellos. Pues bien, la mejor forma de adaptarse a los cambios que introduce la normativa actualizada de protección de datos es contar con un DPD Certificado.

Contar con un DPD Certificado evita riesgos, genera confianza, garantiza una adecuada implementación de la normativa compatible con la protección de los derechos y libertades de los interesados.

 Y no, no vale con esgrimir  que no es obligatorio para un administrador de fincas disponer de su propio  Delegado de Protección de Datos por dos motivos , primero porque en la propia normativa recoge una serie de actividades que habitualmente suelen ser  desempeñadas en un despacho de administrador de fincas y éstas si que  están sometidas a la obligatoriedad de contar con un DPD, entre ellas, realizar actividades jurídicas, inmobiliarias (ventas o alquileres), de seguros, fiscales o simplemente manejar un volumen significativos de datos de carácter personal (a partir de 50 comunidades ya se podría estar en condiciones de manejar un volumen de datos significativos). No disponer en tales casos de tu DPD supone asumir de forma gratuita riesgos innecesarios. Y segundo, para el resto de casos donde no sea obligatorio, no significa que sea excluyente, esto es, ya que no se discute que disponer de tu DPD CERTIFICADO, es la mejor opción posible y la que te ofrece mayores garantías, ¿por qué no optar por la mejor opción posible aunque no sea obligatoria?

Cada vez más Administradores de Fincas han analizado la situación y han optado por contar con esta figura nueva, esto es un hecho incuestionable; la única cuestión que queda abierta sólo la puedes responder tú, querido lector de este artículo: cuánto tiempo vas a tardar en contar con un DPD Certificado. Date prisa, la realidad está cambiando en ese tema, y tarde o temprano llegarás a esta conclusión: la mejor forma de cumplir con la normativa de protección de datos para todos los intervinientes en el proceso es contar con un DPD Certificado.

Esta figura, disponer de tu propio DPD CERTIFICADO, es la que se propone como solución  desde FINCATECH. No cuesta nada pedir cotización de optar por la mejor solución posible, luego tu decides. Tlf 952792038, 659041131   e info@fincatech.es 

Salvador Zotano Sánchez

Abogado especializado en implantación del RGPD

Delegado de Protección de Datos Certificado de Conformidad con el Esquema de Certificación nº 19-ADK0101.

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