¿Quién controla realmente el dinero de la comunidad? Lo que pueden hacer el presidente y el administrador y lo que nunca deberían hacer
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Una comunidad de propietarios puede manejar cada año cantidades muy importantes de dinero. Cuotas ordinarias, derramas, fondo de reserva, indemnizaciones de seguros, pagos a proveedores, nóminas, suministros, reparaciones, obras extraordinarias o financiación bancaria hacen que incluso una comunidad de tamaño medio pueda mover decenas o cientos de miles de euros.
Sin embargo, hay una pregunta que muchos propietarios solo se hacen cuando aparece un problema:
¿Quién controla realmente ese dinero?
¿Es del presidente? ¿Lo administra libremente el administrador? ¿Quién puede ordenar una transferencia? ¿Puede el presidente contratar una obra y pagarla sin consultar a nadie? ¿Puede el administrador disponer de los fondos comunitarios por el mero hecho de tener autorización bancaria? ¿Qué ocurre cuando se realiza un gasto que la Junta nunca aprobó?
La respuesta exige distinguir tres conceptos que con demasiada frecuencia se confunden:
decidir, representar y administrar.
Y cada una de esas funciones corresponde, en principio, a órganos diferentes de la comunidad.
1. El dinero no pertenece ni al presidente ni al administrador
La primera idea debe quedar absolutamente clara.
Los fondos depositados en las cuentas de una comunidad pertenecen a la comunidad de propietarios y están destinados a atender sus obligaciones, servicios, conservación, obras y demás gastos comunes.
El presidente no es propietario del dinero.
El administrador tampoco.
Que cualquiera de ellos figure como autorizado en una cuenta bancaria no transforma esos fondos en dinero del que pueda disponer según su criterio personal.
La Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, establece en su artículo 13 cuáles son los órganos de gobierno de la comunidad: Junta de propietarios, presidente y, en su caso, vicepresidentes, secretario y administrador.
Pero sus funciones son diferentes.
El presidente ostenta legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten.
El administrador, por su parte, tiene atribuidas importantes funciones de gestión y ejecución.
Y por encima de ambos se encuentra, para las principales decisiones económicas, la Junta de propietarios.
2. La Junta de propietarios es quien tiene el verdadero poder económico
El artículo 14 de la LPH atribuye expresamente a la Junta, entre otras funciones:
- aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes;
- aprobar los presupuestos;
- decidir sobre las obras en los términos previstos legalmente;
- resolver las reclamaciones formuladas contra la actuación de los cargos de la comunidad;
- y conocer y decidir sobre los demás asuntos de interés general.
Por tanto, cuando hablamos de quién controla económicamente una comunidad, el punto de partida es la Junta.
Es la Junta la que aprueba un presupuesto anual.
Es la Junta la que examina las cuentas.
Es la Junta la que decide, cuando corresponda, realizar determinadas obras.
Es la Junta la que aprueba derramas.
Y es también la Junta la que puede exigir explicaciones al presidente y al administrador sobre cómo se ha utilizado el dinero comunitario.
Esto tiene una consecuencia importante:
ni el presidente ni el administrador deberían sustituir con su voluntad las decisiones que legalmente corresponden a la Junta.
3. Entonces, ¿qué papel tiene el presidente?
El artículo 13.3 de la LPH establece que:
«El presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten».
Se trata de una representación legal muy amplia, pero representación no significa propiedad ni poder ilimitado de decisión.
El presidente representa a la comunidad frente a bancos, proveedores, administraciones públicas, tribunales y terceros.
Puede firmar documentos, efectuar determinadas gestiones, impulsar la ejecución de acuerdos y realizar los actos propios de su cargo.
Pero no puede convertir esa facultad representativa en una especie de autorización general para gastar el dinero de la comunidad en aquello que personalmente considere conveniente.
Una cosa es representar a la comunidad y otra diferente decidir por la comunidad.
Si la Junta aprueba reparar la fachada por 60.000 euros y adjudica o autoriza la contratación correspondiente, el presidente podrá intervenir en la formalización y ejecución del acuerdo.
Lo que no debería hacer, salvo que tenga facultades expresas o exista una situación legal que lo justifique, es decidir unilateralmente una obra extraordinaria de 60.000 euros que nunca haya sido aprobada.
4. ¿Puede el presidente ordenar pagos?
En la práctica bancaria es frecuente que el presidente figure como titular representativo o autorizado en las cuentas comunitarias, solo o junto con el administrador.
Pero aquí debemos diferenciar nuevamente dos cuestiones:
tener capacidad bancaria para efectuar una transferencia no significa tener competencia jurídica para decidir el gasto que origina esa transferencia.
El banco puede permitir técnicamente una operación porque la persona figura autorizada.
Eso no convierte necesariamente en correcta la decisión desde el punto de vista de la propiedad horizontal.
Por ejemplo, un presidente puede tener capacidad operativa para transferir 15.000 euros desde la cuenta comunitaria.
Pero si esos 15.000 euros corresponden a una actuación que necesitaba acuerdo de Junta y dicho acuerdo no existe, la posibilidad material de hacer la transferencia no legitima por sí sola el gasto.
Esta diferencia entre poder operar y estar autorizado jurídicamente para decidir resulta esencial.
5. ¿Y qué puede hacer el administrador con el dinero?
Aquí encontramos uno de los artículos más importantes de la LPH.
El artículo 20 establece las funciones del administrador.
Entre ellas se encuentran preparar y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, atender a la conservación del inmueble, disponer las reparaciones y medidas urgentes —dando inmediata cuenta— y ejecutar los acuerdos adoptados.
Pero además el artículo 20.d establece expresamente que corresponde al administrador:
«Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes».
Por tanto, el administrador sí tiene una función económica directa.
Cobra las cuotas.
Gestiona recibos.
Atiende facturas.
Realiza pagos.
Ejecuta económicamente los acuerdos.
Controla vencimientos.
Prepara la contabilidad.
Pero existe una expresión fundamental en la propia Ley:
«que sean procedentes».
El administrador no recibe con ello una autorización ilimitada para utilizar los fondos comunitarios.
Su capacidad de actuación debe estar vinculada al presupuesto aprobado, los acuerdos comunitarios, las obligaciones legalmente exigibles y las competencias que expresamente tenga atribuidas.
6. ¿Necesita el administrador autorización del presidente para cada factura?
No necesariamente.
Si la Junta ha aprobado el presupuesto anual y dentro del mismo aparecen los gastos ordinarios previsibles —limpieza, electricidad, mantenimiento de ascensores, seguro, administración, jardinería, mantenimiento de piscina, etc.— carecería de sentido práctico convocar una Junta o solicitar una autorización específica para pagar cada factura.
Precisamente la función del administrador consiste en gestionar esos gastos ordinarios.
Otra cosa sería encontrarnos ante un gasto extraordinario, una obra no presupuestada o una actuación que exceda claramente de la gestión ordinaria.
Cuanto más excepcional y económicamente relevante sea una actuación, mayor deberá ser la cobertura del acuerdo comunitario que la respalde, salvo que estemos ante una actuación urgente o legalmente obligatoria en los términos previstos por la LPH.
7. Las reparaciones urgentes constituyen una excepción importante
Imaginemos que un domingo se rompe una tubería general y comienza a inundarse el edificio.
¿Debe esperar el administrador a que se convoque una Junta?
Evidentemente no.
El artículo 20.c de la LPH atribuye al administrador la facultad de atender a la conservación y entretenimiento del inmueble y disponer las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta al presidente o, en su caso, a los propietarios.
Aquí la Ley antepone la protección del inmueble y la necesidad de evitar daños mayores a la celebración previa de una Junta.
Pero la urgencia no debe utilizarse como un cajón de sastre para justificar cualquier gasto.
No es lo mismo reparar una tubería que está inundando varias viviendas que decidir renovar estéticamente un portal.
La primera actuación puede exigir una intervención inmediata.
La segunda, normalmente, deberá seguir el correspondiente procedimiento de decisión comunitaria.
8. ¿Puede el presidente contratar directamente a un proveedor?
Dependerá de las circunstancias.
Si se limita a ejecutar un acuerdo previamente adoptado por la Junta, no debería existir problema.
También pueden existir pequeñas actuaciones vinculadas al funcionamiento ordinario de la comunidad.
Pero cuanto mayor sea el importe y cuanto más extraordinaria sea la actuación, más difícil resultará justificar que el presidente haya decidido unilateralmente contratarla sin autorización.
Un presidente no debe convertirse en un órgano paralelo a la Junta.
Y tampoco debería utilizar su representación legal para alterar acuerdos, incrementar sustancialmente presupuestos aprobados o contratar prestaciones diferentes de las decididas por los propietarios.
9. ¿Quién debería tener firma en la cuenta bancaria?
La LPH no establece un modelo bancario obligatorio aplicable a todas las comunidades que diga que las cuentas deban funcionar necesariamente con una determinada combinación de firmas.
Por eso pueden encontrarse sistemas diferentes.
Hay comunidades donde opera el administrador.
Otras establecen firmas mancomunadas entre presidente y administrador.
En algunas determinadas operaciones requieren dos autorizaciones.
Y en otras existen diferentes niveles de acceso y autorización mediante banca electrónica.
Desde una perspectiva de buena gestión, especialmente cuando se manejan cantidades importantes, resulta recomendable establecer mecanismos que permitan separar la gestión cotidiana del control de las operaciones extraordinarias.
No se trata de desconfiar del administrador ni del presidente.
Se trata precisamente de protegerlos también a ellos.
Un sistema adecuado de control reduce errores, dificulta actuaciones irregulares y permite demostrar posteriormente quién autorizó cada operación.
10. El peligro de una sola persona controlándolo todo
Una comunidad debería evitar, siempre que sea posible, que una única persona concentre simultáneamente:
- acceso exclusivo a la cuenta bancaria;
- capacidad ilimitada para realizar transferencias;
- recepción de facturas;
- contabilidad;
- conciliación bancaria;
- contratación de proveedores;
- y control exclusivo de la documentación.
Cuantas más funciones económicas se concentran sin supervisión, mayor es el riesgo.
Esto es una regla elemental de control interno que utilizan empresas y organizaciones y que también resulta perfectamente trasladable a una comunidad de propietarios.
La confianza es importante.
El control también.
11. El presidente debe poder conocer la situación económica
Una correcta administración exige que el presidente pueda conocer razonablemente el estado económico de la comunidad.
Saldo bancario.
Recibos pendientes.
Facturas importantes.
Derramas.
Morosidad.
Pagos extraordinarios.
Situación del fondo de reserva.
No significa que el presidente tenga que realizar personalmente la contabilidad ni supervisar diariamente cada recibo.
Para eso precisamente existe el administrador.
Pero tampoco sería razonable que el representante legal de la comunidad desconociera por completo qué ocurre con sus cuentas.
Presidente y administrador deben trabajar de forma coordinada, respetando cada uno sus competencias.
12. ¿Pueden los propietarios exigir ver las cuentas?
El administrador debe custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad, conforme al artículo 20.e de la LPH.
Ahora bien, este derecho no significa necesariamente que cualquier propietario pueda exigir en cualquier momento que se le entregue indiscriminadamente toda la documentación original de la comunidad o acceder sin límites a información que pueda afectar a datos personales de terceros.
Debe compatibilizarse el derecho del propietario a conocer y controlar la gestión comunitaria con las obligaciones de custodia documental y protección de datos.
En cualquier caso, cuando se someten las cuentas a aprobación, los propietarios deben disponer de información suficiente para poder adoptar una decisión consciente.
Aprobar unas cuentas no debería convertirse en un simple trámite automático.
13. Aprobar las cuentas no significa firmar un cheque en blanco
La Junta debe aprobar las cuentas correspondientes.
Esto permite comprobar si los ingresos y gastos realizados coinciden con lo presupuestado y acordado.
Cuando existen diferencias importantes deben explicarse.
Un gasto extraordinario debería estar perfectamente identificado.
También deberían poder conocerse las desviaciones presupuestarias relevantes.
Y si aparecen operaciones que los propietarios no comprenden, pueden solicitar las correspondientes aclaraciones antes de aprobar las cuentas.
El control comunitario no debe ejercerse únicamente cuando desaparece dinero.
Debe formar parte del funcionamiento normal de la comunidad.
14. ¿Qué ocurre si el presidente o el administrador gastan dinero sin autorización?
No todos los gastos realizados sin autorización generan automáticamente la misma consecuencia jurídica.
Habrá que analizar:
- quién realizó el gasto;
- qué facultades tenía;
- si existía presupuesto;
- si había acuerdo de Junta;
- si el gasto era necesario;
- si existía urgencia;
- si benefició efectivamente a la comunidad;
- si produjo un perjuicio;
- y si hubo buena fe, negligencia o intención de obtener un beneficio indebido.
Puede existir desde una simple irregularidad de gestión hasta una responsabilidad civil por daños y perjuicios.
Y en los supuestos más graves podemos entrar incluso en el terreno penal.
15. Cuando pasamos de una mala gestión a un posible delito
Hay que ser especialmente prudentes en este punto.
Una discrepancia contable o un gasto discutible no convierten automáticamente al administrador o al presidente en delincuentes.
El Derecho penal exige unos elementos concretos.
Sin embargo, cuando una persona que administra fondos ajenos se apropia del dinero para sí misma o para un tercero, o utiliza sus facultades de administración excediéndose de ellas y causando un perjuicio al patrimonio administrado, pueden entrar en juego figuras como la apropiación indebida o la administración desleal.
El artículo 252 del Código Penal sanciona determinadas conductas de quienes, teniendo facultades para administrar un patrimonio ajeno, las infringen excediéndose en su ejercicio y ocasionan con ello un perjuicio patrimonial.
El artículo 253 contempla la apropiación de dinero, efectos, valores u otras cosas muebles que hubieran sido recibidos bajo determinados títulos que obligan a entregarlos o devolverlos.
Por tanto, utilizar dinero comunitario para fines particulares puede tener consecuencias que exceden ampliamente de una reclamación interna de la comunidad.
16. Los tribunales ya han condenado por apropiarse del dinero de comunidades
No estamos hablando de una posibilidad meramente teórica.
La jurisprudencia penal ofrece ejemplos de personas vinculadas a la administración de comunidades que han sido condenadas por apropiarse de fondos comunitarios.
Por ejemplo, el Tribunal Superior de Justicia de Asturias confirmó una condena de un año y seis meses de prisión a quien ejercía como administrador y tesorero de una comunidad de propietarios y había realizado cargos y disposiciones de fondos de la cuenta comunitaria en su propio beneficio.
El tribunal consideró acreditada la apropiación continuada de dinero perteneciente a la comunidad.
También encontramos jurisprudencia del Tribunal Supremo relacionada con transferencias realizadas desde cuentas de comunidades de propietarios sin consentimiento de quienes debían autorizarlas.
La enseñanza que debemos extraer no es que haya que contemplar con sospecha a quien gestiona el dinero comunitario.
Es exactamente la contraria:
cuanto mejores sean los mecanismos de control, mayor seguridad tendrán los propietarios, el presidente y el propio administrador.
17. ¿Puede responder personalmente el presidente?
Sí, en determinadas circunstancias.
El presidente actúa como representante de la comunidad, pero esa condición no constituye una inmunidad frente a cualquier actuación.
Si se extralimita deliberadamente en sus funciones y causa un perjuicio económico, puede llegar a exigírsele responsabilidad.
Naturalmente habrá que analizar cada caso concreto.
No es igual adoptar de buena fe una decisión urgente que finalmente resulte equivocada que utilizar conscientemente dinero comunitario para una finalidad ajena a la comunidad.
Tampoco puede olvidarse que la Junta puede resolver reclamaciones formuladas por los propietarios contra la actuación de quienes ejercen los cargos comunitarios y puede removerlos de sus funciones conforme a la LPH.
18. ¿Y el administrador profesional?
El administrador tiene una especial responsabilidad derivada precisamente de su función gestora.
Debe actuar conforme a la Ley, a los acuerdos válidamente adoptados por la comunidad y a las competencias que le hayan sido conferidas.
Debe poder justificar los pagos.
Debe conservar la documentación.
Debe mantener una contabilidad comprensible.
Debe informar de las incidencias relevantes.
Y debe diferenciar escrupulosamente el patrimonio de cada comunidad de cualquier patrimonio propio o ajeno.
Un buen administrador no debería considerar los controles como una muestra de desconfianza.
Al contrario.
La transparencia constituye una de sus mejores garantías profesionales.
19. ¿Qué controles debería establecer una comunidad?
No existe un único sistema obligatorio, porque una comunidad de diez viviendas no necesita necesariamente los mismos mecanismos que un complejo de quinientos propietarios.
Pero existen algunas prácticas especialmente recomendables.
Primero, mantener una cuenta bancaria propia de la comunidad, claramente diferenciada.
Segundo, evitar movimientos de dinero comunitario a través de cuentas personales.
Tercero, establecer límites o mecanismos de doble autorización para operaciones extraordinarias o de elevada cuantía cuando las características de la comunidad lo aconsejen.
Cuarto, realizar conciliaciones periódicas entre contabilidad y movimientos bancarios.
Quinto, conservar las facturas y justificantes correspondientes.
Sexto, identificar claramente los gastos extraordinarios.
Séptimo, presentar cuentas suficientemente detalladas a la Junta.
Octavo, permitir al presidente un nivel razonable de supervisión de la situación económica.
Noveno, documentar adecuadamente los acuerdos que autorizan inversiones, obras y derramas.
Y décimo, evitar que una única persona controle sin supervisión todas las fases de una operación económica.
20. El fondo de reserva tampoco es una caja libre
Especial atención merece el fondo de reserva de la comunidad.
La LPH obliga a su existencia y determina su finalidad.
No debería contemplarse como una cantidad disponible para cualquier ocurrencia o gasto improvisado.
Su utilización debe responder a las finalidades legalmente previstas y estar adecuadamente reflejada en la gestión económica comunitaria.
Que exista dinero acumulado en una cuenta no significa que presidente o administrador puedan decidir libremente en qué gastarlo.
21. ¿Qué debe hacer un propietario si detecta movimientos extraños?
Lo primero no debería ser acusar públicamente a nadie de haberse apropiado del dinero.
Debe solicitarse información.
Comprobar las cuentas.
Examinar acuerdos.
Revisar facturas y justificantes.
Determinar quién ordenó las operaciones.
Y permitir que presidente y administrador expliquen las posibles discrepancias.
Si después de esas comprobaciones aparecen indicios sólidos de irregularidades, la comunidad deberá valorar las medidas oportunas: convocatoria de Junta, exigencia de rendición de cuentas, revocación de cargos, reclamación de cantidades y, en los casos que verdaderamente lo justifiquen, acciones judiciales civiles o penales.
Una cosa es controlar.
Otra muy diferente es acusar sin pruebas.
22. El mejor sistema no es el basado en la desconfianza, sino en la transparencia
Las comunidades de propietarios manejan patrimonio ajeno y, en ocasiones, cantidades económicas muy elevadas.
Por eso resulta poco aconsejable construir todo el sistema de gestión sobre una única frase:
«Yo confío en esta persona».
La confianza personal puede existir y es positiva.
Pero debe estar acompañada de procedimientos objetivos.
Facturas.
Extractos.
Presupuestos.
Acuerdos.
Justificantes.
Conciliaciones.
Información periódica.
Y responsabilidades claramente delimitadas.
Un buen sistema de control no está diseñado pensando en que el presidente o el administrador vayan a apropiarse del dinero.
Está diseñado para que nadie tenga siquiera que plantearse esa duda.
Conclusión
Entonces, ¿quién controla realmente el dinero de una comunidad de propietarios?
La respuesta no es una única persona.
La Junta decide y controla las grandes líneas económicas.
El presidente representa a la comunidad y participa en la ejecución y supervisión de sus decisiones.
El administrador gestiona, cobra, paga y ejecuta los acuerdos dentro de las competencias que la Ley y la Junta le atribuyen.
Ninguno de ellos es dueño del dinero comunitario.
Y disponer materialmente de una cuenta bancaria nunca debe confundirse con tener libertad jurídica para decidir qué hacer con sus fondos.
Una comunidad bien administrada no es aquella en la que nadie pregunta por las cuentas.
Es aquella en la que cualquiera que tenga derecho a hacerlo puede preguntar y obtener una explicación razonable, documentada y transparente.
Porque cuando hablamos del dinero de todos, la confianza es necesaria, pero la transparencia es imprescindible.
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