La Responsabilidad Civil del Administrador de Fincas: Marco Legal y Casuística
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Introducción
Desde la visión de un Administrador de Fincas en Madrid, la responsabilidad civil que puede derivarse de la gestión profesional no es un mero concepto académico, sino una realidad con implicaciones prácticas claras para cualquier comunidad de propietarios, ya que una mala actuación, negligencia u omisión en sus funciones puede dar lugar a obligaciones de resarcimiento frente a terceros o a la propia comunidad. Sin embargo, su actividad no está exenta de riesgos y responsabilidades. s propietarios que representan. En este artículo, analizaremos en profundidad la responsabilidad civil del administrador de fincas, su marco legal y los supuestos más comunes en los que puede incurrir en responsabilidad.
Definición y Alcance de la Responsabilidad Civil
La responsabilidad civil del administrador de fincas se refiere a la obligación de resarcir los daños y perjuicios ocasionados a terceros por actos u omisiones en el ejercicio de sus funciones. Esta responsabilidad puede ser contractual o extracontractual:
- Responsabilidad Civil Contractual: Surge cuando el administrador incumple alguna de las obligaciones pactadas en el contrato de administración de fincas, causando un perjuicio a la comunidad o a propietarios individuales.
- Responsabilidad Civil Extracontractual: Se produce cuando el administrador de fincas, por acción u omisión, causa daños a terceros fuera del marco contractual. En este caso, se aplica el artículo 1902 del Código Civil, que establece que “el que por acción u omisión causa daño a otro, interviniendo culpa o negligencia, está obligado a reparar el daño causado”.
Marco Legal Aplicable
La figura del administrador de fincas se encuentra regulada por diversas normativas, entre las que destacan:
- Ley de Propiedad Horizontal (LPH): Define las funciones del administrador y sus responsabilidades dentro de las comunidades de propietarios.
- Código Civil: Especialmente los artículos relacionados con la responsabilidad civil contractual y extracontractual.
- Estatuto General de los Administradores de Fincas: Recoge las normas deontológicas y los principios éticos que deben regir la actuación de estos profesionales.
- Normativa sobre Protección de Datos (RGPD y LOPDGDD): En la gestión de datos de los propietarios y residentes.
Casos Comunes de Responsabilidad Civil
Los administradores de fincas pueden incurrir en responsabilidad civil en una amplia variedad de situaciones. Algunas de las más frecuentes son:
- Mala gestión de fondos comunitarios: Si el administrador realiza pagos indebidos, no justifica correctamente los gastos o incurre en apropiación indebida de fondos, puede ser demandado por la comunidad de propietarios.
- Incumplimiento de sus obligaciones: La falta de convocatoria de juntas, la no ejecución de acuerdos adoptados o la omisión en la contratación de servicios esenciales pueden generar perjuicios económicos y reclamaciones.
- Defectuosa contratación de servicios: Si el administrador contrata proveedores sin garantías de solvencia o sin verificar su idoneidad, y esto genera daños a la comunidad, puede ser considerado responsable.
- Falta de diligencia en el mantenimiento de los inmuebles: La omisión en la reparación de averías estructurales o en la gestión de riesgos puede derivar en reclamaciones por daños materiales o personales.
- Vulneración de la normativa de protección de datos: Si el administrador incumple las obligaciones relativas a la gestión de datos personales, puede enfrentarse a sanciones económicas y responsabilidad civil.
- Omisiones en la contratación de seguros: La ausencia de seguros obligatorios o la contratación de pólizas inadecuadas pueden generar perjuicios en caso de siniestros.
Consecuencias de la Responsabilidad Civil
Las consecuencias de incurrir en responsabilidad civil pueden ser diversas:
- Indemnización de daños y perjuicios: En caso de condena, el administrador deberá resarcir económicamente a la parte afectada.
- Sanción disciplinaria o profesional: En caso de que el administrador esté colegiado, puede enfrentarse a sanciones por parte del Colegio de Administradores de Fincas.
- Pérdida de la confianza y deterioro de la reputación profesional: Un administrador con antecedentes de negligencia puede ver afectada su carrera profesional.
Medidas de Prevención y Seguro de Responsabilidad Civil
Para minimizar el riesgo de incurrir en responsabilidad civil, los administradores de fincas pueden adoptar diversas medidas preventivas:
- Actuar con diligencia y profesionalidad: Cumplir estrictamente con sus funciones y mantener una gestión transparente y eficaz.
- Contar con un seguro de responsabilidad civil: Este tipo de pólizas pueden cubrir indemnizaciones por daños y perjuicios derivados de errores o negligencias en el ejercicio profesional.
- Mantener una comunicación fluida con la comunidad de propietarios: Informar de manera clara y puntual sobre la situación económica, el estado del inmueble y cualquier incidencia relevante.
- Cumplir con la normativa de protección de datos: Adoptar medidas de seguridad adecuadas para la gestión de información personal.
- Capacitación y actualización constante: Mantenerse informado sobre cambios legislativos y mejores prácticas en la administración de fincas.
Conclusión
El administrador de fincas asume una gran responsabilidad en la gestión de los bienes inmuebles y las comunidades de propietarios. Su labor implica un conjunto de obligaciones cuyo incumplimiento puede derivar en responsabilidades civiles de diversa gravedad. Para evitar problemas legales y garantizar una gestión eficaz, es fundamental que actúe con diligencia, se mantenga actualizado en normativa y cuente con mecanismos de protección, como seguros de responsabilidad civil. La transparencia, la profesionalidad y la buena práctica son claves para minimizar los riesgos y consolidar su reputación en el sector.
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En mi comunidad, alguien sugirió que podría haber cucarachas, el administrador se empeño en pedir presupuesto porque argumentó que las compañías no hacen desinfecciones profundas, finalmente acordamos ver si la compañía lo cubría, aunque él dijo que eso hacía que abriesen partes que luego nos cobraban, nos envió dos empresas, a pesar de lo que determinamos, puso en el acta que acordamos que al seguro se le enviaría una factura de desinfección de cucarachas y con otra la de ratas, algo que no dijimos, pero lo puso en acta. Cuando le dice el presidente que hay que convocar una reunión ellos dan una fecha e inmediatamente la administración informa que va a ir una empresa de parte del seguro, y dicha empresa llama al presidente diciéndole, según el presidente que van de parte del seguro y le pregunta si hay cucarachas y el presidente responde que sí. Ya había llamado yo anteriormente en tres momentos diferentes a la aseguradora quien me dijo que no cubren desinfección preventiva, solo plagas y si no la hay eso va de nuestra cuenta, que si le envían una factura ellos verificarán si es por plaga, hablo con un corredor de seguros quien me dice lo mismo, entre otros seguros, lleva el nuestro, y lo comunico a la admini9stración quién me responde que no necesitan que yo les informe porque esto lo llevan haciendo mucho tiempo y con otras comunidades, esto lo hago antes de que la administración nos comuniquen que mandan a una empresa. Mañana voy a llamar a la aseguradora, y así se lo he dicho al presidente, quien tenía que hacer esta labor, o haber parado esto cuando la administración le comunica que va a venir una empresa de desinfección. No sé si realmente la manda la aseguradora, pero les voy a preguntar en concepto de qué se envía a la empresa de desinfección, y lo voy a anular en el caso de que sea por plaga, porque no tenemos plaga. Puede una administración proceder así, pueden darme ese tipo de respuesta de que no necesitan que les informe, cuando lo que busco es no efectuar más gastos innecesarios a mi comunidad. Este administrador es quien manda en nuestra comunidad, él dirige, se molesta conmigo porque yo me informo y me preparo con argumentos
Buenos días Mari Carmen:
En relación con los hechos que expone sobre la actuación del administrador respecto a la posible desinfección por cucarachas, paso a indicarle lo siguiente conforme a la normativa y a la práctica habitual en comunidades de propietarios:
1. Sobre la actuación sin acuerdo claro de la Junta
La Ley de Propiedad Horizontal establece que:
Las decisiones que impliquen gasto deben ser aprobadas por la Junta, salvo casos de urgencia.
En su caso:
No existía una plaga confirmada
No había urgencia acreditada
Y la Junta acordó simplemente consultar al seguro
Por tanto, el administrador no puede avanzar unilateralmente en la contratación de servicios, ni directa ni indirectamente a través del seguro.
2. Sobre el contenido del acta que no refleja lo acordado
Este punto es especialmente relevante.
Si en el acta se recoge que:
“se acordó enviar factura de desinfección de cucarachas y ratas”
cuando eso no fue lo aprobado:
Estamos ante una incorrecta redacción del acta
Esto permite:
Solicitar su rectificación inmediata
O, en su caso, impugnarla conforme al art. 18 de la LPH
El acta debe reflejar fielmente lo acordado, no interpretaciones del administrador.
3. Sobre el uso del seguro
Según indica (y correctamente ha verificado):
Las aseguradoras:
No cubren actuaciones preventivas
Solo intervienen ante plagas reales verificadas
Por tanto:
Enviar una empresa “por el seguro” sin plaga acreditada
O intentar justificar el gasto posteriormente
puede suponer:
Un uso indebido del seguro
O un intento de trasladar un gasto no cubierto
4. Sobre la actitud del administrador
La respuesta del administrador:
“no necesitan que les informe”
No es adecuada profesionalmente
Los propietarios:
Tienen derecho a informarse
A evitar gastos innecesarios
Y a participar en la gestión
El administrador no dirige la comunidad, ejecuta lo que esta decide.
5. Sobre la actuación correcta en este caso
Su planteamiento es correcto:
Contactar con la aseguradora
Confirmar en qué concepto se envía la empresa
Y paralizar la actuación si no existe plaga real
6. Conclusión
De lo expuesto se desprende que:
No existía acuerdo para realizar la desinfección
No hay urgencia ni plaga acreditada
El acta no refleja lo realmente decidido
Y se está intentando actuar al margen del control de la comunidad
Por tanto, la actuación del administrador no se ajusta a una correcta práctica profesional ni a lo establecido en la LPH.
7. Recomendación
Se recomienda:
Solicitar la rectificación del acta
Dejar constancia en Junta de que:
No existe plaga confirmada
No se aprueba gasto alguno
Exigir que cualquier actuación futura:
Sea previamente acordada
Y debidamente justificada
Cierre
La finalidad de la administración es proteger los intereses de la comunidad,
no generar gastos innecesarios ni actuar sin control.
¡Buenos días!
En mi Comunidad, el administrador comunico a la empresa de ascensores que teníamos levantado el suelo del ascensor, le pedí el número de parte y me lo dieron pasó mes y medio y no supimos nada, tuve que llamar a la empresa de mantenimiento, quienes me contaron una mentira, que ahora no viene al caso, pasados cuatro días el administrador envía al presidente el presupuesto del arreglo, el fallo fue de la empresa. Lo que me interesa saber es, el administrador no tiene que estar pendiente de ese parte? pasado unos días, una o dos semanas no tiene que llamar a la empresa para interesarse en saber si ha ido el técnico, es que se desentienden, pasó un mes y medio y porque llamé a la empresa de mantenimiento, sino seguimos esperando, ¿Es obligación nuestra estar pendiente de esto?
Estimada Mari Carmen:
En relación con la incidencia comunicada sobre el estado del suelo del ascensor y la falta de seguimiento posterior, es importante aclarar lo siguiente conforme a la Ley de Propiedad Horizontal y a la práctica profesional:
1. ¿Es obligación del administrador hacer seguimiento?
Sí, sin ninguna duda.
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que el administrador debe:
Velar por el buen funcionamiento de los servicios de la comunidad
Atender a la conservación y mantenimiento del inmueble
Ejecutar las actuaciones necesarias para su correcto estado
Esto incluye no solo comunicar una avería, sino también:
Hacer seguimiento de la incidencia
Verificar que el técnico acude
Reclamar si hay retrasos
Informar al presidente o a la comunidad
2. ¿Es normal esperar mes y medio sin noticias?
No.
Un plazo de mes y medio sin seguimiento en una incidencia de ascensor es claramente excesivo.
En la práctica profesional:
A los pocos días debe verificarse si hay actuación
Y en 1–2 semanas como máximo debe haber seguimiento activo
De lo contrario, se considera:
Falta de diligencia en la gestión
3. ¿Debe la comunidad estar pendiente de esto?
No.
No es obligación de los propietarios ni del presidente (salvo colaboración puntual).
Esa función corresponde al administrador.
Si la comunidad tiene que:
llamar a la empresa
preguntar por el estado
desbloquear incidencias
Entonces la administración no está cumpliendo correctamente su función.
4. Sobre el hecho de que el fallo fuera de la empresa
Esto refuerza aún más la necesidad de seguimiento:
Cuando el problema es de la empresa mantenedora:
Debe reclamarse con mayor insistencia
Deben exigirse responsabilidades
Y controlarse los plazos
No hacerlo puede perjudicar a la comunidad.
5. Conclusión
El administrador sí tiene la obligación de hacer seguimiento activo
No es correcto dejar pasar semanas sin control
No corresponde a los propietarios suplir esa función
Lo ocurrido evidencia una falta de diligencia en la gestión
6. Recomendación
En la próxima Junta se puede solicitar:
Que se establezca un protocolo de seguimiento de incidencias
Que se informe periódicamente del estado de las mismas
Y que se exija mayor control a los proveedores
Cierre
El administrador no solo comunica incidencias:
debe gestionarlas hasta su resolución
Cuando esto no ocurre, la comunidad queda desatendida.
Un cordial saludo
Miguel
691564359
También tenemos el problema de correos que está dentro de mi comunidad, paga a año vencido, no paga mensualmente como todos, los vecinos se han quejado y él dice que eso es normal, que todos estos organismos funcionan así. Cuando envió el acta de esa reunión no nos informó de que hubiese hablado con Correos, entonces yo exigí por escrito una copia del burofax conforme lo envió y la respuesta que le dieron, lo que hizo el administrador fue enviarle un wasap al presidente comunicándole que les llamó por teléfono y que dijeron que se pondrían al día, eso fue a inicios de Marzo y no sabemos nada más. No me trago que lo haya hecho, al menos entonces, puesto que entiendo que todos estos avisos o sugerencias se hacen por escrito. Dígame si el proceder del administrador es correcto y si para la próxima reunión que la tenemos en breve por un tema de votación de presupuestos, le puedo poner en el orden del día el burofax, con la respuesta o una copia de que Correos procede con los pagos de forma mensual.
Buenos días,
En relación con la gestión de los pagos por parte de Correos y la actuación del administrador, paso a indicarle lo siguiente:
1. ¿Es correcto que paguen “a año vencido”?
Depende.
Puede ser habitual en determinados organismos públicos o grandes entidades,
pero:
Debe estar expresamente pactado
O al menos aceptado por la comunidad
Si no hay acuerdo:
No tienen por qué pagar distinto al resto de propietarios
2. ¿Debe el administrador reclamar la deuda formalmente?
Sí, y aquí está la clave.
La gestión correcta exige:
Requerimiento por escrito (preferiblemente burofax)
Seguimiento documentado
Información a la comunidad
Una simple llamada telefónica o un mensaje de WhatsApp:
No es una gestión suficiente ni profesional
3. Sobre la actuación del administrador
En este caso:
No consta comunicación formal
No hay copia de requerimientos
No hay respuesta documentada
Y no se ha informado adecuadamente en acta
Esto implica:
Falta de transparencia
Deficiente gestión del cobro
Ausencia de control documental
4. ¿Se puede exigir documentación?
Sí, plenamente.
Como propietaria, puede solicitar:
Copia del burofax o requerimiento enviado
Justificación de la gestión realizada
Respuesta de Correos (si existe)
Y el administrador está obligado a facilitarla.
5. ¿Se puede incluir en el orden del día?
Sí, y es totalmente recomendable.
Puede solicitar incluir un punto como:
“Información y documentación sobre la deuda de Correos y medidas de reclamación”
Y dentro de ese punto:
Exigir documentación
Definir forma de pago (mensual o la que acuerde la comunidad)
Establecer medidas en caso de impago
6. ¿Qué debería haberse hecho correctamente?
Lo correcto habría sido:
Requerimiento formal por escrito
Seguimiento si no hay respuesta
Comunicación a la comunidad
Si persiste el impago:
Inicio de procedimiento de reclamación (art. 21 LPH)
7. Conclusión
El proceder del administrador no es el adecuado
No basta con gestiones informales
La comunidad tiene derecho a control y transparencia
Y puede exigir una actuación formal y documentada
Reciba un cordial saludoç
Miguel
691564359
Buenas tardes. En Burgos para instalar terrazas de cafetería en suelo público privado se necesita autorización de la comunidad. Como propietario de un café-bar, solicité a la comunidad autorización, siendo el resultado de la votación 9 a favor, 8 en contra y tres abstenciones. Según la L.P.H en votación simple las abstenciones no se contabilizan ni en favor ni en contra, saliendo un resultado a favor de su instalación, pero el administrador dío como resultado el NO APROBADO al contablizar los votos de abstención. Transcurrido medio año tengo conocimiento de que los votos por abstención no contabilizan y que por lo tanto la votación fué positiva y que dica actuación del administrador me ha provocado un considerable daño y perjuicio por pérdida económica al tener que rebajar la cuota de alquiler 100 € desde su inicio. Está todo documentado. ¿Si no puede impugnar la votación por haber transcurrido tres meses, se puede demandar al administrador por los daños y perjuicios ocasionados y en caso de ganarse dar por v´lida la votación de la comunidad?
Buenas tardes José Luis:
Sí podría existir base para reclamar, pero aquí hay varios matices jurídicos importantes que conviene separar.
En principio, y salvo que los estatutos dijeran otra cosa o que el acuerdo exigiera una mayoría cualificada especial, en una votación por mayoría simple las abstenciones no computan como votos negativos. Es decir, con 9 votos a favor y 8 en contra, el acuerdo habría salido aprobado entre los presentes y representados. Por tanto, si el administrador reflejó o interpretó incorrectamente el resultado de la votación, podría haberse producido un error relevante en la formación o ejecución del acuerdo comunitario.
Ahora bien, el problema principal está en los plazos de impugnación del acuerdo del artículo 18 de la LPH. Si han transcurrido más de tres meses desde la notificación del acta (y no estamos ante un acuerdo contrario a la ley o estatutos con plazo de un año), la acción de impugnación ordinaria puede encontrarse caducada.
Pero eso no significa necesariamente que no exista ninguna otra vía.
Podrían plantearse dos escenarios:
Acción de responsabilidad civil contra el administrador
Si puede acreditarse que:
el administrador actuó de forma negligente,
interpretó incorrectamente una mayoría sencilla claramente regulada,
esa actuación fue determinante para impedir la instalación de la terraza,
y existe un daño económico real y cuantificable (por ejemplo, rebaja acreditada del alquiler, pérdida de explotación, contratos, comunicaciones, etc.),
sí podría estudiarse una reclamación de daños y perjuicios frente al administrador o incluso frente a su seguro de responsabilidad civil profesional.
La clave estaría en demostrar:
la culpa o negligencia profesional,
el nexo causal,
y el daño efectivo.
No basta con decir “me perjudicó”; hay que probar que la interpretación errónea fue la causa directa de la pérdida económica.
¿Quedaría automáticamente validada la votación?
Aquí la respuesta es más compleja: no necesariamente.
Aunque prosperase una reclamación de daños contra el administrador, eso no implica automáticamente que el acuerdo comunitario quede “reconocido” judicialmente como aprobado seis meses después. Son acciones distintas:
una cosa es la validez del acuerdo comunitario,
y otra la responsabilidad profesional del administrador.
Para que judicialmente se declarase válido el acuerdo probablemente habría que haber impugnado el acta o solicitado una declaración judicial dentro de plazo. Pasado ese tiempo, el acta puede quedar consolidada formalmente aunque estuviera equivocada.
No obstante, dependiendo de cómo esté redactada el acta, podría incluso discutirse si realmente hubo un acuerdo aprobado y luego mal interpretado en la ejecución o certificación posterior. Ahí el detalle documental es fundamental:
redacción exacta del acta,
sistema de voto,
coeficientes,
asistentes,
si hubo doble mayoría,
texto literal del acuerdo,
y cómo se notificó.
Mi impresión, por lo que comenta, es que sí podría merecer la pena que un abogado especializado en propiedad horizontal estudie la documentación porque:
parece existir una posible interpretación incorrecta de la mayoría,
hay un perjuicio económico concreto,
y podría existir cobertura del seguro RC del administrador.
Pero también le diría algo importante: estas reclamaciones no son sencillas, porque el administrador probablemente alegará que actuó conforme al criterio de la comunidad o a interpretación jurídica razonable, y además habrá que acreditar muy bien el daño económico real
Un cordial saludo
Miguel
691564359