El vecino que todo lo graba: cuándo es legal grabar una junta de propietarios y cuándo puede convertirse en un problema para la comunidad
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I. Cuando el teléfono móvil se convierte en un protagonista inesperado de la junta
Hace apenas unos años, las juntas de propietarios transcurrían con un desarrollo relativamente previsible. El presidente abría la sesión, el administrador exponía los distintos puntos del orden del día y los propietarios intervenían para manifestar sus opiniones antes de proceder a las correspondientes votaciones.
Sin embargo, la generalización de los teléfonos inteligentes ha introducido un nuevo elemento que cada vez aparece con mayor frecuencia en las reuniones de las comunidades de propietarios: la grabación íntegra de la junta por parte de alguno de los asistentes.
La escena resulta ya familiar para muchos administradores de fincas.
Antes incluso de comenzar la reunión, un propietario coloca discretamente su teléfono móvil sobre la mesa, activa la función de grabación de audio o vídeo y lo deja funcionando durante toda la sesión. En ocasiones lo hace abiertamente; otras veces procura pasar desapercibido. Hay presidentes que no le prestan atención, otros que le exigen apagar inmediatamente el dispositivo y algunos administradores que, ante la incertidumbre jurídica, optan por suspender momentáneamente la reunión hasta aclarar si esa actuación resulta o no legal.
No es una cuestión menor.
En torno a estas grabaciones giran numerosas dudas que afectan tanto a los derechos individuales de los propietarios como al correcto funcionamiento de la comunidad.
¿Puede cualquier propietario grabar la junta?
¿Debe comunicar previamente que está grabando?
¿Puede el presidente prohibirlo?
¿Y qué sucede si posteriormente esa grabación termina circulando por un grupo de WhatsApp, se publica en una red social o incluso se utiliza como prueba en un procedimiento judicial?
Son preguntas que cada vez reciben con mayor frecuencia los administradores de fincas y cuya respuesta exige analizar conjuntamente la Ley de Propiedad Horizontal, la normativa sobre protección de datos, la doctrina de la Agencia Española de Protección de Datos y la jurisprudencia del Tribunal Supremo.
La realidad demuestra, además, que las grabaciones suelen producirse precisamente en las comunidades donde existe un mayor nivel de conflictividad. Es habitual que aparezcan cuando se debaten derramas importantes, reclamaciones judiciales, obras de accesibilidad, limitaciones a las viviendas de uso turístico o cualquier otro asunto capaz de generar enfrentamientos entre los propietarios.
En esos momentos, algunos vecinos consideran que grabar la reunión constituye la mejor forma de dejar constancia de lo sucedido y evitar futuras controversias sobre el contenido de las intervenciones o el desarrollo de las votaciones.
Otros, por el contrario, perciben esa grabación como una invasión de su intimidad o como un mecanismo de presión que puede condicionar la libertad con la que desean intervenir durante el debate.
Es precisamente ese conflicto entre intereses el que hace necesario conocer cuál es el verdadero alcance jurídico de estas grabaciones.
Porque, como veremos a lo largo de este artículo, grabar una reunión y difundir posteriormente su contenido son dos actuaciones completamente distintas desde el punto de vista legal, y esa diferencia resulta esencial para evitar interpretaciones erróneas.
II. ¿Puede un propietario grabar una junta de propietarios?
La primera idea que conviene desterrar es una creencia bastante extendida: no existe ninguna disposición de la Ley de Propiedad Horizontal que prohíba expresamente a un propietario grabar una junta de propietarios.
La Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre Propiedad Horizontal regula detalladamente aspectos como la convocatoria de las juntas, la adopción de acuerdos, las mayorías necesarias, la representación mediante delegación de voto o la redacción del acta, pero guarda silencio sobre la posibilidad de realizar grabaciones de audio o vídeo durante las reuniones.
Ese silencio normativo ha provocado durante años interpretaciones contradictorias. Sin embargo, la respuesta debe buscarse fuera de la propia Ley de Propiedad Horizontal, acudiendo a la doctrina consolidada de nuestros tribunales sobre las grabaciones realizadas por quienes participan directamente en una conversación.
Y aquí encontramos un principio jurídico plenamente asentado.
Una persona puede grabar una conversación en la que interviene sin necesidad de solicitar autorización al resto de los participantes.
La razón es sencilla.
No estamos ante una interceptación clandestina de comunicaciones ajenas, sino ante la conservación de una conversación propia.
Quien participa en una reunión conoce naturalmente el contenido de lo que allí se dice. La grabación no le permite acceder a una información que le era desconocida, sino simplemente conservar un soporte objetivo de una conversación en la que ha intervenido personalmente.
Este criterio ha sido reiteradamente admitido por la jurisprudencia del Tribunal Supremo y por el Tribunal Constitucional al diferenciar claramente dos situaciones completamente distintas:
- Grabar una conversación propia, en la que quien realiza la grabación participa directamente.
- Interceptar o grabar conversaciones ajenas, en las que el autor de la grabación no interviene.
Mientras que el segundo supuesto puede constituir una vulneración del derecho al secreto de las comunicaciones reconocido en el artículo 18.3 de la Constitución Española e incluso llegar a tener relevancia penal, el primero, con carácter general, no vulnera dicho derecho.
Aplicado al ámbito de las comunidades de propietarios, ello significa que el propietario que asiste legítimamente a la junta y participa en ella puede grabar las intervenciones de las que forma parte.
No necesita convertirse en periodista, investigador privado ni solicitar autorización judicial para conservar un registro de aquello que él mismo está escuchando y en cuya conversación está interviniendo.
Ahora bien, esta afirmación debe entenderse correctamente.
Que la grabación sea, en principio, lícita no significa que pueda hacerse de cualquier manera ni utilizarse posteriormente para cualquier finalidad.
De hecho, la mayor parte de los conflictos jurídicos no nacen del acto de grabar, sino del uso posterior que se hace de esa grabación.
Y ahí es donde comienzan a entrar en juego otras normas jurídicas, especialmente las relativas a la protección de datos personales, el derecho al honor, la intimidad, la propia imagen y la eventual responsabilidad civil derivada de una difusión inadecuada.
En otras palabras, el problema rara vez está en pulsar el botón de “grabar”; el verdadero riesgo jurídico aparece cuando alguien decide pulsar el botón de “compartir”.
Ese será precisamente uno de los aspectos fundamentales que analizaremos en los siguientes apartados del presente trabajo.
III. ¿Debe el propietario comunicar que está grabando la junta?
Una de las preguntas que más frecuentemente reciben los administradores de fincas es si el propietario que decide grabar una junta está obligado a comunicarlo previamente al presidente o al resto de los asistentes.
La respuesta exige distinguir entre la legalidad de la grabación y la conveniencia de informar de ella.
Desde un punto de vista estrictamente jurídico, cuando un propietario participa personalmente en la reunión y graba una conversación en la que él mismo interviene, la normativa no establece una obligación general de solicitar autorización al resto de los asistentes para realizar esa grabación.
Ello se debe a que, como ya hemos señalado, no estamos ante una interceptación de comunicaciones ajenas, sino ante la conservación de una conversación propia.
No obstante, desde la perspectiva de la buena fe que debe presidir las relaciones entre los comuneros (artículo 7 del Código Civil), resulta altamente recomendable que quien pretenda grabar la sesión lo comunique al inicio de la reunión.
Esta sencilla actuación evita suspicacias, reduce tensiones y permite que todos los asistentes conozcan desde el primer momento las circunstancias en las que va a desarrollarse la junta.
En muchas ocasiones, la conflictividad no nace de la grabación en sí misma, sino del descubrimiento posterior de que uno de los asistentes llevaba grabando toda la reunión sin que nadie lo supiera.
Desde un punto de vista práctico, el administrador puede reflejar en el acta una simple mención del siguiente tenor:
“Antes del inicio de la sesión, el propietario D. (…) comunica que procederá a grabar la reunión para su uso personal.”
Esta referencia no supone autorizar ni prohibir la grabación; simplemente deja constancia de un hecho objetivo que puede resultar relevante si posteriormente surgiera cualquier controversia.
Conviene recordar igualmente que el presidente de la comunidad carece, con carácter general, de facultades para prohibir unilateralmente la grabación realizada por un propietario que participa en la reunión, siempre que dicha grabación no altere el normal desarrollo de la junta ni vulnere otros derechos fundamentales.
Otra cuestión distinta sería que la utilización del dispositivo generara interrupciones continuas, invadiera físicamente el espacio de otros asistentes o se utilizara con un evidente ánimo intimidatorio. En tales supuestos, el presidente sí podrá adoptar las medidas necesarias para preservar el orden de la reunión, aunque no por el mero hecho de que exista una grabación.
IV. El verdadero problema comienza cuando la grabación sale de la junta
Si existe una idea que debe quedar perfectamente clara es la siguiente:
Grabar una junta de propietarios y difundir posteriormente esa grabación son dos actos jurídicamente completamente distintos.
Mientras que la grabación realizada por quien participa en la conversación puede resultar perfectamente lícita, la difusión posterior de su contenido puede generar importantes responsabilidades civiles, administrativas e incluso, en determinados supuestos, penales.
En los últimos años resulta cada vez más frecuente que algunos propietarios compartan fragmentos de las juntas a través de grupos de WhatsApp, Telegram, Facebook o incluso redes sociales abiertas al público.
En ocasiones lo hacen con la intención de demostrar cómo se desarrolló una determinada votación.
En otras, para ridiculizar a un vecino, desacreditar al presidente o criticar la actuación del administrador.
Es precisamente en ese momento cuando la cuestión deja de analizarse únicamente desde la perspectiva de la Ley de Propiedad Horizontal y pasa a estar condicionada por otras normas de enorme relevancia.
La protección de datos personales
Durante una junta de propietarios se manejan constantemente datos personales.
Se identifican propietarios.
Se mencionan deudas.
Se analizan incidencias particulares.
Se discuten obras privativas.
Se hacen referencias a situaciones familiares, económicas o incluso de salud cuando afectan a determinados acuerdos de accesibilidad o eliminación de barreras arquitectónicas.
Toda esa información constituye, en mayor o menor medida, datos personales protegidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Por ello, la difusión indiscriminada de una grabación puede convertirse en un tratamiento de datos personales que carezca de base jurídica suficiente.
No debe olvidarse que el hecho de haber participado legítimamente en una conversación no convierte automáticamente a quien la graba en titular de un derecho ilimitado para divulgar su contenido.
El criterio de la Agencia Española de Protección de Datos
La Agencia Española de Protección de Datos ha venido manteniendo de forma reiterada que debe distinguirse claramente entre la captación de una grabación y el tratamiento posterior de los datos contenidos en ella.
La utilización de una grabación exclusivamente para acreditar determinados hechos en un procedimiento judicial o para defender un derecho legítimo constituye una situación completamente distinta a su difusión indiscriminada entre terceros ajenos a la controversia.
Por ello, remitir el audio íntegro de una junta a todos los vecinos, reenviarlo a personas que no asistieron a la reunión o publicarlo en Internet puede dar lugar a responsabilidades por tratamiento ilícito de datos personales, especialmente cuando la grabación contiene información que excede claramente del interés legítimo perseguido.
En otras palabras, el derecho a grabar no implica un derecho general a divulgar.
V. ¿Puede utilizarse la grabación como prueba ante los tribunales?
Probablemente esta sea una de las razones por las que muchos propietarios deciden grabar las juntas.
Quieren disponer de una prueba objetiva de lo sucedido.
Y, en este punto, la respuesta de nuestros tribunales ha sido relativamente constante.
Las grabaciones realizadas por quien participa directamente en la conversación pueden ser admitidas como medio de prueba, siempre que se garantice su autenticidad y que no hayan sido obtenidas vulnerando derechos fundamentales.
En el ámbito de la propiedad horizontal esto puede resultar especialmente útil cuando existen discrepancias sobre cuestiones como:
- las manifestaciones realizadas durante la reunión;
- la existencia o no de determinadas advertencias efectuadas por el administrador;
- el contenido real de una intervención;
- incidencias producidas durante una votación;
- posibles comportamientos ofensivos o amenazas entre propietarios.
Ahora bien, tampoco debe caerse en el error de pensar que una grabación constituye una prueba absoluta e indiscutible.
El juez valorará, junto con el resto del material probatorio, aspectos tan relevantes como:
- la integridad del archivo;
- la ausencia de manipulaciones;
- el contexto completo de la conversación;
- la identificación de los intervinientes;
- la coherencia con el contenido del acta de la junta;
- el resto de las pruebas practicadas durante el procedimiento.
De hecho, no son pocos los procedimientos judiciales en los que la grabación termina sirviendo para corroborar el contenido del acta redactada por el administrador, reforzando así la presunción de veracidad que habitualmente se atribuye a la documentación comunitaria cuando ha sido elaborada con el debido rigor.
VI. ¿Puede la propia comunidad grabar oficialmente las juntas de propietarios?
Hasta ahora hemos analizado el supuesto más habitual: un propietario que decide grabar por iniciativa propia la reunión.
Pero existe una situación distinta que cada vez se plantea con mayor frecuencia.
¿Qué ocurre cuando es la propia comunidad de propietarios la que pretende grabar oficialmente la junta?
La respuesta ya no puede resolverse únicamente aplicando la doctrina sobre las conversaciones propias.
En este caso es la comunidad, normalmente a través de su presidente o del administrador de fincas, quien decide crear una grabación sistemática de la reunión como parte de la gestión comunitaria.
Y ello supone un auténtico tratamiento de datos personales, sometido plenamente al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018.
La finalidad de esa grabación deberá estar perfectamente determinada.
Por ejemplo:
- facilitar posteriormente la redacción del acta;
- resolver posibles discrepancias sobre el desarrollo de la reunión;
- disponer de una prueba objetiva ante una eventual impugnación judicial.
Lo que no resulta admisible es conservar grabaciones “por si algún día pueden ser útiles”.
El principio de limitación de la finalidad, recogido en el artículo 5 del RGPD, exige que los datos personales solo se traten para fines determinados, explícitos y legítimos.
Informar previamente a los asistentes
Si la comunidad decide realizar una grabación institucional, todos los asistentes deberán ser informados previamente.
Lo aconsejable es que el propio presidente anuncie al inicio de la reunión:
“La presente junta será grabada exclusivamente para facilitar la elaboración del acta y, en su caso, atender posibles reclamaciones derivadas del desarrollo de la sesión.”
Además, conviene dejar constancia expresa en el propio acta.
La transparencia constituye uno de los principios esenciales del tratamiento de datos personales.
¿Durante cuánto tiempo pueden conservarse esas grabaciones?
Aquí aparece una de las dudas más frecuentes.
La legislación no establece un plazo concreto para las grabaciones de juntas de propietarios.
Ello significa que deberá aplicarse el principio de limitación del plazo de conservación.
En términos prácticos, la grabación debería conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fue realizada.
Por ejemplo:
- hasta la aprobación definitiva del acta;
- mientras pueda ejercitarse una acción de impugnación del acuerdo;
- mientras exista un procedimiento judicial relacionado con aquella reunión.
Una vez desaparezca esa finalidad, la grabación deberá eliminarse.
No parece compatible con la normativa mantener durante años un archivo histórico con todas las juntas celebradas por la comunidad.
¿Quién puede acceder a esas grabaciones?
Tampoco cualquier propietario tiene un derecho automático a obtener una copia íntegra de la grabación.
La Ley de Propiedad Horizontal reconoce el derecho de los propietarios a conocer los acuerdos adoptados mediante el acta de la junta.
Sin embargo, ello no significa necesariamente que exista un derecho general a recibir el archivo completo de audio o vídeo.
Cada solicitud deberá analizarse atendiendo a:
- la finalidad perseguida;
- los derechos del solicitante;
- la protección de los datos personales del resto de asistentes;
- la posible existencia de procedimientos judiciales.
En muchas ocasiones será suficiente facilitar la consulta presencial o proporcionar únicamente aquellos fragmentos estrictamente necesarios para la defensa de un derecho concreto.
VII. Los errores más frecuentes que cometen las comunidades
La experiencia profesional demuestra que muchas controversias no nacen de la ley, sino de una interpretación equivocada de la misma.
Entre los errores más habituales destacan los siguientes:
1. Creer que toda grabación está prohibida
Es probablemente el error más extendido.
Como hemos visto, la grabación realizada por quien participa en la conversación puede resultar perfectamente lícita.
2. Pensar que siempre hace falta autorización de todos los asistentes
La autorización no constituye, con carácter general, un requisito para que un propietario grabe una conversación en la que interviene personalmente.
Otra cuestión distinta será el uso posterior de esa grabación.
3. Difundir el audio por WhatsApp
Es probablemente la conducta que genera un mayor riesgo jurídico.
Lo que inicialmente era una grabación lícita puede convertirse en un tratamiento ilícito de datos personales si termina distribuyéndose indiscriminadamente entre terceros.
4. Conservar indefinidamente todas las grabaciones
El almacenamiento permanente de grabaciones carece, en la mayoría de los casos, de una finalidad legítima.
La comunidad debe establecer criterios claros de conservación y eliminación.
5. Utilizar la grabación para desacreditar a otros propietarios
Las grabaciones no pueden convertirse en un instrumento para ridiculizar, presionar o desprestigiar públicamente a otros comuneros.
En tales supuestos podrían entrar en juego el derecho al honor, la intimidad personal e incluso eventuales responsabilidades indemnizatorias.
VIII. Protocolo de actuación para administradores de fincas
Desde un punto de vista práctico, conviene que el administrador disponga de un criterio uniforme.
Cuando un propietario manifieste que va a grabar la reunión, resulta aconsejable seguir estas pautas:
Primera. Mantener la calma y evitar respuestas improvisadas.
Segunda. Comprobar si el propietario participa efectivamente en la junta.
Tercera. Solicitar, por razones de transparencia, que comunique públicamente la existencia de la grabación.
Cuarta. Reflejar esa circunstancia en el acta.
Quinta. Recordar, si procede, que cualquier utilización posterior deberá respetar la normativa sobre protección de datos y los derechos del resto de propietarios.
Sexta. Evitar enfrentamientos innecesarios que puedan paralizar el inicio de la reunión.
En muchas ocasiones, una actuación serena del administrador evita conflictos que terminarían perjudicando al normal desarrollo de la junta.
IX. Conclusión
La tecnología ha cambiado profundamente la forma en que se desarrollan las juntas de propietarios.
Hoy cualquier teléfono móvil puede registrar con absoluta precisión todo lo que sucede durante una reunión.
Pretender ignorar esta realidad o prohibir indiscriminadamente cualquier grabación difícilmente resulta compatible con la evolución tecnológica y con la doctrina consolidada de nuestros tribunales.
La verdadera cuestión jurídica ya no consiste en determinar si puede grabarse una junta, sino qué uso puede hacerse posteriormente de esa grabación.
Ahí es donde confluyen la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General de Protección de Datos, la Ley Orgánica 3/2018 y la jurisprudencia del Tribunal Supremo.
Para el administrador de fincas, conocer esta diferencia resulta esencial.
Una actuación precipitada prohibiendo una grabación que puede ser perfectamente lícita puede generar conflictos innecesarios.
Pero permitir sin control la difusión posterior de esas grabaciones también puede comprometer la responsabilidad de quienes intervienen en la gestión de la comunidad.
En definitiva, el equilibrio pasa por combinar el respeto a los derechos individuales con una adecuada protección de los datos personales y por actuar siempre desde la prudencia, la transparencia y el conocimiento del marco jurídico aplicable.
Diez recomendaciones prácticas para administradores de fincas
- Mantenga un criterio uniforme ante todas las grabaciones.
- No afirme automáticamente que grabar una junta está prohibido.
- Diferencie siempre entre grabar y difundir.
- Si un propietario anuncia que va a grabar, deje constancia en el acta.
- Evite suspender una junta únicamente por la existencia de una grabación realizada por un asistente.
- Si la comunidad decide grabar oficialmente la reunión, informe previamente a todos los asistentes sobre su finalidad.
- Limite el acceso a las grabaciones únicamente a quienes acrediten un interés legítimo.
- Elimine las grabaciones cuando desaparezca la finalidad que justificó su conservación.
- Consulte siempre que existan dudas sobre protección de datos o derechos fundamentales.
- Recuerde que una correcta actuación preventiva suele evitar posteriores conflictos judiciales.
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