Grabación de imágenes en una Comunidad de Propietarios

Pregunta que nos realiza un propietario y que hemos intentado darle las respuestas en dos momento distintos ajustándonos en lo posible a la ley y al reglamento en esta materia.

P. Hola;
En el garaje de la comunidad existen dos cámaras que graban el interior de las dos puertas del garaje y las peatonales que están al lado, pero no existe ningún cartel que informe de su presencia. ¿son legales las grabaciones que realizan estas cámaras? ¿Las puede visualizar el administrador de la finca sin estar presente la empresa de seguridad? ¿se pueden extraer o grabar parte de su contenido sin autorización judicial?
Un saludo

R. Como bien dice se debe de informar de la grabación de las cámaras a través de los carteles correspondientes que están normalizados para este tipo de situaciones. Se deben de visualizar las imágenes por aquellas personas que están autorizados para realizar dicha visualización, este apartado de quien está capacitado para visualizar las imágenes, se deberá aprobar anualmente en la Junta de propietarios y la extracción de las imágenes se deberá realizar por la empresa que ha instalado dicho regrabador pero siempre que haya un motivo suficientemente explícito como será la denuncia por un hecho supuestamente delictivo y que se haya realizado ante la Comisaría de Policía. En el momento en que nos llegue la petición por parte de la Comisaría correspondiente o del Ministerio de Justicia, se deberán extraer las imágenes en un formato de grabación y se deberán facilitar las mismas. El Presidente o cualquier otro miembro de la Junta como el Administrador no podrán manipular las imágenes y mucho menos enseñar las mismas a otros propietarios de la Comunidad porque estaríamos ante una posible sanción de la AGPD. si se realizara la denuncia ante la Agencia.

P. Estimado Miguel;
Si como te he explicado se realizan grabaciones en el garaje sin carteles que anuncien la presencia de cámaras, dichas grabaciones tienen validez legal ante una denuncia o juicio.

Es legal que el administrador empleé dichas imágenes para un agravio personal o solo está permitido usar las imágenes para testimonio de hechos ocurridos en el garaje que afecten a los propietarios, familiares, amigos o bienes de los mismos.

R. Me gustaría aprovechar tu e-mail para hacer un compendio de las obligaciones que se tienen en la comunidad de propietarios con relación a las cámaras de seguridad..
– El acceso a las imágenes podrá ser realizadas por el Presidente, por el Vicepresidente, el Administrador de la Comunidad, podrán acceder a las imágenes en cuanto fuera necesario para el correcto funcionamiento de la Comunidad.
– El personal de seguridad que trabaje para la Comunidad, y siempre y cuando esté facultado para prestar servicios de vigilancia de conformidad con la Ley de Seguridad Privada, podrán también acceder a las imágenes, los empleados de la comunidad que no reúnan dichos requisitos solo podrán acceder a las imágenes con permiso del Presidente y para desempeñar tareas que queden fuera del ámbito de la seguridad privada.
– Los monitores en las que se reproduzcan las imágenes, deben orientarse de modo que sólo puedan ser visualizados por las personas autorizadas. Si los monitores no estuvieran bajo la vigilancia permanente de dichas personas comentadas anteriormente, deben establecerse los mecanismos necesarios para que las imágenes sean visualizadas por personas no autorizadas, como por ejemplo, ubicar el monitor en una sala cerrada con llave a la que sólo tengan acceso esas personas.
– Las cámaras se orientarán siempre de modo que no se capten imágenes de la vía pública o de zonas que no pertenezcan a la comunidad de propietarios, igualmente se deberá de evitar toda captación de imágenes en zonas que sean destinadas para el descanso de los trabajadores u operarios.
– Con relación al acceso de las imágenes sera necesario introducir un nombre de usuario contraseña, que serán distintas para cada persona autorizada, cada usuario tiene asignado un perfil de acceso. Los usuarios únicamente podrán acceder a los datos que necesiten para realizar sus funciones.
– El Presidente cambiará las contraseñas, al menos una vez al año, o bien cuando sospeche que son conocidas por personas no autorizadas.
– No está permitido utilizar los ordenadores de la Comunidad de Propietarios para fines personales. En caso de que, excepcionalmente, sea necesario, se deberá disponer de perfiles de usuario distintos para cada una de las finalidades.
– Solo podrán grabarse las imágenes en CD, DVD, pendrives, ordenadores portátiles, etc. para realizar copias de seguridad. Si hubiera que sacar o enviar las imágenes fuera de las instalaciones de la Comunidad de Propietarios, debe solicitarse la autorización del Presidente. Los soportes deben almacenarse bajo llave.
– En el mismo momento en que el soporte deje de ser necesario, se borrarán las imágenes que contenga, de forma que no puedan ser recuperadas posteriormente.
– Los datos grabados por las cámaras de vigilancia, si no hubiera una orden por parte de un organismo público competente, deben de ser cancelados en el plazo máximo de un mes desde que se captaron.
– No nos olvidemos que para que se cumplan todos los requisitos descritos anteriormente es necesario que los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y tratamiento de las imágenes deberán mantenerse actualizados, se instalará un sistema antivirus que garantice el impedir el robo y destrucción de la información. Si hubiera una conexión a internet, para evitar accesos remotos indebidos a los datos, se instalará un cortafuegos, que permanecerá activado.
– Dentro de las medidas técnicas y organizativas en una Comunidad de Propietarios que son necesarias en el ámbito del contexto y los fines de tratamiento y los riesgos se estima necesario adoptar las siguientes medidas: Llevanza de un registro de actividades del tratamiento de datos personales captados por las cámaras, redacción de un documento de medidas de seguridad, implantación de las medidas de seguridad en los sistemas de videovigilancia, revisar y actualizar los procedimientos y las medidas adoptadas.
¿Que normas deben existir para el uso de cámaras por las Comunidades de Propietarios?:
Será el Presidente de la Comunidad de Propietarios el encargado de adoptar las medidas necesarias para que se cumplan las siguientes reglas:
– a) Condiciones exigibles a la empresa instaladora o encargada del mantenimiento de las cámaras. Aquí habrá que hacer la distinción si las cámaras esta conectadas a una central de alarmas o no
Cámaras conectadas a una central de alarmas:
Se debe de cumplir, que la instalación y mantenimiento deben hacerse por empresas de seguridad privada autorizadas para ello por el Ministerio del Interior y que la Comunidad de Propietarios debe firmar un contrato con la empresa instaladora.
Cámaras no conectadas a una central de alarmas:
La instalación y mantenimiento puede ser a través de cualquier particular o empresa.
b) Todas las personas que tengan acceso las imágenes captadas por las cámaras deben firmar un compromiso de confidencialidad.
De conformidad con la normativa sobre seguridad privada, cuando existen monitores, pantallas y cámaras que tengan fines de vigilancia y seguridad, solo podrán realizar visualizar imágenes en tiempo real vigilantes de seguridad pertenecientes a empresas de seguridad autorizadas.
No obstante, el criterio de los Colegio de Administradores de Fincas, es que los conserjes si podrán visualizar los monitores o las pantallas si la finalidad de estos no es de vigilancia o la seguridad, sino el mero control de los accesos a las fincas.
c) Si la empresa de instalación o mantenimiento de las cámaras acceden a las imágenes para prestar el servicio de mantenimiento, deberá firmar con la Comunidad un contrato de encargado de tratamiento.
d) Se debe de informar de la existencia de las cámaras, para ello, la Comunidad a través de su Presidente debe:
– Colocar en cada acceso a la zona vigilada, al menos un distintivo informativo en un lugar visible, en dicho distintivo se debe hacer constar los datos identificativos de la comunidad de propietarios y su dirección a efectos del ejercicio de sus derechos.
– Tener a disposición del público, en la zona vigilada, los impresos informativos.
Recordar que los datos serán conservados durante un plazo máximo de un mes, salvo que fuese necesario conservarlos durante más tiempo por ser conveniente para esclarecer alguna infracción o hecho ilícito detectado. La base del tratamiento es el interés legítimo en garantizar la seguridad en estas instalaciones por parte de su titular, lo que justifica que los datos sean captados necesariamente por el hecho de acceder al recinto. Los datos no se comunicarán a terceros, salvo a las autoridades competentes en caso de detectar un hecho ilegal. Con los límites legales, los interesados tienen derecho a solicitar el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión las limitaciones de su tratamiento, oponerse al mismo y la portabilidad de los datos, frente a cualquier hecho que el interesado considerase una vulneración de sus derechos, puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
El Administrador de una finca no debe utilizar las imágenes ante un asunto de un agravio personal, si este no es denunciado ante la policía y a través de la comisaría nos llegan la solicitud de las imágenes. Estoy seguro que si el agravio personal contra cualquier miembro de la Junta de Gobierno o cualquier propietario es de importancia, este tema se resolvería previa denuncia.

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Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara