Requisitos del Acta de Propietarios

El documento titulado «Requisitos del Acta de la Junta de Propietarios» detalla los requisitos legales y las consideraciones prácticas que deben tenerse en cuenta al redactar las actas de las Juntas de Propietarios, conforme a la Ley de Propiedad Horizontal de España, específicamente en su artículo 19. A continuación, proporcionamos un resumen de los puntos más importantes:

1. Estructura Básica del Acta

El documento debe comenzar con una relación de los asistentes y sus cuotas de participación. Es necesario reflejar, en cada punto del orden del día, quienes votaron a favor y en contra, aunque en algunos casos basta con indicar los votos negativos si el resultado es positivo. En caso de que un acuerdo se tome por unanimidad, solo se debe constatar que así fue. No es obligatorio incluir referencias innecesarias, como pisos o locales, si no son relevantes para defender los derechos de los propietarios.

2. Contenido Obligatorio

El acta debe reflejar exclusivamente los acuerdos alcanzados durante la junta. No es necesario incluir debates o discusiones, ni adjuntar documentos adicionales, tal como lo establece la jurisprudencia. Aunque la RAE define un acta como un relato de todo lo tratado, en el contexto de la propiedad horizontal, solo es relevante documentar los acuerdos para su validez legal.

3. Comentarios Ofensivos

No existe obligación legal de incluir manifestaciones ofensivas, calumniosas o injuriosas realizadas en la junta. Estas pueden, incluso, vulnerar derechos como el derecho al honor. Aun así, la jurisprudencia sostiene que, en algunos casos, la documentación de conflictos entre propietarios no vulnera este derecho, siempre que se limite a reflejar la existencia de discrepancias.

4. Formalidades y Validez del Acta

El acta debe contener ciertos elementos formales para su validez, aunque la jurisprudencia acepta su validez incluso si presenta defectos formales menores. Entre los elementos obligatorios se incluyen la fecha, lugar de celebración, carácter de la junta (ordinaria o extraordinaria), la relación de asistentes y el detalle de las votaciones, entre otros. En caso de que un acuerdo sea relevante para la validez de una votación, deben constar los nombres y cuotas de quienes votaron a favor y en contra. Al concluir, el acta debe ser firmada por el presidente y el secretario, ya sea al finalizar la reunión o en los diez días posteriores.

5. Impugnación de Acuerdos y Subsanación del Acta

Si un propietario no está de acuerdo con el contenido del acta o encuentra que hay inexactitudes, debe solicitar la subsanación a través del artículo 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal. No obstante, la falta de detalles en el acta, como la justificación de gastos, no es motivo suficiente para invalidarla, aunque se puede optar por la impugnación de los acuerdos, sobre todo cuando estos son contrarios a la ley o los estatutos.

6. Casos Especiales

El documento aborda varias situaciones especiales que pueden ocurrir en la redacción de actas, tales como:

• Inclusión de cuestiones penales: No es adecuado incluir en el acta temas penales que involucren a propietarios, ya que carecen de base legal.
• Celebración de la junta en un idioma distinto al español: Se permite la celebración en otro idioma siempre que haya un traductor disponible para los asistentes que no comprendan dicho idioma.
• Inexactitud en la redacción: Si un propietario considera que el contenido del acta no es correcto, debe seguir el proceso de subsanación previsto por la ley. En casos extremos, se podría convocar una nueva junta para corregir errores graves.

7. El Papel del Notario

No es necesario contratar a un notario para levantar el acta de la junta, salvo que esta decisión se tome por unanimidad. La ley establece que esta función recae en el secretario y el presidente, y solo una votación unánime podría cambiar esta disposición.

8. Asistencia y Representación

En el acta deben figurar todos los propietarios asistentes, ya sea de forma personal o a través de representación, con sus respectivas cuotas de participación. Además, se debe señalar claramente si algún propietario está presente pero no tiene derecho a voto por ser moroso.

9. Firma del Acta

El acta solo necesita ser firmada por el presidente y el secretario. La negativa de un propietario a firmar no afecta la validez del acta. Asimismo, si el presidente no asiste a la junta, el propietario que presidió la reunión debe firmar en su lugar.

10. Irregularidades en la Redacción del Acta

El documento advierte que, aunque la Ley de Propiedad Horizontal establece requisitos para la redacción del acta, no hay sanciones expresas por incumplir con estos requisitos formales. La impugnación de los acuerdos solo será posible si los acuerdos son sustancialmente distintos a lo que realmente se decidió en la junta.

11. Responsabilidad del Secretario-Administrador

El secretario es responsable de la redacción del acta. Si este no cumple con su obligación, el presidente debe exigirlo. En casos en los que se detecten inexactitudes deliberadas, la comunidad puede decidir cesar al secretario. También se aclara que, en situaciones donde hay discrepancias entre el presidente y el secretario, prevalece la decisión del presidente.

12. Ejecución de los Acuerdos sin Firma

Se establece que la falta de firma del presidente o del secretario no paraliza los acuerdos adoptados en la junta, siempre y cuando estos acuerdos puedan ser probados por otros medios. Interpretar el artículo 19.3 de manera literal, que requiere la firma de ambos para la validez de los acuerdos, se considera excesivo y en detrimento de la comunidad de propietarios.

13. Convocatoria de Nuevas Juntas

Si una junta es boicoteada o no se puede llegar a acuerdos debido a la actitud de algunos propietarios, es posible convocar una nueva junta para resolver los puntos del orden del día pendientes. Si se descubre que el acta ha sido falsificada o contiene errores graves, se puede convocar otra junta para corregirlos.

14. Conclusión

El documento hace hincapié en que, aunque la Ley de Propiedad Horizontal impone ciertos requisitos para la redacción de las actas, no todos los detalles son de igual importancia. Lo fundamental es que el acta refleje fielmente los acuerdos adoptados y los votos emitidos. Las discusiones, enfrentamientos o cualquier otro tipo de comentario no tienen relevancia legal, a menos que afecten la validez de los acuerdos. La impugnación de un acta solo procede en casos de errores sustanciales en los acuerdos, no por discrepancias menores en la redacción.

Este resumen recoge los aspectos principales que deben tenerse en cuenta para redactar, validar y corregir un acta de la Junta de Propietarios, siempre teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en España.

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Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Avila, Madrid y Guadalajara