La Administración de Fincas y el Plan General Contable

Desde que tuvimos la última mesa redonda en el podcast de fynkus sobre contabilidad. Podéis ver el vídeo en la siguiente dirección de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=-YUJT6-7uF4&t=21s quería hacer un artículo sobre esta materia y profundizar un poco mas si cabe sobre la necesidad que tenemos en las comunidades de abordar la contabilidad de una forma mas profesional y acorde a las necesidades de las mismas para evitar los desfases presupuestarios  y las derramas que tantos disgustos acarrean a los propietarios por no ir aplicando las cuotas que se deben aplicar en tiempo y forma.

Parece claro que no podemos tener cuotas que no se ajustan a la realidad, inferiores al gasto real, y que conlleva a que cuando una herramienta, un sistema de calefacción, un edificio, la construcción de una piscina y un largo etc., no se tenga en cuenta la depreciación para ir cubriendo la sustitución de esos elementos del inmovilizado.

Por ello en este artículo nos entretendremos en analizar aquellas cuentas que son necesarias para que la contabilidad sea acorde a la realidad. No voy a decir si la contabilidad de una comunidad debe de llevarse como si se llevara el plan general contable de una pequeña y mediana empresa por no ser un ente jurídico, pero ya les gustaría a muchas empresas tener un presupuesto como el que tienen algunas comunidades. Hay comunidades que tienen mas de 1000 propietarios, algunas de ellas pasan de 2000 y que el presupuesto general ronda entre los 600.000 € y 1.000.000 €, sin embargo, su contabilidad presupuestaria que debería de ser lo mas exquisita posible, no lo es, formándose con el tiempo una serie de derramas indeseables que generan verdaderos quebraderos de cabeza.

Antes de pasar a hablar de las cuentas contables, deberíamos tener en cuenta un concepto que aun conociéndolo los administradores de fincas no se tiene en cuenta a la hora de valorarlo presupuestariamente. Es el caso de la venta de la vivienda, local, etc. que no se ha tenido en cuenta la depreciación sufrida en los elementos comunes u otro tipo de amortizaciones y que cuando se vende nos llega la sorpresa que el nuevo comprador tiene que hacer frente a las derramas para arreglar todo aquello que se necesita y que no se ha tenido en cuente año a año.

Recordemos que la ley de propiedad horizontal dice en su artículo 17.11 lo siguiente: “11. Las derramas para el pago de mejoras realizadas o por realizar en el inmueble serán a cargo de quien sea propietario en el momento de la exigibilidad de las cantidades afectas al pago de dichas mejoras. Os imagináis que se decide proponer el pago de una nueva instalación de calderas justo después de la compra de la vivienda. Es necesario regular una contabilidad en la comunidad de propietarios acorde a unas dotaciones o amortizaciones para no tener este tipo de sorpresas.

Lo primero que hay que tener en cuenta es lo que dice la Agencia Tributaria con respecto a las amortizaciones y cuales son los máximos y mínimos que se pueden amortizar. Así tendremos el siguiente cuadro:

Que cuentas se tienen en cuenta en el PGC para pymes:

Veamos algunas de ellas, cuentas que se debería tener en cuenta y sin embargo no se aplica habitualmente en la contabilidad de una comunidad de propietarios.

Dotación de amortización del inmovilizado material.

Que cuentas hay que dotar anualmente por la perdida del valor, pongamos unos cuentos ejemplos:

• Si tienes en la comunidad construcción de edificios. Ejemplo construcción de una caseta de control. Esto lo debes amortizar entre los 33 años y los 68 años
• Si tienes mobiliario en la comunidad. Se debe amortizar entre los 10 y los 20 años.
• Si hay mobiliario urbano, parque infantil, etc. Se debe amortizar entre los 10 y 20 años.
• Si la comunidad tiene maquinaria. Bien sea pequeña o bien sea maquinaria grande porque necesitemos mantenimiento en una entidad urbanística. Mantenimiento de calles, búsqueda de averías y un largo etc. Excavadoras, miniexcavadora, etc. En este caso dicha maquinaria se debería amortizar entre los 8 años y los 18 años.
• Compra de herramienta para mantenimiento de jardines, suelos, etc. Dicha herramienta debería amortizarse entre los 3,33 años y los 8 años
• Elementos de transportes como vehículos que sean propiedad de la comunidad. He gestionado comunidades con varios turismos y camiones para recogida de poda, etc. En este caso estos vehículos deberán amortizarse entre los 6,25 años y los 14 años como máximo.
• Ordenadores, routers, impresoras, programas informáticos, etc. Todos los equipos de información deberán amortizarse entre los 3,85 años y los 10 años.

Pero además de lo que hemos comentado tenemos una variedad extensa que sobre todo se da en aquellas entidades urbanísticas que tienen la gestión de todos los elementos del inmovilizado como por ejemplo:

• Dotación para el equipamiento para los servicios de agua, aquí se incluyen reparación de pozos, bombas, cloradores, cuadros de control, reparaciones de la red y un largo etc. Os pongo un ejemplo sobre este punto. En una comunidad para dar el servicio de agua teniendo en cuenta que tiene varios pozos, el coste total del gasto de todo lo comprado asciende a 200.000 euros por este concepto y la amortización teniendo en cuenta el cuadro comentado anteriormente sería entre 10 y 20 años, osea como mínimo 10.000 € debería destinarse a la amortización en nuestro cuadro presupuestario o nuestro PGC.
• Ni que decir tiene que además del consumo eléctrico mensual que hay que contabilizar en muchas ocasiones se decide inversiones en placas fotovoltaicas tan de moda  y que habría que amortizar. En este caso deberíamos considerarlo en el apartado de instalaciones y la amortización se debería hacer entre los 10 años y los 20 años.
• En muchas comunidades la calefacción que se tiene es una calefacción centralizada, en este caso, el período de amortización de un sistema de calefacción centralizada se debería hacer entre los 10 años y los 20 años.
• No nos olvidemos de la pintura que siempre hay que invertir en ella, pintura para la escalera, ascensor, etc. Es un gasto fijo de mantenimiento y que hay que amortizar. La amortización habría que hacerla entre los 3,33 años  y los ocho años.

Todas las cantidades las hemos dado en base al supuesto de que la Agencia Tributaria te permite deducirlo fiscalmente, podrían utilizarse otros parámetros, pero en este caso no nos ajustaríamos al PGC.

La amortización del inmovilizado a mi manera de ver es uno de los grandes problemas y en el cual los Administradores deberían inculcar esta cultura a las comunidades. Si no se amortizan estos gastos adecuadamente llegarán un momento en que habría unos costes para la comunidad que la única manera de solucionarlo sería a través de las derramas, mal vista por parte de la inmensa mayoría de los propietarios y que suele dar lugar a enfrentamientos con el administrador y la junta de gobierno.

Puedes ver el video en el siguiente enlace de Youtube:

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Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Avila, Madrid y Guadalajara