Documentación acreditativa de requisitos de los proveedores en una comunidad de propietarios

P. Buenos días, queremos realizar una obra en la comunidad y necesitamos saber que requisitos debemos solicitar a las empresas licitantes para cumplir con las obligaciones tanto de la seguridad social, fiscales, prevención de riesgos laborales, etc.

¿Somos la comunidad responsables subsidiarios si no cumplimos con nuestras obligaciones de requerir a los futuros proveedores toda la documentación necesaria? ¿Qué pasos debemos de seguir para que no exista problemas y no se deleguen responsabilidades a la comunidad?

R. Buenos días, interesante pregunta con mucha carga de profundidad por las repercusiones que pudieran producirse. Intentaremos contestarle por partes.

Si decidimos hacer una licitación con un contrato en regla y decidimos entregar esta propuesta a diferentes proveedores, sería conveniente que se solicitara a las personas jurídicas la siguiente documentación como presentación:

• Copia notarial de escritura de constitución y la correspondiente modificación, si existiera.
• Personas que intervengan en la firma del contrato.
• CIF (Tarjeta de identificación fiscal).
• Que la empresa esté dada de alta en el impuesto de actividades económicas.

¿Qué es el impuesto de actividades económicas?

El IAE o Impuesto sobre Actividades Económicas es un impuesto obligatorio, directo y real, cuyo hecho imponible está constituido por el mero ejercicio, en territorio nacional, de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local determinado y se hallen o no especificadas en las tarifas del impuesto. Son sujetos pasivos de este impuesto las personas físicas o jurídicas y las entidades que se encuentren entre las señaladas en el artículo 35.4 de la Ley General Tributaria:

• Que realicen cualquier actividad empresarial, profesional o artística, ejercida o no en local determinado.
• Que ostenten la titularidad del derecho que, en cada caso, sea constitutivo del hecho imponible de este impuesto, en la citada fecha. (fuente Centro Estudios Financieros)

Documentos a presentar para personas físicas (autónomos):

• DNI
• Pasaporte o tarjeta de residencia.

Obligaciones Tributarias:

Cuando se haga una licitación o bien se solicite un trabajo determinado deberíamos exigir a la empresa proveedora los siguientes documentos

• Certificación de estar al corriente de las obligaciones tributarias con el Estado.
• Certificación de estar al corriente de las obligaciones tributarias con la Comunidad Autónoma.

Obligaciones con la Seguridad Social:

• Solicitar a la empresa que vaya a realizar ese servicio que se encuentra al corriente de pago y de las obligaciones con la seguridad social.
• Solicitar los tc2 para confirmar que los trabajadores que vayan a realizar la obra y servicio están en dicha relación. Tenemos que asegurarnos que los trabajadores que vayan a realizar los trabajos se estén cotizando por ellos.

Impuesto de actividades económicas:

• Las empresas proveedoras deberán aportar documentación acreditativa de estar de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, mediante certificación expedida al efecto por administración tributaria.

Seguros

• Certificado de tener contratada una póliza de responsabilidad civil y estar al corriente de pago..
• La póliza de responsabilidad civil deberá cubrir las condiciones y los límites que en cada caso sea necesario.

Solvencia económica

Para conocer la capacidad del proveedor para realizar una labor determinada y no dejar su trabajo a medio hacer por desaparición de dicha empresa es necesario que tomemos una serie de precauciones y entre ellas que pudiera presentarse:

• Declaración del irpf o impuesto de sociedades según proceda y un ejemplar de las cuentas anuales e informe de gestión.
• Declaración relativa a la cifra de negocios global, suministros, servicios o trabajos realizados por la empresa en los últimos tres ejercicios.
• Informes bancarios, etc.

Dependiendo la importancia de la contratación la petición de la presentación de la documentación puede ser una u otra.

Solvencia técnica

Podría llegar a solicitarse si la Comunidad lo considerara necesario:

• Una relación de los servicios/suministros/obras realizados durante los años anteriores.
• Que equipos o material técnico se va a contar para la realización del trabajo.
• Relación de los trabajadores que van a formar parte del equipo a realizar, nivel de formación y experiencia personal, etc.

Prevención de riesgos laborales:

Este tema que cada vez va adquiriendo mas importancia se debería tener muy en cuenta, por ello se debería exigir a la empresa o profesionales que vayan a realizar dichos trabajos:

• Declaración responsable firmada donde se indique que los trabajadores hayan recibido la formación e información de todos aquellos riesgos relacionados con su puesto trabajo.
• Planes de prevención y servicio de prevención ajeno.

Se podría extender más este tema, pero creo que esta información es suficiente para hacernos una idea de que documentación es conveniente y necesaria para poder acreditar los requisitos de los proveedores. Cualquier precaución es insuficiente. Debemos de evitar que mañana por un incumplimiento de un proveedor pudiéramos vernos envueltos en una comunidad con una responsabilidad subsidiaria.

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Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid, Avila y Guadalajara