Protección de datos y administración de fincas. Varios supuestos específicos

El administrador de Fincas y la protección de datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) nos explica en su guía sectorial una serie de supuestos específicos que son motivo de infracción y sanción a la Comunidad de Propietarios por hacer uso inadecuado de la información de los propietarios y no estar amparada por la normativa de la protección de datos. Estos supuestos son los siguientes:

La relación de los impagados de una comunidad es legal cuando se adjunta a la convocatoria o al acta de una junta general ordinaria o extraordinaria, pero no es legal o no está amparada por la AEPD cuando en los libros diario, mayor, balance, etc. tanto mensuales, trimestrales, semestrales, etc. que se aporta a los comuneros también aparece el propietario y la deuda pendiente. En estos casos solo debe aparecer el importe total de los impagados sin hacer referencia específicamente a al propietario o a su vivienda.

Tampoco será legal y no se deberá poner la relación de los propietarios o viviendas en el tablón de anuncios para indicar la convocatoria. En este caso se hace necesario que el apartado donde figure la deuda pendiente de los propietarios o propiedades se oculte.

Si queremos que figure expresamente la relación de deudores pendientes de pago se hace necesario que previamente se haya aprobado en otra Junta general de Propietarios la aceptación expresa por mayoría, de esta forma nos encontraremos con una cesión de datos con consentimiento previo de los interesados y no vulneraría la normativa sobre protección de datos.

Con relación al acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de viviendas en régimen de propiedad horizontal, la AEPD nos indica que se podrá proporcionar dicha documentación siempre que se solicite, teniendo en cuenta que en dicha documentación no podrá aparecer ninguna dato de carácter personal de alguno de los propietarios o de la propia Junta de gobierno, si estos datos apareciesen deben ocultarse o si no fuera posible no se podría facilitar el documento exigido. Por ejemplo, documentos específicos de los empleados de la finca como nóminas, IRPRF, etc., datos identificativos o de contacto de los propietarios, números de cuentas corrientes, consumos individuales como recibos de agua, etc. Se podrán ceder documentación a los propietarios desde el punto de vista de la AEPD que no sea confidenciales o de uso privado siempre que estos datos estén dentro del principio de proporcionalidad y finalidad. La comunicación de los datos, en cada caso, resultará “adecuado, pertinente y no excesivo” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos.

La exhibición del libro de actas de la comunidad de propietarios a entidades financieras para el cambio de firmas o la apertura de una cuenta corriente no es necesaria. No se necesita el libro de actas en la sucursal bancaria porque en dicha acta aparecen datos personales y actuaciones a realizar por la propia comunidad que no es necesario ni conveniente, que el banco tenga conocimiento. Dichos datos pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el secretario-administrador de la comunidad de propietarios u otro documento de apoderamiento legal, de cuya exactitud y veracidad responderán dichos órganos de gobierno ante la entidad financiera.

La instalación de la videovigilancia en las comunidades de propietarios tiene que tener una serie de requisitos para que queden dentro del ámbito de la Ley de protección de datos:

·        Es necesario el acuerdo previo de la Junta de Propietarios que deberá quedar reflejado en el acta de la Junta, también conviene que quede reflejado en el acuerdo, las características de las cámaras, cantidad, espacio donde se va a realizar la captación de las imágenes, etc.

·        Antes de iniciar la videovigilancia en la Comunidad se procederá a la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD.

·        Se deberán incorporar carteles que informe que se accede a una zona videovigilada. El cartel deberá indicar quien es el responsable de la instalación y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos que prevé la normativa de protección de datos.

·        Las cámaras solo podrán captar imágenes de zonas comunes de la comunidad.

·    El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios, en ningún caso estará accesible a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria. Se deberá cambiar la contraseña al menos una vez al año.

El sistema de grabación se ubicará en lugar vigilado o de acceso restringido. Solo podrán acceder a las imágenes personal autorizado.

Si deseas saber más sobre cámaras de vigilancia puedes acceder al siguiente link:

Cámaras de seguridad para Comunidades de Vecinos

En el supuesto que el Administrador de Fincas trabaje con propiedad vertical y realice gestiones de alquileres y otras rentas inmobiliarias deberá de controlar adecuadamente el fichero referente a los datos del propietario del inmueble y de los propios inquilinos. El administrador es el responsable de dicho fichero. El Administrador deberá tener el consentimiento de cada uno de los arrendatarios como responsable del tratamiento de los datos.

Les indicamos dos enlaces que pudieran ser de su interés:

Cámaras de vigilancia en las Comunidades de Propietarios. ¿Quién puede hacer el visionado?

Cámaras de Seguridad. Mala utilización por parte del Presidente

Fdo. Miguel Fernández

Administrador de Fincas en Madrid y Guadalajara