La obligación de conservar la documentación de la Comunidad de Propietarios
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Régimen legal, plazos de conservación, responsabilidades y criterios jurisprudenciales
1. Introducción
La correcta conservación de la documentación de una Comunidad de Propietarios constituye uno de los pilares esenciales de su funcionamiento jurídico, administrativo y económico. No se trata únicamente de una cuestión organizativa, sino de una obligación legal con importantes implicaciones civiles, fiscales, mercantiles y en materia de protección de datos personales.
En la práctica profesional surge con frecuencia la duda acerca de qué documentación debe conservarse, durante cuánto tiempo, quién es el responsable de dicha custodia y si puede destruirse la documentación antigua, especialmente aquella que supera los cinco años de antigüedad. Estas cuestiones adquieren especial relevancia cuando se producen cambios de administrador, reclamaciones judiciales, inspecciones fiscales o conflictos internos entre propietarios.
El presente artículo aborda de forma sistemática la obligación de conservación documental en las Comunidades de Propietarios, partiendo del régimen establecido en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), integrando la normativa civil, mercantil, tributaria y de protección de datos, y analizando la jurisprudencia más relevante de las Audiencias Provinciales.
2. Marco normativo básico: la Ley de Propiedad Horizontal
2.1. El artículo 19.4 LPH como eje central
El punto de partida normativo lo encontramos en el artículo 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal, que establece:
“El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.”
Este precepto introduce dos ideas fundamentales:
- La obligación de custodia documental.
- La diferenciación entre tipos de documentos, ya que no todos están sujetos al mismo plazo de conservación.
Por tanto, el legislador no impone una regla uniforme para toda la documentación comunitaria, sino que distingue entre:
- Libros de actas (custodia indefinida).
- Documentación relacionada con las reuniones (plazo mínimo de cinco años).
3. ¿Quién es el responsable de la conservación de la documentación?
3.1. El secretario y el administrador de fincas
Conforme al artículo 13 LPH, el secretario es el órgano responsable de la custodia documental. No obstante, en la práctica habitual, esta función recae sobre el administrador de fincas, ya que el artículo 13.6 LPH permite que los cargos de secretario y administrador se acumulen en una misma persona.
La Audiencia Provincial de Baleares (Sentencia de 8 de octubre de 2012) aclara esta cuestión al señalar que, cuando el administrador asume también las funciones de secretario, le corresponde la obligación de custodia documental durante el plazo legalmente establecido
Por tanto:
- El administrador-secretario es responsable de la conservación.
- Esta responsabilidad deriva directamente de la ley, no del contrato de administración.
4. Plazo general de conservación: el criterio de los cinco años
4.1. Documentos sujetos al plazo quinquenal
El plazo general de cinco años afecta, según el art. 19.4 LPH, a:
- Convocatorias de juntas.
- Comunicaciones a los propietarios.
- Apoderamientos o delegaciones de voto.
- Documentos relevantes vinculados a las reuniones de la comunidad.
La Audiencia Provincial de Asturias (Sentencia de 20 de enero de 2017) confirma expresamente esta obligación de conservación quinquenal respecto de los apoderamientos y demás documentos relevantes de la comunidad.
Asimismo, la Audiencia Provincial de Zaragoza (Sentencia de 13 de julio de 2022) afirma que no existe inconveniente legal en destruir documentación comunitaria con más de cinco años de antigüedad, siempre que no se trate de documentación sujeta a un régimen especial de conservación
5. Documentación excluida del plazo de cinco años
Uno de los errores más frecuentes en la práctica es entender que toda la documentación comunitaria puede destruirse una vez transcurridos cinco años. Esta interpretación es incorrecta.
5.1. Libros de actas
Los libros de actas deben conservarse de forma indefinida, mientras subsista el régimen de propiedad horizontal. Constituyen la memoria jurídica de la comunidad y tienen valor probatorio esencial.
5.2. Título constitutivo, estatutos y reglamento de régimen interior
Estos documentos tienen carácter estructural y deben conservarse permanentemente:
- Título constitutivo de la propiedad horizontal.
- Estatutos de la comunidad.
- Reglamento de régimen interior, si existe.
5.3. Documentación judicial y notarial
Las escrituras, sentencias, autos, decretos y demás resoluciones judiciales o notariales vinculadas a la comunidad deben conservarse sin límite temporal, dada su posible incidencia futura.
6. Conservación de documentación con relevancia fiscal
6.1. Plazo de cuatro años según la Ley General Tributaria
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece un plazo de cuatro años para la prescripción del derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria.
Por tanto, facturas, justificantes de gastos, modelos tributarios y demás documentación fiscal deben conservarse al menos durante cuatro años, contados desde el fin del plazo de presentación de la correspondiente autoliquidación.
No obstante, en la práctica se recomienda conservar esta documentación durante cinco o seis años, para evitar conflictos con plazos civiles o mercantiles concurrentes.
7. Documentación mercantil y comunidades que actúan como empresario
Aunque la comunidad de propietarios no tiene, con carácter general, naturaleza mercantil, puede actuar como empresario en determinados supuestos (por ejemplo, explotación de antenas, alquiler de elementos comunes, instalaciones energéticas, etc.).
En estos casos resulta aplicable el artículo 30 del Código de Comercio, que impone la obligación de conservar:
- Libros.
- Correspondencia.
- Documentación y justificantes del negocio.
El plazo es de seis años, contados desde el último asiento realizado.
8. Conservación de contratos y plazos de prescripción civil
Los contratos suscritos por la comunidad (mantenimiento, obras, suministros, seguros, servicios profesionales, etc.) deben conservarse:
- Mientras el contrato esté en vigor.
- Mientras no haya prescrito la acción para exigir responsabilidades derivadas del mismo.
Los plazos de prescripción civil vienen regulados en los artículos 1961 y siguientes del Código Civil, destacando:
- Plazo general de cinco años para acciones personales (art. 1964 CC).
- Plazos especiales según la naturaleza de la obligación.
9. ¿Puede el administrador destruir documentación por su cuenta?
La respuesta es no.
La decisión de destruir documentación no corresponde unilateralmente al administrador, sino a la Junta de Propietarios, conforme al artículo 14 LPH, que atribuye a la Junta las decisiones de interés general para la comunidad.
Por tanto:
- El administrador debe proponer la destrucción documental.
- La Junta debe aprobar expresamente dicha decisión.
- Conviene dejar constancia del acuerdo en acta.
10. Protección de datos personales y destrucción de documentación
10.1. Normativa aplicable
La destrucción de documentación debe realizarse respetando:
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
La documentación comunitaria contiene habitualmente datos personales (identificativos, bancarios, de contacto, etc.), por lo que su destrucción debe garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
10.2. Protocolos y normas técnicas
Entre las principales normas técnicas destacan:
- DIN 66399, que establece niveles de seguridad para destrucción de información.
- ISO 27001, sobre gestión de la seguridad de la información.
- UNE 15713, relativa a buenas prácticas en la destrucción documental.
El administrador debe implantar protocolos de destrucción segura, mediante:
- Uso de destructoras homologadas.
- Servicios certificados de destrucción documental.
- Contenedores de seguridad tipo buzón.
11. Responsabilidad del administrador de fincas
El incumplimiento de las obligaciones de custodia y destrucción segura puede generar:
- Responsabilidad civil frente a la comunidad.
- Responsabilidad administrativa en materia de protección de datos.
- Responsabilidad contractual, si se infringen las obligaciones asumidas.
De ahí la importancia de documentar correctamente los procesos de conservación y destrucción.
12. Conclusiones
- La obligación de conservar la documentación comunitaria es legal y multifactorial.
- El plazo general de cinco años no es aplicable a toda la documentación.
- Existen plazos específicos según la naturaleza del documento (civil, fiscal, mercantil).
- La decisión de destruir documentación corresponde a la Junta de Propietarios.
- La destrucción debe cumplir estrictamente la normativa de protección de datos.
- Una gestión documental adecuada protege a la comunidad y al administrador frente a conflictos futuros.
En definitiva, la correcta conservación y destrucción de la documentación no es una carga burocrática, sino una herramienta esencial de seguridad jurídica y buena administración en el régimen de propiedad horizontal.
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