Cinco errores que cuestan más de 1.000 € a la comunidad de propietarios (y cómo evitarlos)
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La mayoría de las comunidades de propietarios no tienen problemas económicos por falta de ingresos, sino por mala gestión, decisiones improvisadas o desconocimiento jurídico.
En la práctica profesional se repiten determinados errores que, aunque aparentemente pequeños, terminan suponiendo sobrecostes superiores a 1.000 €, 5.000 € o incluso 20.000 €.
Este artículo analiza cinco errores muy frecuentes, con su fundamento técnico y jurídico, y explica cómo prevenirlos.
1. No reclamar a tiempo las deudas de propietarios morosos
El error
Muchas comunidades retrasan la reclamación de cuotas impagadas “por prudencia”, “por evitar conflictos” o porque creen que el vecino pagará voluntariamente.
Ese retraso suele costar mucho dinero.
¿Por qué puede superar los 1.000 €?
- Se acumulan cuotas impagadas durante años.
- Se generan tensiones de tesorería.
- La comunidad debe acudir a financiación externa o retrasar pagos.
- Se pierden intereses legales.
- Puede llegar a prescribir parte de la deuda.
Una deuda de 80 € mensuales durante 18 meses ya supera los 1.400 €. Si se deja pasar más tiempo, el problema se multiplica.
Marco jurídico
La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece la obligación de todos los propietarios de contribuir a los gastos comunes (art. 9.1.e).
La vía adecuada es el procedimiento monitorio especial de propiedad horizontal, que permite reclamar judicialmente de forma ágil, siempre que:
- La deuda esté aprobada en Junta.
- Conste certificación expedida por el secretario con el visto bueno del presidente.
- Se haya notificado correctamente al deudor.
El Tribunal Supremo ha reiterado que la comunidad no puede actuar de forma arbitraria ni selectiva al reclamar deudas. La igualdad de trato es esencial (por ejemplo, doctrina reiterada del Tribunal Supremo en materia de legitimación y exigibilidad de cuotas).
Cómo evitar el sobrecoste
- Aprobar trimestralmente listado de morosos.
- Iniciar reclamación a partir de 3 mensualidades impagadas.
- Aplicar intereses si así lo prevén los estatutos.
- No demorar la acción por razones emocionales.
La morosidad no gestionada es uno de los principales agujeros financieros de las comunidades.
2. Aprobar obras sin el acuerdo correcto de Junta
El error
Se realizan obras sin respetar el régimen de mayorías exigido por la LPH o sin definir claramente el alcance técnico del acuerdo.
Ejemplos habituales:
- Instalar un ascensor sin la mayoría exigida.
- Aprobar mejoras sin estudio previo de viabilidad.
- Ejecutar obras urgentes que no lo eran realmente.
- No diferenciar entre obra necesaria y mejora.
Consecuencia económica
Si el acuerdo es impugnado y anulado judicialmente, la comunidad puede enfrentarse a:
- Devolución de cantidades.
- Paralización de la obra.
- Indemnizaciones.
- Costas judiciales (que pueden superar los 2.000 € fácilmente).
Aspecto técnico-jurídico
La LPH diferencia claramente:
- Obras necesarias (art. 10 LPH): no requieren acuerdo si son obligatorias.
- Obras de mejora (art. 17 LPH): requieren mayorías específicas.
No distinguir entre ambas genera nulidad del acuerdo.
Además, la jurisprudencia exige que el acuerdo sea claro, concreto y suficientemente determinado. No basta con “aprobar la reforma”; debe definirse:
- Presupuesto.
- Empresa adjudicataria.
- Sistema de reparto.
- Forma de financiación.
Prevención
- Informe técnico previo (arquitecto o técnico competente).
- Determinar si la obra es necesaria o mejora.
- Redactar acta precisa.
- Verificar quórum y cómputo correcto de mayorías.
Un error formal puede convertir una decisión legítima en un conflicto judicial costoso.
3. No mantener adecuadamente los elementos comunes
El error
Retrasar el mantenimiento preventivo para “ahorrar”.
Ejemplos:
- No revisar impermeabilización de cubierta.
- No hacer mantenimiento periódico del ascensor.
- Ignorar pequeñas fisuras estructurales.
- No revisar instalación eléctrica comunitaria.
Impacto económico
Un mantenimiento de cubierta de 800 € puede evitar una filtración que luego cueste 12.000 € en reparación de estructura y viviendas afectadas.
Además, si el daño se extiende a elementos privativos, la comunidad responde si el origen es un elemento común.
Responsabilidad jurídica
La comunidad es responsable de conservar adecuadamente los elementos comunes.
Si no lo hace:
- Puede incurrir en responsabilidad civil.
- Puede verse obligada a indemnizar daños.
- Puede enfrentarse a reclamaciones judiciales.
Incluso el seguro puede rechazar cobertura si aprecia falta de mantenimiento.
Prevención técnica
- Plan anual de mantenimiento preventivo.
- Contratos de revisión periódica.
- Registro documental de inspecciones.
- Fondo de reserva correctamente dotado (mínimo 10% del presupuesto ordinario, según LPH).
Ahorrar en mantenimiento suele ser el error más caro a medio plazo.
4. No revisar correctamente los contratos de servicios
El error
Firmar contratos de mantenimiento, limpieza o suministros sin:
- Comparativa de presupuestos.
- Análisis de duración.
- Estudio de penalizaciones.
- Revisión de cláusulas de actualización de precios.
En muchas comunidades hay contratos renovados automáticamente durante años sin revisión.
Consecuencias económicas
- Sobreprecio mensual acumulado.
- Cláusulas de permanencia abusivas.
- Penalizaciones por cancelación anticipada.
- Actualizaciones automáticas por IPC mal aplicadas.
Un contrato de mantenimiento de 250 € mensuales con sobrecoste de 40 € supone casi 500 € anuales innecesarios. En tres años, más de 1.400 €.
Aspecto jurídico
La comunidad actúa como persona jurídica. El presidente ostenta representación, pero los contratos deben estar amparados por acuerdo de Junta si comprometen económicamente a la comunidad.
Además:
- Las cláusulas deben respetar normativa de consumidores.
- Debe revisarse responsabilidad civil de proveedores.
- Es clave verificar cobertura de seguro y límites indemnizatorios.
Prevención
- Licitación interna con al menos tres presupuestos.
- Revisión anual de contratos.
- Negociación de cláusulas de salida.
- Informe comparativo previo a Junta.
La profesionalización en este punto marca la diferencia entre gestión reactiva y gestión estratégica.
5. Redactar mal las actas o no documentar adecuadamente los acuerdos
El error
Actas imprecisas, ambiguas o incompletas.
Errores frecuentes:
- No reflejar resultados exactos de votación.
- No indicar coeficientes.
- No detallar contenido del acuerdo.
- No incluir anexos (presupuestos, informes).
Cuando surge conflicto, el acta es el documento clave. Si está mal redactada, la comunidad pierde seguridad jurídica.
Coste económico
- Impugnaciones judiciales.
- Anulación de acuerdos.
- Repetición de juntas.
- Honorarios de abogados.
- Costas procesales.
Un procedimiento judicial puede superar fácilmente los 3.000 € entre abogado y procurador.
Relevancia jurídica
El acta es el instrumento que acredita:
- Existencia del acuerdo.
- Mayorías alcanzadas.
- Fecha de adopción.
- Notificación a propietarios.
Una deficiente redacción debilita la posición procesal de la comunidad.
La jurisprudencia es constante en exigir claridad en los acuerdos para evitar indefensión.
Prevención
- Redacción técnica y precisa.
- Indicar votos favorables, en contra y abstenciones.
- Cómputo correcto de coeficientes.
- Adjuntar documentación relevante.
- Notificar dentro del plazo legal.
El acta no es un simple trámite administrativo: es la garantía jurídica de la comunidad.
Reflexión final: el verdadero problema no es el gasto, es la mala decisión
Lo preocupante no es que una comunidad gaste dinero. Lo preocupante es que lo pierda por:
- Falta de previsión.
- Desconocimiento normativo.
- Improvisación.
- Conflictos mal gestionados.
- Ausencia de profesionalización.
En la práctica diaria, las comunidades que cuentan con gestión técnica rigurosa y asesoramiento jurídico preventivo reducen drásticamente los conflictos y los sobrecostes.
Muchos de estos errores tienen un denominador común: no aplicar correctamente la Ley de Propiedad Horizontal y no anticipar las consecuencias jurídicas de cada decisión.
Conclusión
Los cinco errores que más dinero hacen perder a una comunidad de propietarios son:
- No reclamar morosidad a tiempo.
- Aprobar obras sin respetar mayorías o sin base técnica.
- Descuidar el mantenimiento preventivo.
- Firmar contratos sin revisión jurídica y económica.
- Redactar actas deficientes.
Todos ellos pueden superar con facilidad los 1.000 € de impacto económico.
La diferencia entre una comunidad estable y una conflictiva no suele estar en el tamaño del edificio, sino en la calidad de la gestión.
La administración de fincas moderna exige:
- Rigor jurídico.
- Planificación financiera.
- Transparencia documental.
- Prevención de riesgos.
Cuando estos elementos fallan, el coste no tarda en aparecer.
Y casi siempre es superior a 1.000 €.
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